Tepat Melakukan Delegasi dan Mendelegasikan, Artinya Perusahaan Akan Semakin Efektif

Dengan delegasi dan mendelegasikan, artinya suatu pekerjaan dapat dilakukan bersama-sama oleh seluruh anggota tim kerja. Setiap tugas yang didelegasikan pada orang yang tepat, dapat diselesaikan dengan maksimal.

Delegasi dan mendelegasikan artinya berkaitan dengan empowerment. Dengan melakukan delegasi, maka kita bisa membantu anggota tim untuk meningkatkan skill dan kapabilitasnya.

Delegasi adalah memberikan wewenang dan tanggung jawab pada orang lain.

Delegasi dan mendelegasikan artinya juga bisa mempercayakan atau mewakilkan sesuatu kepada kelompok atau orang yang memiliki keterampilan atau kapabilitas tertentu.

Misalnya, delegasi sebuah negara pada suatu acara konferensi atau pertemuan internasional.

Jika kita melakukan delegasi dan mendelegasikan, artinya kita memberikan tanggung jawab atau wewenang kepada anggota tim untuk membantu pekerjaan kita, yang memang tidak bisa diselesaikan sendiri.

Delegasi dan mendelegasikan tentu tidak sama dengan sekadar memberikan perintah. Sebagai atasan, kita mungkin memang memerintahkan kepada anggota tim kerja kita untuk melakukan suatu pekerjaan.

Tetapi dalam melakukan pendelegasikan tugas, ada pertimbangan-pertimbangan khusus.

Jika kita mampu untuk melakukan delegasi atau mendelegasikan suatu tugas dan wewenang dengan baik, maka selain tugas tersebut dapat diselesaikan dengan maksimal, sesuai dengan ekspektasi, anggota tim kerja yang mengerjakannya juga akan mendapatkan sesuatu, minimal menambah wawasan atau meningkatkan keterampilan mereka.

Misalnya, atasan memberikan tugas kepada kita untuk membuat suatu laporan penjualan produk selama setahun terakhir, yang akan digunakan pada saat rapat oleh para direksi.

Untuk membuat laporan tersebut, kita harus melakukan delegasi beberapa tugas kepada anggota tim, agar menghasilkan laporan yang bermutu dan mudah dipahami.

Maka, untuk melakukan pendelegasian tugas dalam membuat laporan tersebut, ada beberapa hal yang perlu kita lakukan, yaitu:

• Saat melakukan delegasi, kita harus menyampaikan hasil akhir atau ekspektasi yang diharapkan

Contoh: “Tolong kerjakan laporan ini. Bentuk laporannya seperti laporan penjualan yang pernah disampaikan ke direksi tahun lalu.”

Dengan menyampaikan hasil akhir yang diharapkan, maka anggota tim akan lebih fokus untuk membuat laporan tersebut.

• Berikan batasan yang jelas mengenai tugas yang harus dikerjakan

Contoh: “Untuk laporan ini, gunakan data penjualan selama dua belas bulan terakhir. Data sebelum itu tidak usah dicantumkan.”

• Sampaikan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota tim yang didelegasikan

Contoh: “Tugasmu nanti adalah mengumpulkan dan merekap data penjualan selama dua belas bulan terakhir.”

• Sampaikan tenggat waktu yang diharapkan

Contoh: “Laporan ini akan digunakan pada rapat direksi tanggal 20. Jadi, tolong diselesaikan pada tanggal 15 dan serahkan ke saya. Jadi saya ada waktu untuk memeriksanya dan membetulkan kalau ada kesalahan.”

• Fokus pada hasil, bukan cara

Ini yang paling penting. Sebagai atasan, kita mungkin mengetahui cara yang paling pas untuk mengerjakan suatu tugas.

Tapi, kita juga harus mempercayai anggota tim kita, karena kadang-kadang mereka punya caranya tersendiri untuk mengemban tanggung jawabnya, yang mungkin saja lebih baik daripada cara yang kita pikirkan.

• Kontrol secara berkala

Walaupun tugas sudah didelegasikan, tapi kita tetap harus melakukan kontrol secara berkala, sampai tugas itu benar-benar diselesaikan.

Hal ini sangat penting agar kita mengetahui bahwa anggota tim benar-benar mengerjakan tugas tersebut dan kita juga bisa memberikan masukan jika ada masalah yang mereka hadapi dalam mengerjakan tugas tersebut.

• Sampaikan konsekuensinya

Misalnya, ada program penjualan yang akan terganggu jika laporan ini terlambat atau tidak dikerjakan, yang dampaknya mungkin bisa mempengaruhi kinerja perusahaan.

Dengan begitu, maka anggota tim akan lebih serius untuk mengerjakan tugas yang didelegasikan kepadanya itu.

Mengapa Harus Ada Delegasi dan Mendelegasikan Tanggung Jawab?

Kadang-kadang, sebagai seorang manajer atau atasan, pekerjaan kita sangat banyak, dengan deadline yang ketat pula. Oleh karena itu, kita memiliki anggota tim kerja.

Mereka bertugas untuk membantu kita menyelesaikan semua tugas dan pekerjaan tersebut.

Sebagai atasan, tugas kita adalah melakukan delegasi semua pekerjaan itu, agar bisa selesai tepat waktu dan sesuai dengan yang telah diinstruksikan oleh perusahaan.

Mendelegasikan tugas artinya adalah memberikan kepercayaan kepada anggota tim kita untuk melaksanakan tugas yang biasanya bisa kita lakukan sendiri, seandainya kita bukan manajer dan tidak ada tugas-tugas lainnya.

Dalam delegasi, kita tidak hanya sekadar memberikan perintah, menyuruh, atau meminta tolong. Kita harus sungguh-sungguh memahami kapan kita harus melakukan delegasi.

Walaupun terkesan memberi perintah atau menyuruh, namun saat kita melakukan delegasi, kita membantu anggota tim kita untuk meningkatkan kemampuan dan kapabilitasnya.

Apa saja manfaat delegasi? Kenapa kita harus mendelegasikan tugas-tugas kita di kantor?

1. Dengan delegasi, kita meningkatkan produktivitas tim kerja

Delegasi pekerjaan memungkinkan pemimpin untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis, sementara tugas-tugas yang lebih operasional atau teknis dapat diserahkan kepada anggota tim yang lebih tepat.

Dengan begitu, setiap anggota tim dapat bekerja pada tugas yang sesuai dengan keahlian mereka, sehingga produktivitas keseluruhan tim meningkat.

2. Dengan delegasi, kita mengembangkan kemampuan dan keahlian tim

Salah satu manfaat terbesar dari delegasi pekerjaan adalah kesempatan untuk mengembangkan anggota tim.

Ketika tugas atau proyek baru diberikan kepada mereka, mereka memiliki kesempatan untuk belajar, mengembangkan keahlian baru, dan meningkatkan pengalaman kerja mereka.

Delegasi yang efektif mendorong pertumbuhan profesional dan membangun tim yang lebih kompeten dan percaya diri.

3. Dengan delegasi kita menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi

Dengan mendelegasikan tugas-tugas yang lebih sederhana atau yang tidak memerlukan keterlibatan langsung, pemimpin dapat menghemat waktu untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting dan strategis.

Ini juga memungkinkan pemimpin untuk lebih mengontrol waktu mereka dan mengurangi beban kerja yang berlebihan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan efisien.

4. Dengan delegasi kita membangun kepercayaan dan kolaborasi dalam tim kerja

Delegasi yang efektif membantu membangun rasa kepercayaan antara pemimpin dan anggota tim.

Ketika pemimpin menunjukkan bahwa mereka percaya pada kemampuan anggota tim untuk menyelesaikan tugas tertentu, ini tidak hanya meningkatkan moral tim tetapi juga memperkuat ikatan kolaboratif.

Tim yang saling percaya dan bekerja sama cenderung lebih kompak dan mampu mencapai tujuan bersama dengan lebih baik.

5. Dengan delegasi kita meningkatkan keseimbangan kerja dan kehidupan (Work-Life Balance)

Delegasi yang baik juga membantu pemimpin atau manajer untuk mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Dengan mendelegasikan tugas, beban kerja dapat didistribusikan dengan lebih merata, sehingga pemimpin memiliki waktu lebih banyak untuk beristirahat dan menjaga kesehatan mental serta fisik mereka.

Bagaimana Melakukan Delegasi Pekerjaan yang Efektif?

Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari delegasi pekerjaan, penting untuk melakukannya dengan cara yang benar. Berikut adalah beberapa tips untuk mendelegasikan tugas dengan efektif:

1. Pilih Orang yang Tepat untuk Tugas yang Tepat
   Pastikan untuk mendelegasikan tugas kepada orang yang memiliki keahlian dan kemampuan yang sesuai. Hal ini penting agar tugas dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
2. Jelaskan Tugas dan Harapan dengan Jelas
   Memberikan instruksi yang jelas dan mendetail sangat penting agar tugas dapat diselesaikan dengan tepat. Pastikan anggota tim memahami apa yang diharapkan dari mereka dan memberikan ruang untuk bertanya jika ada hal yang tidak jelas.
3. Berikan Dukungan dan Akses ke Sumber Daya yang Diperlukan
   Ketika mendelegasikan tugas, pastikan anggota tim memiliki akses ke alat, informasi, atau sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dukungan yang tepat akan meningkatkan kualitas dan efisiensi pekerjaan.
4. Pantau dan Evaluasi Progres Secara Berkala
   Delegasi tidak berarti lepas tangan sepenuhnya. Pemimpin harus tetap memantau progres dan memberikan umpan balik yang konstruktif untuk memastikan tugas berjalan sesuai rencana. Dengan cara ini, setiap masalah dapat diatasi sejak dini.
5. Percayakan Tanggung Jawab dan Beri Otonomi
   Setelah tugas didelegasikan, berikan kebebasan kepada anggota tim untuk menyelesaikannya dengan cara mereka sendiri, asalkan hasil akhirnya sesuai dengan harapan. Ini akan meningkatkan rasa tanggung jawab dan memperkuat kepercayaan antara pemimpin dan tim.

Delegasi pekerjaan adalah strategi penting untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pengembangan tim. Dengan mendelegasikan tugas dengan cara yang benar, pemimpin tidak hanya dapat mengoptimalkan waktu dan sumber daya, tetapi juga membangun tim yang lebih kuat dan kompeten.

Menerapkan teknik delegasi yang efektif akan menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif dan harmonis, serta membantu mencapai tujuan organisasi secara lebih efisien.

Jenis-jenis Delegasi

Delegasi adalah proses penting dalam manajemen yang melibatkan pemberian tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Namun, tidak semua delegasi dilakukan dengan cara yang sama. Ada berbagai jenis delegasi yang dapat digunakan oleh pemimpin atau manajer, tergantung pada situasi, kebutuhan tim, dan tujuan organisasi.

1. Delegasi Tugas (Task Delegation)

Delegasi tugas adalah jenis delegasi yang paling umum. Pemimpin memberikan tugas tertentu kepada anggota tim yang memiliki kemampuan atau pengalaman yang relevan. Jenis delegasi ini sering digunakan untuk tugas-tugas operasional atau teknis yang tidak memerlukan keputusan strategis.

Contoh:

Seorang manajer proyek mendelegasikan tugas mengumpulkan data lapangan kepada anggota tim yang memiliki keahlian dalam analisis data.

2. Delegasi Tanggung Jawab (Responsibility Delegation)

Delegasi tanggung jawab melibatkan pemberian tugas yang lebih kompleks dan membutuhkan tanggung jawab penuh dari individu atau tim yang menerima delegasi. Dalam hal ini, pemimpin tidak hanya memberikan tugas, tetapi juga tanggung jawab untuk membuat keputusan dalam proses pelaksanaan tugas tersebut.

Contoh:

Manajer memberikan tanggung jawab kepada kepala divisi pemasaran untuk merancang dan melaksanakan kampanye promosi baru. Kepala divisi ini memiliki otoritas penuh untuk mengambil keputusan terkait strategi promosi, anggaran, dan pelaksanaan.

3. Delegasi Otoritas (Authority Delegation)

Delegasi otoritas berarti pemimpin memberikan wewenang kepada seseorang untuk membuat keputusan dalam area tertentu.

Ini umumnya digunakan ketika pemimpin ingin mempercepat pengambilan keputusan dan mengurangi birokrasi.

Anggota tim yang menerima delegasi ini memiliki kebebasan untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam lingkup wewenang yang telah ditentukan.

Contoh:

CEO sebuah perusahaan memberikan otoritas kepada manajer regional untuk menetapkan harga produk dan mengelola promosi di wilayah tertentu, tanpa harus mendapatkan persetujuan dari kantor pusat.

4. Delegasi Proyek (Project Delegation)

Delegasi proyek melibatkan penugasan sebuah proyek lengkap kepada individu atau tim. Mereka diberikan tanggung jawab penuh untuk merencanakan, mengelola, dan melaksanakan proyek dari awal hingga akhir. Jenis delegasi ini cocok untuk proyek-proyek yang membutuhkan fokus khusus dan koordinasi antar departemen.

Contoh:

Pemimpin tim IT mendelegasikan proyek implementasi sistem manajemen pelanggan (CRM) baru kepada seorang project manager yang akan bertanggung jawab mengoordinasikan semua aspek proyek, mulai dari perencanaan hingga evaluasi.

5. Delegasi Hasil (Outcome Delegation)

Dalam delegasi hasil, pemimpin menetapkan tujuan atau hasil yang ingin dicapai tanpa menentukan cara atau metode untuk mencapainya.

Anggota tim yang menerima tugas ini memiliki kebebasan untuk memilih pendekatan dan strategi yang mereka anggap paling efektif.

Jenis delegasi ini mendorong kreativitas dan inovasi karena memberikan ruang bagi individu untuk menemukan cara terbaik dalam mencapai hasil yang diinginkan.

Contoh:

Manajer penjualan menetapkan target penjualan untuk kuartal mendatang dan memberikan kebebasan kepada tim penjualan untuk menentukan strategi penjualan dan teknik pemasaran yang mereka anggap paling efektif untuk mencapai target tersebut.

6. Delegasi Kompleks (Complex Delegation)

Delegasi kompleks melibatkan penugasan tugas atau proyek yang rumit, biasanya membutuhkan koordinasi antar berbagai departemen atau tim.

Pemimpin harus memberikan instruksi dan sumber daya yang diperlukan, tetapi juga harus memberikan wewenang untuk membuat keputusan dalam pelaksanaan tugas tersebut.

Contoh:

Direktur operasional mendelegasikan tugas untuk meningkatkan efisiensi produksi kepada tim lintas departemen, yang mencakup anggota dari tim produksi, pengadaan, dan teknologi informasi.

Tim ini bertanggung jawab untuk bekerja sama mencari solusi dan mengimplementasikannya.

7. Delegasi Fungsional (Functional Delegation)

Delegasi fungsional berarti memberikan tugas atau tanggung jawab dalam fungsi atau area kerja tertentu kepada orang lain.

Jenis delegasi ini sering ditemukan dalam organisasi besar di mana tanggung jawab operasional dibagi berdasarkan fungsi seperti keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, atau produksi.

Contoh:

Manajer umum memberikan tanggung jawab penuh kepada kepala divisi keuangan untuk mengelola seluruh aspek keuangan perusahaan, termasuk penyusunan anggaran, pengelolaan aset, dan pengawasan arus kas.

Bagaimana Menerapkan Jenis Delegasi yang Tepat?

Agar delegasi berhasil, pemimpin harus memahami situasi dan kebutuhan organisasi atau tim. Berikut beberapa tips untuk menerapkan jenis delegasi yang tepat:

1. Kenali Kemampuan dan Potensi Tim
   Pilih jenis delegasi yang sesuai dengan kemampuan dan keahlian anggota tim. Misalnya, delegasi proyek cocok untuk mereka yang memiliki keterampilan manajerial dan kemampuan untuk bekerja secara mandiri.
2. Tetapkan Harapan yang Jelas
   Setiap jenis delegasi harus disertai dengan penjelasan yang jelas mengenai tujuan, batasan, dan wewenang yang diberikan. Pastikan anggota tim memahami apa yang diharapkan dari mereka.
3. Pantau dan Evaluasi Secara Berkala
   Pemimpin harus memantau perkembangan tugas atau proyek yang didelegasikan dan memberikan umpan balik yang konstruktif. Evaluasi berkala akan membantu memastikan bahwa pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana.
4. Percayai dan Berikan Kebebasan
   Memberikan kepercayaan kepada anggota tim dan memberikan kebebasan dalam pelaksanaan tugas akan meningkatkan rasa tanggung jawab dan motivasi mereka. Ini juga akan membantu mereka untuk lebih berkembang dan mengambil inisiatif.

Delegasi adalah seni dan keterampilan penting dalam manajemen yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang tim dan situasi.

Dengan mengenali jenis-jenis delegasi yang ada dan menerapkannya secara efektif, pemimpin dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pertumbuhan tim.

Memilih jenis delegasi yang tepat juga membantu membangun kepercayaan, meningkatkan kolaborasi, dan mencapai hasil yang lebih baik dalam jangka panjang.