Peran Penting Komunikasi Bisnis yang Mungkin Belum Anda Sadari

Kalangan profesional atau pebisnis manapun akan mengakui, kalau komunikasi bisnis yang efektif sangat membantu mereka membangun hubungan yang baik, baik di internal perusahaan atau organisasi, maupun di eksternal, yakni dengan para pelanggan, klien, atau mitra. Banyak sudah yang membuktikan manfaat komunikasi bisnis yang baik, mulai dari meningkatnya produktivitas, hingga laba yang meningkat. Sebaliknya, komunikasi bisnis yang buruk dapat mengakibatkan sejumlah masalah yang tak kita duga, misalnya saja pelanggan atau klien menjadi tidak puas terhadap layanan atau kualitas produk kita. Bisa juga masalah itu berupa proyek yang tertunda, produktivitas menjadi turun, dan sebagainya. Komunikasi bisnis yang efektif adalah seni membagikan informasi secara positif dan bermanfaat. Kita harus dapat mengenali apakah sebuah informasi sedang kita sampaikan kepada staf, rekan kerja, ataukah pelanggan atau klien. Kita mesti terampil menggunakan metode dan menciptakan suasana terbaik untuk membagikan informasi. Apalagi, jika yang hendak kita bagikan adalah informasi negatif dan kabar buruk. Penguasaan komunikasi bisnis seringkali diabaikan. Kebanyakan orang berpendapat, selama masih bisa menulis e-mail atau bercakap-cakap, kita sudah dapat berkomunikasi. Ya, memang benar, tapi bukan berarti komunikasi tadi sudah efektif. Ada sejumlah pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli. Katz, misalnya, mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai suatu pertukaran gagasan, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial. Lalu ada Shannon dan Weaver yang menyebut komunikasi bisnis sebagai bentuk interaksi yang saling mempengaruhi satu sama lain, yakni pihak-pihak yang terlibat di dalam interaksi tersebut, baik disengaja, maupun tidak sengaja. Bentuk komunikasi bisnis, khususnya dalam hal pesannya, bisa bermacam-macam, mulai dari bahasa, ekspresi wajah, seni, hingga teknologi. Dari pengertian di atas, dapat kita simpulkan komunikasi bisnis terjadi antara dua pihak atau lebih untuk bertukar informasi terkait bisnis. Keberhasilan bisnis tergantung pada kemanjuran komunikasi bisnis, sehingga dapat kita sebut komunikasi adalah urat nadi bisnis. Tapi apa saja sebetulnya peran penting komunikasi dalam bisnis? Mari kita urai satu per satu.

1. Saling bertukar informasi.

Melalui komunikasi bisnis, perusahaan atau organisasi bertukar informasi dengan pihak-pihak internal, maupun eksternal. Komunikasi juga membawa dinamika dalam kegiatan perusahaan atau organisasi, serta membantu untuk mencapai tujuan.

2. Mempersiapkan rencana dan kebijakan.

Komunikasi membantu dalam menyiapkan rencana dan kebijakan perusahaan atau organisasi. Rencana dan kebijakan yang realistis memerlukan informasi yang memadai dan relevan. Dengan komunikasi bisnis, manajer atau pengambil kebijakan mengumpulkan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dia andalkan.

3. Eksekusi rencana dan kebijakan.

Agar dapat mengimplementasi rencana dan kebijakan dengan tepat waktu, manajer harus menyebarkannya ke seluruh perusahaan atau organisasi. Untuk melakukan hal ini, sekali lagi, manajer mengandalkan komunikasi bisnis.

4. Meningkatkan efisiensi karyawan.

Dengan bantuan komunikasi bisnis, jelaskan tujuan organisasi, rencana, kebijakan, aturan, arahan, dan hal-hal kompleks lainnya kepada karyawan atau staf, yang akan memperluas pengetahuan mereka. Langkah ini akan membantu mereka menjadi lebih efisien dalam bekerja.

5. Mencapai tujuan.

Komunikasi bisnis yang efektif membantu karyawan atau staf di semua level untuk menyadari kewajiban dan hak-haknya. Karenanya, mereka akan menjadi lebih fokus juga pada pekerjaan masing-masing. Hal ini kemudian akan mendorong mereka untuk mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, serta mencapai tujuan dengan lebih cepat dan mudah.

6. Memecahkan masalah.

Melalui berbagai saluran komunikasi, staf dapat menyampaikan berbagai masalah para manajer dapat diberitahu tentang berbagai masalah rutin perusahaan atau organisasi dan tidak berkaitan dengan waktu dari organisasi. Dengan tidak adanya hambatan komunikasi bisnis, saluran ini memungkinkan manajer, maupun pengambil kebijakan, untuk segera bertindak menyelesaikan masalah.

7. Meningkatkan hubungan industrial.

Hubungan industrial adalah hubungan antara pekerja atau staf dengan manajemen di tempatnya bekerja. Hubungan industrial yang baik selalu dicari demi suksesnya bisnis. Di sinilah komunikasi memainkan peran pentingnya, yakni untuk menciptakan dan memelihara hubungan industrial yang baik.

8. Mempromosikan barang dan jasa.

Semakin hari, dunia bisnis semakin kompetitif. Karena itulah, hanya perusahaan atau organisasi yang mampu mengomunikasikan produk barang atau jasanya dengan baik kepada pelanggan atau klienlah yang dapat menguasai pasar.

9. Menghapus kontroversi.

Komunikasi bisnis yang efektif memungkinkan kelancaran arus informasi di antara berbagai pihak yang terlibat dalam negosiasi, maupun transaksi. Dengan begitu, segala konflik, kontroversi, dan ketidaksepakatan dapat ditekan atau diselesaikan dengan lebih mudah.

10. Meningkatkan kepuasan karyawan.

Jika komunikasi dua arah antara pekerja atau staf dengan manajemen dan sebaliknya berjalan lancar, pengaruhnya adalah tumbuhnya saling pengertian di antara kedua belah pihak. Kondisi seperti ini akan meningkatkan kepuasan karyawan atau staf organisasi.

11. Meningkatkan loyalitas.

Komunikasi bisnis yang efektif membantu para manajer untuk melihat sendiri kinerja bawahan mereka. Dalam situasi seperti ini, bawahan akan berusaha menunjukkan kinerja yang baik. Kemudian, jika manajemen memuji kinerja mereka, langkah ini juga akan meningkatkan loyalitas karyawan atau staf. Jadi, lihat sendiri, kan, betapa krusialnya peran komunikasi bisnis dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Penguasaan berkomunikasi dalam bisnis perlu dipelajari. Keterampilan seperti ini mungkin saja bisa didapat dari pengalaman, namun membutuhkan waktu. Jalan lain adalah dengan mengikuti pelatihan-pelatihan komunikasi bisnis di luaran. Anda tinggal memastikan tempat pelatihan itu bonafid, serta memiliki trainer-trainer profesional yang andal dan berpengalaman. (*)