Salah satu skill komunikasi bisnis yang sebaiknya dikuasai para profesional adalah business texting atau berkirim pesan dengan teks bisnis via pesan pendek, pesan instan, dan e-mail. Di era di mana setiap orang menggunakan ponsel pintar untuk berkomunikasi, kita tidak dapat menutup mata terhadap keefisienan komunikasi melalui gawai ini.

Tidak terkecuali dalam komunikasi bisnis. Pemanfataan pesan pendek, pesan instan, dan e-mail semakin populer di dunia bisnis modern. Profesional dan pengusaha semakin menghargai pentingnya mode komunikasi ini.

Perusahaan dan organisasi dapat mengirim pesan massal sekaligus dalam satu waktu — kepada klien, pelanggan, kolega, vendor, mitra, dan sebaginya –, real-time, dan bounce rate yang kecil.

Pesan pendek, pesan instan, dan e-mail pun merupakan saluran komunikasi termurah, sekaligus paling efisien. Meski begitu, teks bukanlah pengganti pertemuan tatap muka, surat hardcopy, dan laporan resmi. Artinya, etika yang berlaku dalam komunikasi bisnis konvensional, juga melekat dalam komunikasi bisnis lewat teks ini.

Penggunaan tata bahasa, tanda baca, atau ejaan yang tepat, hanyalah sebagian dari etika itu. Inilah mengapa business texting juga tergolong skill karena dibutuhkan keterampilan untuk menggunakannya dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa hal yang sebaiknya dilakukan dan tidak dilakukan dalam komunikasi bisnis lewat teks:

  1. Menggunakan kata-kata positif

Dalam komunikasi tatap muka saja, lawan bicara kadang-kadang salah memahami nada bicara kita, apalagi ketika berkomunikasi via teks, yang meski tidak bertemu langsung, orang bisa mengambil kesimpulan yang salah dari pilihan kata yang kita pakai.

Pastikan Anda menggunakan kata-kata ajaib, seperti ‘maaf’, ‘tolong’, dan ‘terima kasih’. Ini juga merupakan cara agar Anda tidak terkesan kasar.

Pastikan juga Anda menulis dengan kalimat lengkap, tidak disingkat-singkat, kata-kata resmi alih-alih slang, untuk menunjukkan keprofesionalan. Ini juga mencerminkan Anda buruk dalam memperlakukan orang lain, meremehkan, dan tidak menghargai mereka.

Hindari penggunaan emoji/emoticon, GIF, dan stiker karena terlalu kasual dan informal, tidak cocok untuk komunikasi bisnis.

  1. Cek dan cek ulang

tips komunikasi lewat teks melalui email_art

Jangan anggap biasa kesalahan ketik. Pertama, orang lain bisa salah tafsir. Kedua, Anda bisa terkesan ceroboh dan tidak teliti.

Periksa dan periksa lagi isi pesan instan dan e-mail sebelum dikirimkan. Matikan autocorrect, jika perlu, karena seringkali fitur ini bukannya membantu, malah merepotkan dan membuat isi pesan Anda menjadi lucu gara-gara autocorrect mengganti kata-kata Anda.

Hati-hati juga dengan isi pesan. Hindari hal-hal yang tak perlu, negatif, menjelek-jelekkan klien lain, mitra bisnis, rekan kerja, vendor, atau lainnya, serta informasi rahasia. Orang bisa dengan mudah menyimpan pesan Anda dengan fitur screencapture dan bisa menjadi bumerang bagi Anda, jika situasinya berbalik sewaktu-waktu.

  1. Gunakan pesan instan, hanya jika informasinya mendesak

Sebisa mungkin, pakai pesan instan hanya ketika informasi yang Anda kirim sangat penting dan Anda memerlukan respons cepat.

Sebuah penelitian menunjukkan, sembilan puluh persen orang membaca pesan pendek atau pesan instan dalam waktu tiga menit setelah pesan dikirim ke ponselnya. Namun tidak demikian halnya dengan pesan via e-mail.

  1. Mintalah ijin terlebih dulu untuk mengirim info via teks

cara meminta izin sebelum mengirim teks email_art

Meski populer, tidak setiap orang suka dan setuju dengan penggunaan teks, pesan pendek dan pesan instan khususnya, untuk komunikasi bisnis. Bahkan kenyataannya, hanya empat persen dari profesional yang menyukai bentuk teks ini.

Jadi, ketika seorang kenalan baru dari acara networking memberikan nomor kontaknya untuk Anda, bukan berarti Anda bisa langsung mengirimkannya pesan instan tentang niatan membangun kemitraan bisnis, misalnya. Lebih baik, tanyakan dulu kesediaannya untuk menerima info semacam itu via teks.

Jangan lupa sematkan nama dan perusahaan/organisasi Anda atau manfaatkan fitur signature yang secara otomatis menyertakan nama Anda. Buat signature formal, namun singkat.

  1. Beri batasan dan akhiri pesan dengan sopan

Berkomunikasi via teks, twrutama pesan pendek dan pesan instan, dalam konteks bisnis atau profesional sebaiknya tidak bertele-tele. Sampaikan maksud dengan jelas dan pastikan telah terjadi kesepahaman antara Anda dengan lawan bicara, lalu akhiri dengan ucapan terima kasih.

Jika masih diperlukan, minta kesediaannya untuk membicarakannya lebih lanjut secara tatap muka.

  1. Hanya berkirim pesan pada jam kerja

etika mengirim pesan bisnis_art

Di Perancis, ada larangan bagi atasan untuk mengirimkan e-mail yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis di luar jam kerja.

Mestinya seluruh dunia menerapkan etika ini. Semua orang butuh istirahat. Pertimbangkanlah hak yang satu ini ketika Anda hendak mengirimkan e-mail, apalagi pesan instan, kepada kolega, mitra, vendor, atau lainnya di luar jam kerja mereka. Bisa-bisa, kalau nekad, Anda malah dicap tidak menghargai waktu luang mereka. Kesepakatan bisnis bisa ikut hancur berantakan.

Penggunaan teks bukanlah hal tabu dalam komunikasi bisnis. Namun, jika Anda memerlukan respons yang lebih tek-tok atau cepat, gunakanlah telepon atau percakapan tatap muka.

Ketika banyak sekali informasi yang hendak Anda sampaikan, manfaatkan e-mail, ketimbang pesan instan, apalagi pesan pendek. Pastikan media yang Anda pakai sesuai dengan urgensi isi pesan dan kuantitas informasinya.

Komunikasi bisnis dalam bentuk teks disukai profesional dari generasi milenial, namun jangan jadikan teks sebagai media utama. Komunikasi tatap muka atau surat resmi masih lebih dihargai.

Ketika memutuskan berkirim teks via pesan pendek, pesan instan, atau e-mail, pastikan Anda dan tim Anda melakukannya dengan beretika. (*)

Essential Skills for New Manager

Dapatkan Buku Ini GRATIS

Panduan buat manajer baru bagaimana cara mengelola tim dengan baik
DOWNLOAD SEKARANG