Menganalisa Kebutuhan Training HRD

Training HRD (Human Resource Development) atau training pengembangan SDM (sumber daya manusia) merupakan pelatihan yang biasanya diselenggarakan oleh bagian personalia perusahaan. Tujuan training HRD bisa sangat beragam, tergantung pada kebutuhan perusahaan masing-masing. Ada yang bertujuan untuk mengembangkan kemampuan yang berkaitan dengan pekerjaan, mengasah soft skills, atau keahlian lain di luar pekerjaan. Sebelum menyelenggarakan training HRD, bagian personalia akan menentukan terlebih dulu kebutuhan training HRD. Nah, penentuan ini tidak boleh sembarangan karena akan menyangkut banyak hal. Untuk itu diperlukanlah proses untuk menganalisas kebutuhan training. Proses analisa ini membutuhkan teknik tertentu yang lazim disebut sebagai TNA atau Training Needs Analysis. Ada juga yang menyebutnya Training Needs Assesment. Ini merupakan sebuah teknik untuk memeriksa kesenjangan antara kompetensi yang diharapkan perusahaan, jabatan, atau posisi jabatan, dengan kompetensi yang dimiliki orang yang saat ini duduk pada posisi tersebut. Contohnya, orang yang yang duduk di posisi manajer, setidaknya harus memiliki kompetensi dalam leadership dan berkomunikasi agar mampu memimpin timnya, serta mendelegasikan tugas dengan baik. Jika dinilai manajer ini sebetulnya punya leadership yang baik, namun kesulitan berkomunikasi dengan lebih efektif kepada timnya, maka dia perlu penguatan kemampuan dalam soft-skills yang satu ini. TNA untuk training HRD memiliki banyak kegunaan. Selain dapat memetakan jenis training HRD yang dibutuhkan, kita juga dapat menentukan siapa saja yang membutuhkan training HRD ini, berapa besaran biaya yang diperlukan, tema-tema apa saja yang bisa diangkat, dan sebagainya. Nah, dalam menganalisa kebutuhan training, termasuk training HRD, ada dua metode yang dapat kita gunakan. Kedua metode itu masing-masing adalah metode makro dan metode mikro. Metode makro adalah metode yang dipakai dengan mengutamakan tindakan proaktif dan preventif, sejalan dengan strategi perusahaan. Dengan menggunakan metode makro, analisa kebutuhan training dilakukan secara holistik. Artinya, tidak hanya kebutuhan di tingkat perusahaan atau organisasi yang dianalisa, melainkan juga di tingkat pekerjaannya dan individu karyawan/anggota organisasi. Adapun metode mikro lebih condong pada tindakan-tindakan yang reaktif, yakni sebagai reaksi atau respons terhadap suatu kejadian atau peristiwa di perusahaan atau organisasi. TNA dengan metode ini tidak terlalu disarankan karena relatif tidak terencana dengan baik. Dadakan karena baru saja terjadi sesuatu dalam manajemen perusahaan, misalnya. Baiklah, sekarang kita simak bagaimana langkah-langkah melakukan TNA atau analisa kebutuhan training ini. Teorinya, proses melakukan TNA sederhana saja. Pertama, identifikasikan terlebih dahulu jenis keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang diperlukan orang-orang yang akan dilatih untuk menjadi lebih efektif dan berkomitmen. Kedua, buatlah skor atau penilaian terhadap tingkat keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang mereka miliki saat ini atau keadaan aktual mereka. Ketiga, identifikasikan kesenjangan yang terjadi antara keterampilan dan pengetahuan aktual dengan yang dibutukan perusahaan, maupun posisi/jabatannya. Teori itu dapat kita praktikkan dalam langkah-langkah berikut:

1. Menetapkan hasil yang diinginkan

Sebelum mulai menganalisa kebutuhan training, Anda perlu mengetahui dulu tujuan training itu. Selaras dengan tujuan bisnis merupakan keharusan, namun Anda juga harus mampu menentukan tujuan khususnya untuk pekerjaan tertentu, posisi tertentu, departemen tertentu, atau malah keseluruhan perusahaan.

2. Memprioritaskan kompetensi

Anda dapat melakukan identifikasi kompetensi yang diinginkan melalui survei, wawancara, membagikan kuesioner, tes, analisa SWOT, atau cara lainnya. Dari data yang dikumpulkan, Anda bisa memberikan skor berdasarkan nilai penting masing-masing kompetensi untuk mencapai tujuan perusahaan. Masukkanlah hasil penilaian itu ke dalam TNA.

3. Mengevaluasi kompetensi yang diinginkan

Setelah membuat daftar kompetensi penting tadi, evaluasilah daftar ini sebagai dasar untuk memberikan training kepada karyawan. Evaluasi dapat dilakukan melalui tes online, survey, kuesioner pilihan berganda, dan sebagainya.

4. Mengidentifikasi kesenjangan kinerja

Berdasarkan evaluasi kompetensi, Anda dapat menemukan kesenjangan ini. Dengan menetapkan standar, Anda akan terbantu untuk mengidentifikasi berapa banyak karyawan yang punya nilai di atas, maupun masih di bawah norma yang ditetapkan. Nah, mereka yang di bawah standar inilah yang membutuhkan training.

5. Memilih metode training

Anda dapat meminta bantuan para profesional pembelajaran dan pengembangan yang berpengalaman untuk memilih metode yang tepat. Metode training populer antara lain training yang dipimpin instruktur, training di tempat kerja (on-the-job training), e-learning, dan lewat konferensi video.

6. Menghitung biaya dan manfaatnya

Anda harus membandingkan antara biaya yang dikeluarkan untuk masing-masing metode training yang dipakai dan sejauh apa kesenjangan kinerja ini dapat diatasi. Faktor penentu biaya antara lain tergantung pada waktu yang dibutuhkan untuk training, jam kerja produktif yang dihabiskan dalam training, dan biaya transportasi, serta logistik. Mudah-mudahan langkah-langkah ini dapat memberikan Anda sedikit gambaran bagaimana melakukan TNA. Untuk diaplikasikan ke dalam penyelenggaraan training HRD, Anda dapat berimprovisasi dan kreatif memanfaatkan berbagai sumber daya dan informasi seputar HR. Selamat mencoba, ya. (*)