Membangun Komunikasi Bisnis yang Efektif untuk Perusahaan atau Organisasi

Manusia adalah makhluk individual, sekaligus sosial. Sebagai makhluk sosial, kita berinteraksi dengan manusia lain. Berkomunikasi.

Komunikasi menjadi bagian habitual dari keseharian kita, termasuk dalam berbisnis. Komunikasi bisnis, seperti layaknya bentuk komunikasi lain, mengandung pertukaran informasi.

Dalam bisnis, proses pertukaran informasi ini tidak hanya terjadi secara internal atau antarindividu di dalam perusahaan atau organisasi, melainkan juga eksternal atau dengan individu, perusahaan, organisasi lain, di luar perusahaan atau organisasi kita.

Komunikasi bisnis menjadi media untuk memperbaiki praktik-praktik organisasional, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi terjadinya kesalahpahaman untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.

Mengapa komunikasi bisnis esensial bagi perusahaan atau organisasi?

Komunikasi bisnis berpengaruh pada sistem, proses, efisiensi, dan setiap lapisan perusahaan atau organisasi. Bentuknya bisa bermacam-macam, mulai dari komunikasi manajerial sampai dengan komunikasi teknis, misalnya komunikasi dengan vendor.

Perusahaan atau organisasi dengan karyawan/anggota organisasi dengan komunikasi yang efektif memiliki tingkat produktivitas bisnis yang tinggi. Mereka saling terhubung, mengetahui apa yang dibutuhkan tim atau anggota tim yang lain untuk sama-sama mencapai tujuan perusahaan organisasi.

Lebih jelasnya, inilah alasan-alasan mengapa komunikasi bisnis yang efektif penting bagi perusahaan/organisasi:

• Memungkinkan terjadinya kolaborasi

Keberhasilan setiap proyek tergantung pada kemampuan anggota tim untuk bekerja sama. Komunikasi bisnis yang efektif menjadi kunci keberhasilan kerja tim. Team leader yang mendengarkan anggota timnya akan menumbuhkan rasa percaya pada apa yang tim lakukan dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efektif.

Seperti disinggung juga di atas, komunikasi bisnis yang efektif akan meminimalkan, bahkan menghilangkan kesalahan atau kesalahpahaman. Ketika ada yang membuat kesalahan, dengan mengomunikasikannya bersama anggota tim bersangkutan, team leader dapat memperbaiki kesalahan ini tanpa menganggu lingkungan kerja.

• Menarik pelanggan/klien baru dan mempertahankan yang sudah ada

Tak pelak lagi, pelanggan atau klien memegang peran penting dalam kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi. Secara eksternal, di sinilah esensi keberadaan komunikasi bisnis yang efektif: meraih pelanggan/klien baru dan mempertahankan kepercayaan pelanggan/klien lama.

Berdasarkan strategi komunikasi bisnis yang baik, Anda dapat membuat rencana pemasaran yang lebih persuasif atau membuat kampanye kehumasan yang membangun citra bisnis yang lebih baik bagi perusahaan/organisasi Anda. Dengan mengetahui karakteristik pelanggan/klien, Anda akan dapat menentukan kapan, di mana, dan bagaimana terhubung dengan mereka.

• Memperkuat kemitraan

Ketika berhadapan dengan klien, vendor, atau kontak bisnis perusahaan/organisasi Anda, komunikasi bisnis menjadi penting. Entah itu untuk membicarakan pembaruan produk/jasa secara berkala, maupun berkolaborasi dengan bisnis lain.

Semakin efektif komunikasi bisnis yang Anda lakukan, semakin terbuka pula peluang keberhasilan atau membangun hubungan bisnis dengan entitas lain atau mitra baru.

• Membuka ruang inovasi

Ketika anggota tim merasa nyaman berkomunikasi dengan team leader atau pemegang keputusan, mereka juga akan merasa aman menyampaikan opini dan gagasan.

Menjadi inovatif, pada era dunia bisnis menjadi semakin global seperti sekarang ini, semakin dituntut agar bisa menjadi berbeda dan meraih pasar yang belum terjamah. Keunikan adalah kunci untuk menjadi pemenang.

Secara eksternal, untuk poin yang satu ini, komunikasi bisnis dapat membantu perusahaan/organisasi untuk mempertimbangkan kapan memperkenalkan produk atau jasa hasil inovasi baru ke pasaran, menilai seberapa baik kinerja tim, dan bagaimana produk/jasa ini dapat diterima oleh pasar.

Pentingnya skill komunikasi bisnis bagi karyawan atau anggota organisasi

Komunikasi merupakan landasan bagi kerja tim dan kepemimpinan yang baik. Agar berhasil dalam bisnis, Anda harus mampu mengomunikasikan ide-ide Anda dengan jelas kepada orang lain.

Dunia bisnis saat ini menjadi lebih kompleks dari sebelumnya. Oleh karena itu, skill komunikasi bisnis menjadi semakin penting untuk dikuasai. Perusahaan atau organisasi mencari calon-calon SDM dengan kemampuan komunikasi yang baik, sehingga mereka dapat berfungsi baik pula dalam dunia bisnis yang semakin kompleks ini.

Berikut ini adalah sejumlah skill dalam komunikasi bisnis yang sebaiknya dikuasai setiap profesional:

1. Mendengarkan secara aktif

Bukan kepiawaian bicara yang paling utama dalam komunikasi bisnis, melainkan mendengarkan. Bukan pula sekedar mendengarkan, melainkan mendengarkan secara aktif.

Mendengarkan secara aktif artinya kemampuan seseorang dalam mendengarkan pandangan individu lain di tempat kerja dan menggabungkannya dalam proses komunikasi. Ini adalah seni mendengarkan.

Dengan mendengarkan secara aktif, seseorang telah menunjukkan apresiasinya terhadap pendapat orang lain dan terbuka terhadap ide-ide baru. Mendengarkan secara aktif dapat membantu profesional membuat keputusan yang bermanfaat bagi perusahaan/organisasi.

Ketika bertindak sebagai team leader, anggota tim Alpun melihat Anda sebagai mitra yang setara, sehingga tidak sungkan membagikan pendapat atau ide-ide mereka.

Salah satu triknya dalam melakukan hal ini adalah dengan menyisipkan kata-kata seru untuk menunjukkan ketertarikan Anda dan mengulangi beberapa kata yang diucapkan lawan bicara untuk menunjukkan Anda benar-benar mendengarkan.

2. Kemampuan verbal

Nah, barulah kita menyebut skill ini, keahlian berbicara. Ini salah satu keterampilan terpenting untuk menyampaikan informasi.

Kemampuan verbal dalam berbisnis dilakukan sesederhana mungkin, to the point, tidak menggunakan banyak kata.

Ketika kita menggunakan kata-kata dan nada yang tepat saat melakukan komunikasi bisnis, peluang untuk mencapai konsensus bersama mitra menjadi lebih besar. Interaksi dengan anggota tim pun menjadi lebih baik.

3. Melakukan presentasi bisnis dan public speaking

Ketika kita punya gagasan atau informasi yang bagus bagi perusahaan/organisasi atau mitra bisnis, tak akan ada gunanya ketika kita tidak mampu mempresentasikan itu semua dengan menarik.

Mampu membuat presentasi bisnis yang efektif, sekaligus memotivasi atau persuasif adalah skill penting dalam komunikasi bisnis. Skill ini memungkinkan kita membuktikan dan memberikan argumen, bahwa gagasan dan informasi yang kita miliki ini tak hanya bagus, tapi juga penting. Kita perlu audiens untuk mendukung hal itu.

Menguasai PowerPoint atau perangkat lunak lain yang memampukan Anda membuat presentasi yang menarik dan lebih interaktif adalah modal Anda memenangkan persaingan bisnis. Demikian pula dengan kemampuan bicara di depan umum (public speaking).

4. Bernegosiasi

Skill negosiasi membantu karyawan mencapai solusi yang saling menguntungkan bagi perusahaan/organisasi, serta membantu menjaga hubungan kerja atau kemitraan yang positif untuk mendukung interaksi di masa depan.

Skill ini menuntut Anda memahami faktor-faktor yang paling menyenangkan dan memberikan pengaruh pada pihak lawan untuk mencapai hasil yang saling menguntungkan ini. Dalam penjelasan singkat, dalam negosiasi terjadi seni memberi dan menerima. Semua dilakukan secara berimbang oleh kedua belah pihak.

5. Kemampuan menjual

Meskipun mungkin Anda bukan bagian dari tim penjualan, selling skill ini patut dikuasai. Karyawan atau anggota organisasi adalah tenaga penjualan dalam kapasitasnya masing-masing.

Jika tak punya ilmu marketing, Anda bisa belajar dari tim penjualan cara menjadi lebih persuasif ketika melakukan komunikasi bisnis dengan pelanggan, klien, atau mitra.

Membangun tim komunikasi bisnis yang unggul lewat training

Komunikasi bisnis yang kuat dalam suatu perusahaan atau organisasi akan kemungkinan merangkul keterlibatan karyawan dengan lebih tinggi.

Tidak jadi masalah, apakah Anda team leader di perusahaan/organisasi ataukah karyawan/anggota biasa, memiliki tim komunikasi yang unggul adalah tanggung jawab semua orang dalam bisnis.

Salah satu strategi yang bisa ditempuh untuk memperkuat skill tim komunikasi untuk bisnis Anda adalah dengan melibatkan lembaga training profesional. Pelatihan komunikasi bisnis membantu manajer, supervisor, atau team leader untuk menangani orang di bawah kepemimpinan mereka dengan lebih kompeten.

Ke dalam, menangani karyawan atau anggota organisasi secara efektif dengan membangun dan memelihara hubungan dengan mereka akan menginspirasi dan memberi pemahaman kepada mereka tentang tujuan perusahaan/organisasi, serta dan bagaimana mereka dapat berkontribusi untuk tujuan itu dengan melakukan tugas masing-masing secara efisien.

Ke luar, pelatihan komunikasi bisnis juga aman memampukan manajer, supervisor, maupun team leader untuk menggandeng pemangku kepentingan lain, meraih pelanggan baru mempertahankan pelanggan lama, atau bermitra dengan perusahaan/organisasi lain. (*)