Kemampuan berkomunikasi tak pelak lagi menjadi kemampuan yang harus dimiliki oleh manajer. Seorang manajer adalah pemimpin sebuah tim kerja. Jadi, dia harus sering berhubungan dengan seluruh anggota tim kerjanya. Untuk bisa menjalin relasi yang baik dengan anak buah, tentu saja dibutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik.
Salah satu momen dimana seorang manajer harus berbicara dengan anak buahnya adalah ketika dia harus memberikan feedback. Feedback atau umpan balik biasa diberikan oleh seorang manajer sebagai masukan kepada anggota tim, agar tim bisa lebih produktif.
Feedback bisa diberikan untuk berbagai hal, misalnya sebagai bentuk penghargaan, saran, atau teguran ketika ada anggota tim yang melakukan kesalahan atau tindakan yang kurang tepat.
Jika sebagai seorang manajer, Anda tidak bisa berkomunikasi dengan baik, maka ketika Anda berbicara juga tidak bisa lancar. Padahal, jika kita berbicara dengan lancar, maka pesan yang disampaikan juga akan lebih dapat diterima dengan baik.
Tapi, memang tidak sedikit manajer yang kurang lancar saat harus berbicara. Apa sebetulnya yang membuat seseorang menjadi tidak lancaar berbicara?
Simak dulu video berikut ini:
Tentu akan sangat merepotkan bukan, jika Anda tidak bisa menyampaikan hal-hal penting seperti feedback ini, kepada anggota tim Anda?
Feedback diperlukan untuk perbaikan. Semua orang perlu untuk memperbaiki dirinya. Salah satu caranya adalah dengan diberi masukan lewat feedback. Jika ada anggota tim yang sudah melakukan tugasnya dengan baik, maka feedback dari atasan dapat membuatnya bersemangat untuk meneruskan kinerja baiknya tersebut,
Sedangkan jika ada anggota tim yang kinerjanya kurang memuaskan, maka feedback dari manajernya seharusnya dapat membantu dia untuk memperbaiki diri.
Cara Memberikan Feedback yang Baik
Bagaimana cara untuk memberikan feedback yang baik itu?
Yang pertama, segera lakukan. Maksudnya, jangan tunda terlalu lama untuk memberikan feedback. Feedback yang terlalu lama diberikan akan kehilangan kekuatannya.
Misalnya, ketika ada anggota tim yang sering datang terlambat. Saat kebetulan Anda memergokinya datang terlambat, segera temui dia. Anda bisa datang ke ruangannya, atau panggil dia ke ruangan Anda. Kemudian, segera sampaikan feedback tersebut dengan cara yang baik dan sopan. Walaupun Anda adalah seorang pimpinan, namun Anda tetap harus bersikap sopan kepada seluruh anggota tim Anda.
Kedua, saat Anda memberikan feedback, maka lakukan dengan spesifik. Artinya, bahaslah topik yang memang Anda ingin berikan masukan, jangan dicampur aduk. Contohnya, saat Anda akan membahas tentang kebiasaan datang terlambat yang dilakukan oleh anak buah Anda, maka pastikan bahwa Anda membahas mengenai masalah kenapa dia sering datang terlambat. Itu saja, jangan campurkan dengan masalah lain.
Cari tahu alasan kenapa dia sering datang terlambat dan bagaimana cara yang bisa dilakukan agar dia bisa memperbaiki dirinya.
Feedback yang dicampur aduk dapat membuatnya menjadi kabur atau tidak jelas. Jadi, sampaikan feedback dengan spesifik, apa poin yang ingin Anda bahas.
Yang ketiga, biasakan memberikan feedback secara teratur. Misalnya, Anda bisa membuat rapat evaluasi dengan anggota tim setiap seminggu sekali atau dua minggu sekali. Jika ada hal-hal baik yang dilakukan oleh anggota tim, berikan feedback yang positif. Saat ada hal yang dirasa kurang tepat, sampaikan juga kepada mereka, agar mereka berintrospeksi untuk memperbaikinya.
Keempat, saat menyampaikan feedback tersebut, sampaikan sebuah usulan perbaikan. Hal ini tentu saja demi kemajuan kinerja tim Anda.
Saat membahas mengenai hal yang kurang atau tidak mengenakkan, jangan sampai penyampaian feedback ini adalah untuk melampiaskan kemarahan kepada anak buah Anda. Tapi, penyampaikan feedback ini harus menjadi kesempatan bagi anggota tim Anda untuk memperbaiki diri atau meningkatkan kapasitas dirinya sebagai seorang professional.
Nah, itu adalah salah satu alasan kenapa seorang manajer harus bisa berbicara dengan lancar. Jika tidak, maka saat menyampaikan feedback, Anda akan melakukannya dengan terbata-bata atau tidak jelas. Hal itu tentu saja dapat sangat mengurangi keefektifan feedback yang diberikan.
Mungkin saja Anda memiliki ide atau saran perbaikan untuk anggota tim Anda yang sangat brilian. Tapi, karena Anda menyampaikannya dengan kurang lancar kepada mereka, maka pesan tersebut jadi tidak dapat diterima dengan baik. Akibatnya, apa yang Anda sampaikan itu tidak dapat dicerna dengan baik dan ide Anda bisa saja malah jadi sia-sia.
Jika Anda merasa kurang memiliki keterampilan berbicara dengan lancar, Anda juga bisa memperbaiki diri dengan mengikuti training komunikasi efektif yang diadakan oleh Presenta Edu. Dengan mengikuti pelatihan tersebut, maka diharapkan Anda dapat memilih cara yang tepat untuk berkomunikasi dengan baik kepada seluruh anggota tim kerja Anda.
Dapatkan Panduan Lengkap Tutorial ZOOM Meeting, gratis. Download di sini.
Ingin memperdalam pengetahuan Anda tentang presentasi?
Dapatkan buku Presentasi Memukau yang membahas bagaimana mempersiapkan, mendesain dan membawakan presentasi yang luar biasa.
216 halaman - PDF format - Gratis
Apa saja keterampilan utama yang perlu dikuasai seorang manajer baru?
Dapatkan buku Essential Skills for New Manager - Seri 1 yang membahas bagaimana 4 skill utama dalam mengelola tim dengan baik.
131 halaman - PDF format - Gratis untuk Anda
