Sudah menonton video di atas?
Beban yang berat akan terasa ringan jika tidak ditanggung sendiri. Demikian juga dengan pekerjaan. Target dari perusahaan akan tercapai, atau bahkan melebihi, jika dikerjakan oleh tim. Agar tim dapat bekerja dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas yang tepat, yang disebut dengan pendelegasian tugas.
Mendelegasikan tugas berarti membagi-bagi tugas kepada masing-masing anggota tim. Pendelegasian tugas yang ideal adalah ketika masing-masing tugas yang berbeda diberikan kepada anggota tim sesuai dengan kemampuannya.
Pendelegasian tugas yang tepat akan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Sedangkan jika pendelegasian tersebut tidak tepat bisa membuat anggota tim merasa kebingungan dan tidak bisa bekerja dengan baik. Akibatnya, bukannya malah memperingan beban kerja, tapi justru bisa makin memperberat.
Untuk itu, sebagai komandan tim, tugas pertama Anda untuk bisa mendelegasikan pekerjaan dengan baik adalah dengan mengetahui kemampuan masing-masing anggota tim Anda. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui siapa yang seharusnya mengerjakan apa.
Tapi, jika Anda belum memiliki tim dan harus menentukan anggota tim sendiri, maka tentu saja Anda harus memperhitungkan dulu, beban kerja yang harus Anda tanggung seperti apa. Lalu, apa saja tugas dan pekerjaan yang harus diselesaikan untuk bisa menyelesaikan beban pekerjaan yang diberikan.
Setelah itu, barulah Anda memilih orang-orang yang tepat untuk posisi-posisi tersebut.
Anda juga dituntut untuk memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Jadi, Anda bisa dengan tepat mengatakan atau memberikan pengarahan kepada setiap anggota tim atau anak buah ketika melakukan pembagian tugas.
Dalam mendelegasikan tugas memang dibutuhkan seni tersendiri. Kecakapan Anda sebagai seorang manajer adalah yang paling menentukan apakah pendelegasian tugas tersebut akan efektif atau tidak.
Yang harus diperhatikan dalam seni mendelegasikan tugas adalah:
1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai
Tujuan ini adalah target yang ingin Anda raih bersama tim. Bisa juga beban target dari perusahaan. Misalnya, Anda bekerja di perusahaan yang bergerak di bidang hotel. Perusahaan memberikan target pada Anda untuk bisa membuka 2 hotel baru dalam waktu 3 tahun. Maka, target itulah tujuan Anda.
Berarti, Anda harus bisa mencapai tujuan tersebut. Caranya dengan mengoptimalkan pendapatan atau pemasukan agar dapat digunakan untuk membuka 2 hotel baru dalam kurun waktu 3 tahun.
2. Menentukan tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan
Oke, Anda sudah mengetahui tujuan Anda, yaitu membuka 2 hotel baru dalam kurun waktu 3 tahun. Artinya, Anda sudah mulai harus memikirkan pekerjaan atau hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk mencapainya.
3. Memilih atau menentukan anggota tim
Setelah memastikan pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan untuk bisa mencapai tujuan tersebut, tugas berikutnya adalah memilih orang-orang atau anggota tim. Setiap anggota tim nantinya bertugas untuk membantu Anda mencapai target yang diberikan oleh perusahaan.
Untuk memilih atau menentukan anggota tim ini, diperlukan kejelian seorang manajer untuk benar-benar bisa memilih orang-orang yang tepat. Anggota tim yang dipilih adalah mereka yang memiliki keahlian atau kemampuan melakukan pekerjaan, sesuai dengan yang telah ditetapkan.
4. Memberikan pelatihan yang tepat
Setelah Anda memilih orang-orang yang akan menjadi anggota tim, maka Anda bisa memberikan pelatihan yang memadai untuk mereka.
Mengapa pelatihan ini diperlukan, padahal masing-masing anggota tim tersebut sudah diseleksi berdasarkan kompetensinya? Karena di setiap perusahaan memiliki iklim atau budaya kerja yang berbeda-beda.
Setiap anggota tim tersebut memang memiliki kemampuan dalam melakukan suatu pekerjaan, tapi belum tentu kemampuan mereka bisa digunakan dengan baik di suatu iklim perusahaan.
Oleh karena itu, pelatihan diperlukan agar mereka bisa memahami dan mendalami budaya kerja yang berlaku. Misalnya, budaya kerja di kantor Anda menentukan jam kerja nine to five. Maka, bagi anggota tim yang tidak terbiasa dengan itu, harus segera menyesuaikan diri. Atau ada anggota yang belum terbiasa dengan bekerja di dalam tim. Anda harus memberikan pelatihan yang memadai, agar mereka bisa bekerja dengan baik, sesuai dengan yang diharapkan.
5. Memberikan dukungan & evaluasi
Walaupun Anda sudah memilih anggota tim yang kompeten, tapi Anda tetap harus mengawasi pekerjaan mereka.
Mengawasi di sini tentu saja bukan hanya memata-matai saat anak buah bekerja, tapi lebih untuk melihat apakah mereka benar-benar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik atau tidak.
Jika ya, Anda bisa memberikan pujian atau penghargaan kepada mereka, sehingga mereka semakin termotivasi. Tapi jika ternyata tidak, maka Anda bisa segera mengetahui masalah atau hambatan apa yang mereka hadapi. Jadi, Anda bisa memberikan solusi kepada mereka.
Demikian juga dengan evaluasi, sangat penting untuk dilakukan. Dengan evaluasi, Anda dan tim bisa mengetahui apakah pekerjaan sudah cukup efektif dan efisien untuk mencapai tujuan atau tidak. Jika tidak, maka bisa dicari bersama-sama, di mana letak kesalahannya. Dengan demikian, setiap anggota tim juga bisa memberikan saran atau solusi yang membangun.
6. Memberikan umpan balik
Umpan balik di sini adalah memberikan ganjaran terhadap hasil kerja setiap anggota tim.
Jika anggota tim bekerja dengan baik, sesuai dengan yang Anda harapkan dan membantu tim Anda mencapai target yang telah ditentukan, maka Anda bisa memberikan penghargaan kepada mereka.
Tapi, kalau anggota tim tidak bekerja sesuai harapan, maka Anda bersama mereka bisa mencari di mana letak kesalahannya. Mungkin mereka kurang mendapatkan pelatihan, kurang mendapatkan informasi yang diperlukan, atau justru ada anggota tim yang tidak bisa mengikuti ritme kerja yang sudah ditentukan.
Kalau ada yang seperti ini, tentu harus segera dicari jalan keluarnya.
Walaupun tidak mudah, namun mendelegasikan tugas dengan baik sangat mungkin untuk dilakukan. Kuncinya adalah komunikasi yang efektif dan kejelian untuk melihat potensi yang ada pada masing-masing anggota tim.
Untuk Anda, para calon manajer, tentu membutuhkan ilmu untuk bisa mendelegasikan tugas dengan baik. Presenta Edu dapat membantu Anda untuk mendapatkannya.
Apa saja keterampilan utama yang perlu dikuasai seorang manajer baru?
Dapatkan buku Essential Skills for New Manager - Seri 1 yang membahas bagaimana 4 skill utama dalam mengelola tim dengan baik.
131 halaman - PDF format - Gratis untuk Anda
