Supervisor adalah salah satu jajaran manajemen.
Jobdesk supervisor adalah mengawasi dan memberi arahan bagi kinerja sebuah tim atau departemen tertentu dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam jajaran manajemen, supervisor adalah manajer level pertama.
Jobdesk supervisor yang paling utama adalah memastikan semua tugas di lapangan, yang dikerjakan oleh tim kerja atau departemen yang menjadi tanggung jawabnya, diselesaikan dengan lancar, sesuai dengan target yang sudah direncanakan dan tenggat waktu yang sudah ditetapkan.
Sedangkan jobdesk supervisor yang lebih detail adalah:
Daftar Isi
1. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional
Setiap perusahaan atau organisasi memiliki prosedur operasionalnya masing-masing (standard operating procedure/SOP). Salah satu yang menjadi jobdesk supervisor adalah memastikan bahwa tim kerjanya bekerja dengan efektif dan efisien, sesuai dengan SOP tersebut.
2. Melakukan pemantauan terhadap produktivitas karyawan
Supervisor adalah manajer yang langsung memantau aktivitas produksi yang dilakukan oleh tim kerja. Jobdesk supervisor ini menunjukkan bahwa mereka berperan untuk melakukan evaluasi terhadap performa dan kinerja seluruh anggota tim kerja, memberikan feedback dan menlakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja tersebut.
3. Melakukan delegasi tugas-tugas
Salah satu jobdesk supervisor yang paling penting adalah melakukan delegasi tugas-tugas kepada seluruh anggota timnya. Supervisor harus memastikan bahwa seluruh anggota tim kerjanya memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, juga memberikan panduan dan dukungan yang diperlukan agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan optimal.
4. Melakukan pelatihan dan pengembangan karyawan
Supervisor juga memiliki tanggung jawab dalam melatih anggota timnya, khususnya karyawan baru atau yang membutuhkan peningkatan keterampilan. Selain arahan, pendampingan dan evaluasi, peningkatan keterampilan juga diberikan dalam bentuk pelatihan.
5. Menangani permasalahan karyawan
Dalam menjalankan tugas, anggota tim kerja sering menghadapi masalah, baik yang terkait dengan pekerjaan maupun hubungan interpersonal. Supervisor berperan dalam menangani masalah tersebut, memberikan solusi yang tepat, dan menjaga keharmonisan dalam tim kerja tersebut.
6. Membuat laporan kinerja
Selain memantau pekerjaan di lapangan, supervisor juga bertanggung jawab untuk menyusun laporan kinerja tim atau departemen mereka. Laporan ini bisa meliputi produktivitas, hasil kerja, tingkat efisiensi, serta masalah-masalah yang muncul dalam pelaksanaan tugas.
7. Mengimplementasikan kebijakan perusahaan
Supervisor harus memahami dan mengimplementasikan kebijakan perusahaan dengan baik. Mereka harus memastikan bahwa semua anggota tim mengikuti aturan dan kebijakan yang berlaku, termasuk dalam hal keselamatan kerja, etika, dan prosedur kerja lainnya.
8. Melakukan koordinasi dengan pihak manajemen
Jobdesk supervisor penting lainnya adalah menjadi jembatan antara karyawan di lapangan dengan pihak manajemen. Oleh karena itu, supervisor harus sering berkomunikasi dan berkoordinasi dengan manajemen tingkat atas. Mereka berfungsi sebagai penyambung lidah antara manajemen dan karyawan di lini depan, sehingga penting untuk memberikan laporan yang akurat serta menyampaikan arahan dari atasan kepada tim.
9. Memberikan motivasi kepada anggota tim
Supervisor juga harus mampu memotivasi timnya untuk bekerja lebih baik. Ini bisa dilakukan melalui pemberian apresiasi, umpan balik positif, atau dengan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mendukung perkembangan karier.
Melihat jobdesk supervisor tersebut, maka untuk bisa menjadi seorang supervisor yang baik, ada beberapa kualifikasi yang harus dipenuhi, yaitu:
- Memiliki keterampilan komunikasi yang baik
- Memiliki kemampuan leadership dan memotivasi
- Memiliki kepekaan untuk mengatasi atau memecahkan masalah (problem solving)
- Memiliki manajemen waktu yang baik
- Mampu mengambil keputusan yang tepat
- Berpengalaman di bidang pekerjaan yang dilakukan oleh anggota tim yang menjadi tanggung jawabnya
Semua kualifikasi itu diperlukan agar operasional organisasi atau perusahaan dapat berjalan dengan lancar, sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
Seorang supervisor yang kompeten menjadi tulang punggung dalam pengelolaan sumber daya manusia di lapangan, yang diandalkan untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya.
Pengertian Supervisor
Dalam struktur organisasi atau perusahaan, seorang supervisor masuk ke dalam jajaran manajemen level pertama. Hal ini membuat banyak orang yang beranggapan bahwa manajer dan supervisor adalah fungsi tugas yang sama.
Supervisor dan manajemen memang sama-sama bertugas dan bertanggung jawab untuk membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan di lapangan, memimpin tim kerja dan melakukan delegasi penugasan kepada seluruh anggota timnya.
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, supervisor memiliki wewenang dan otoritas untuk memberikan perintah kepada karyawan yang termasuk sebagai anggota tim kerjanya, sesuai arahan manajer yang menjadi atasannya. Artinya, supervisor berada di atara manajer dan staf pelaksana, dan menjadi jembatan di antara keduanya.
Seorang supervisor memiliki hubungan langsung dengan para staf di lapangan dan juga dengan para manajer. Oleh karena itu, seorang supervisor dituntut untuk mampu menjadi penghubung antara para manajer dengan para karyawan. Maka, jobdesk supervisor sangat menentukan kelancaran tugas di lapangan, sekaligus memberikan semua informasi yang terjadi kepada para manajer.
Untuk itu, seorang supervisor yang baik adalah orang yang memiliki rasa empati yang tinggi. Hal itu penting untuk menjalankan tugasnya dalam mendampingi anggota tim kerjanya, memotivasi dan mengarahkan mereka, sekaligus menyampaikan informasi dan masalah yang mungkin terjadi di lapangan.
Kata supervisor sendiri berasal dari bahasa Inggris, supervise, yang berarti mengawasi atau memberikan arahan. Jadi, supervisor bisa diartikan sebagai orang yang memiliki wewenang atau otoritas untuk mengawasi dan memberikan arahan tentang teknis dan melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan.
Peran Penting Supervisor
Supervisor memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan. Selain bertanggung jawab kepada manajer atasannya, dia juga harus memastikan bahwa seluruh staf di dalam tim kerjanya telah bekerja sesuai dengan standar dan ketetapan yang sudah ditentukan, sehingga seluruh proses produksi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Seorang supervisor harus melakukan monitoring pelaksanaan proses produksi, dengan melakukan pengawasan, memberikan instruksi, serta bertanggung jawab dalam keamanan dan keselamatan kerja seluruh karyawan dalam tim kerjanya.
Mengingat pentingnya peran seorang supervisor dalam organisasi atau perusahaan, maka jabatan supervisor dibagi sesuai dengan keperluan dan keahliannya, misalnya supervisor di bagian marketing atau di bagian produksi.
Supervisor memiliki peran kunci dalam struktur manajerial sebuah organisasi atau perusahaan. Mereka bertindak sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan karyawan operasional, memastikan bahwa pekerjaan sehari-hari berjalan lancar.
Dari situ, kita bisa melihat bahwa seorang supervisor memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Pengawasan dan Pengendalian Pekerjaan
Fungsi utama seorang supervisor adalah mengawasi pekerjaan timnya.
Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa tugas yang diberikan kepada karyawan dilakukan dengan baik dan sesuai standar yang telah ditetapkan.
Supervisor juga perlu mengawasi kinerja, mengidentifikasi hambatan, dan memberikan solusi untuk memastikan produktivitas tetap tinggi.
2. Membimbing dan Melatih Karyawan
Supervisor bertanggung jawab untuk membimbing dan melatih karyawan baru maupun yang sudah ada.
Mereka membantu karyawan dalam memahami tanggung jawab mereka, serta memberikan pelatihan agar keterampilan karyawan terus berkembang.
Selain itu, supervisor juga memberikan umpan balik yang konstruktif untuk meningkatkan kinerja individu.
3. Komunikasi Efektif
Supervisor memainkan peran penting dalam komunikasi antara manajemen dan karyawan.
Mereka menyampaikan instruksi, kebijakan, dan perubahan yang terjadi dalam organisasi kepada tim mereka.
Sebaliknya, mereka juga menyampaikan masukan, keluhan, atau saran dari karyawan kepada manajemen.
4. Motivasi Tim
Supervisor bertanggung jawab untuk memotivasi tim mereka agar tetap bersemangat dan produktif.
Mereka menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendukung, serta memberikan dorongan ketika diperlukan.
Pengakuan atas hasil kerja yang baik, insentif, dan dukungan moral merupakan bagian dari upaya supervisor untuk menjaga motivasi karyawan.
5. Penilaian Kinerja
Sebagai bagian dari tanggung jawabnya, supervisor juga melakukan penilaian kinerja karyawan. Mereka memberikan evaluasi berkala untuk menilai apakah target kerja telah tercapai atau tidak.
Berdasarkan penilaian ini, supervisor dapat merekomendasikan promosi, pelatihan tambahan, atau tindakan perbaikan bagi karyawan yang membutuhkan.
6. Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Ketika terjadi masalah di tempat kerja, supervisor adalah pihak pertama yang harus menangani situasi tersebut.
Mereka bertugas mengidentifikasi akar masalah, mencari solusi, dan mengambil keputusan yang cepat dan tepat agar pekerjaan tetap berjalan tanpa hambatan.
7. Manajemen Waktu dan Sumber Daya
Supervisor harus pandai dalam mengelola waktu dan sumber daya yang tersedia.
Mereka memastikan bahwa setiap tugas selesai sesuai jadwal dan sumber daya, seperti peralatan atau bahan baku, digunakan dengan efisien. Supervisor juga berperan dalam mengatur jadwal kerja karyawan agar alur produksi atau pelayanan berjalan lancar.
8. Memastikan Kepatuhan Terhadap Kebijakan
Supervisor harus memastikan bahwa seluruh anggota tim mematuhi kebijakan perusahaan serta peraturan keselamatan kerja.
Mereka harus mengetahui dan menerapkan prosedur yang sesuai untuk menjaga lingkungan kerja tetap aman dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Wewenang Supervisor
Dilihat dari fungsinya tersebut, maka seorang supervisor memiliki wewenang antara lain untuk:
1. Memberikan Instruksi dan Arahan
Salah satu wewenang utama seorang supervisor adalah memberikan instruksi dan arahan kepada timnya.
Supervisor memiliki otoritas untuk menentukan bagaimana pekerjaan harus dilakukan, menetapkan prioritas, serta memastikan bahwa setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
Mereka juga bertugas mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada karyawan agar semua orang selaras dalam mencapai target.
2. Menilai Kinerja Karyawan
Supervisor memiliki wewenang untuk melakukan evaluasi kinerja terhadap anggota timnya.
Evaluasi ini mencakup penilaian produktivitas, kualitas kerja, dan kemampuan individu dalam menyelesaikan tugas.
Berdasarkan hasil evaluasi, supervisor dapat memberikan masukan, memberikan penghargaan kepada karyawan yang berkinerja baik, atau menyarankan perbaikan bagi mereka yang memerlukan peningkatan.
3. Mengambil Keputusan Operasional
Supervisor memiliki otoritas untuk membuat keputusan operasional sehari-hari yang berkaitan dengan pekerjaan tim mereka.
Ini mencakup keputusan terkait alokasi sumber daya, penjadwalan pekerjaan, pengaturan shift, serta penyesuaian terhadap proses kerja jika diperlukan.
Mereka juga memiliki wewenang untuk mengatasi masalah yang muncul selama operasional berlangsung, termasuk masalah teknis atau interpersonal.
4. Menegakkan Aturan dan Kebijakan Perusahaan
Supervisor berperan dalam menegakkan aturan dan kebijakan perusahaan di tingkat tim.
Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa semua anggota tim mematuhi prosedur, peraturan keselamatan, dan standar kerja yang telah ditetapkan.
Jika ada karyawan yang melanggar kebijakan, supervisor memiliki wewenang untuk memberikan teguran, sanksi, atau bahkan merekomendasikan tindakan disipliner.
5. Mendisiplinkan Karyawan
Dalam beberapa situasi, supervisor harus bertindak tegas untuk mendisiplinkan karyawan yang melanggar aturan atau tidak bekerja sesuai harapan.
Supervisor memiliki wewenang untuk memberikan teguran verbal atau tertulis, serta merekomendasikan tindakan disipliner lebih lanjut jika perilaku tidak diperbaiki.
Mereka juga dapat berperan dalam proses pemecatan jika diperlukan, meskipun keputusan akhir biasanya dipegang oleh manajemen yang lebih tinggi.
6. Menyusun Jadwal Kerja
Supervisor memiliki wewenang untuk menyusun dan mengatur jadwal kerja karyawan.
Mereka menentukan siapa yang bekerja pada waktu tertentu, serta memastikan bahwa penjadwalan tersebut optimal untuk menjaga produktivitas dan kelancaran operasional.
Supervisor juga memiliki kekuatan untuk mengatur waktu istirahat, cuti, atau penyesuaian jadwal berdasarkan kebutuhan operasional.
7. Melibatkan Diri dalam Rekrutmen
Supervisor sering dilibatkan dalam proses rekrutmen, terutama ketika mencari anggota tim baru. Mereka dapat memberikan masukan dalam proses seleksi, wawancara, dan pemilihan kandidat yang sesuai untuk posisi tertentu. Supervisor memiliki wewenang untuk menilai apakah kandidat memiliki keterampilan yang diperlukan serta kecocokan dengan budaya tim dan perusahaan.
8. Mendukung dan Mengembangkan Karyawan
Sebagai pemimpin langsung dari tim, supervisor memiliki wewenang untuk mengembangkan kemampuan karyawan.
Mereka dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, memberikan mentoring, serta memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan keterampilan baru.
Wewenang ini penting untuk membantu karyawan tumbuh dan berkembang di tempat kerja, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.
9. Memecahkan Masalah dan Konflik
Ketika terjadi konflik atau masalah di tempat kerja, supervisor berperan sebagai mediator.
Mereka memiliki wewenang untuk mengidentifikasi sumber konflik, mendengarkan kedua belah pihak, dan menemukan solusi yang adil.
Supervisor juga dapat membuat keputusan akhir terkait masalah tersebut jika tidak dapat diselesaikan secara informal.
Tanggung Jawab Supervisor
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, seorang supervisor memiliki tanggung jawab antara lain adalah:
1. Melakukan perencanaan (planning)
Perencanaan yang dibuat oleh seorang supervisor adalah perencanaan kegiatan atau aktivitas yang menjadi tanggung jawab tim kerjanya, sesuai dengan kebijakan perusahaan.
2. Melakukan penempatan staf yang tepat (staffing)
Seorang supervisor harus memastikan bahwa setiap anggota tim menempati posisi yang tepat, sesuai dengan kapabilitasnya, sesuaid dengan kebutuhan perusahaan.
3. Mengatur aktivitas tim kerja organizing
Organizing yang perlu dilakukan oleh seorang supervisor antara lain adalah melakukan koordinasi di dalam tim kerjanya, juga koordinasi dengan pihak manajemen, demi kelancaran operasional yang telah menjadi tanggung jawabnya.
4. Memberikan pengarahan (directing)
Seorang supervisor harus memiliki kemampuan untuk memberikan arahan agar sluruh anggota tim kerja dapat melakukan tugas atau pekerjaannya dengan baik, sesuai dengan kebijakan dan standar perusahaan.
5. Melakukan pengawasan
Supervisor harus melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan di dalam tim kerjanya.
Pentingnya Pelatihan Bagi Seorang Supervisor
Untuk menjadi seorang supervisor yang andal, maka organisasi atau perusahaan dapat memberikan pelatihan kepada para supervisornya. Hal ini bertujuan agar para supervisor tersebut dapat melakukan jobdesk supervisor yang akan dibebankan kepada mereka dengan baik.
Pelatihan bagi seorang supervisor sangat penting untuk:
1. Meningkatkan Kemampuan Manajerial
Pelatihan memberikan kesempatan bagi supervisor untuk meningkatkan kemampuan manajerial mereka.
Dalam peran sebagai pemimpin tim, mereka harus memiliki keterampilan untuk mengelola waktu, sumber daya, serta mengatur prioritas pekerjaan.
Dengan pelatihan yang tepat, supervisor akan lebih siap untuk mengambil keputusan penting, memecahkan masalah, serta memberikan arahan yang jelas kepada tim.
2. Meningkatkan Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang efektif adalah salah satu keterampilan penting yang harus dimiliki oleh setiap supervisor. Supervisor bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi dari manajemen kepada karyawan dan sebaliknya.
Pelatihan supervisor membantu mereka dalam mengembangkan kemampuan komunikasi yang baik, termasuk cara menyampaikan umpan balik, memberikan instruksi, dan menangani konflik di tempat kerja.
3. Meningkatkan Motivasi dan Kepemimpinan
Supervisor yang telah mengikuti pelatihan memiliki kemampuan untuk lebih efektif dalam memotivasi tim mereka.
Mereka memahami berbagai pendekatan untuk memotivasi karyawan, dari pengakuan kerja keras hingga insentif.
Selain itu, pelatihan kepemimpinan membantu supervisor menjadi pemimpin yang lebih inspiratif dan mampu membimbing tim untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas
Supervisor yang dilatih dengan baik mampu mengelola tim dengan lebih efisien, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja dan produktivitas.
Dengan keterampilan yang lebih baik dalam mengatur alur kerja, menetapkan prioritas, dan mengoptimalkan sumber daya, supervisor dapat membantu tim bekerja lebih cepat dan lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas.
Pelatihan juga mengajarkan supervisor bagaimana mengukur kinerja secara efektif dan melakukan penilaian yang objektif.
5. Mengurangi Turnover Karyawan
Pelatihan yang efektif dapat membantu mengurangi tingkat turnover karyawan.
Supervisor yang memiliki keterampilan manajerial dan interpersonal yang baik mampu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendukung, sehingga karyawan merasa dihargai dan didengarkan.
Supervisor yang dilatih dengan baik juga lebih mampu menangani keluhan atau masalah karyawan sebelum berkembang menjadi alasan mereka meninggalkan perusahaan.
6. Mengatasi Konflik dengan Efektif
Konflik di tempat kerja adalah hal yang umum terjadi, tetapi supervisor yang telah menjalani pelatihan manajemen konflik dapat menangani situasi ini dengan lebih baik.
Pelatihan mengajarkan supervisor cara mengenali akar penyebab konflik, menggunakan keterampilan mediasi untuk menyelesaikan masalah, dan mencegah konflik serupa muncul di masa depan.
Keterampilan ini sangat penting untuk menjaga harmoni dalam tim dan menghindari gangguan produktivitas.
7. Mengembangkan Budaya Kerja yang Positif
Supervisor memiliki pengaruh besar terhadap budaya kerja di tim mereka.
Pelatihan membantu mereka dalam menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, inklusif, dan penuh kolaborasi.
Dengan keterampilan kepemimpinan yang efektif, supervisor dapat mendorong semangat kerja sama, menghargai perbedaan, serta membangun hubungan kerja yang sehat di antara karyawan.
8. Memastikan Kepatuhan Terhadap Kebijakan Perusahaan
Pelatihan juga penting untuk memastikan bahwa supervisor memahami dan mampu menegakkan kebijakan perusahaan.
Mereka harus mengetahui peraturan terkait keselamatan kerja, etika, serta kebijakan lainnya yang berlaku di organisasi.
Supervisor yang terlatih akan lebih siap untuk memastikan bahwa semua anggota tim mematuhi kebijakan ini, sehingga mengurangi risiko pelanggaran yang dapat merugikan perusahaan.
9. Meningkatkan Kemampuan dalam Pengambilan Keputusan
Dalam pekerjaan sehari-hari, supervisor dihadapkan dengan berbagai situasi yang membutuhkan keputusan cepat dan tepat.
Pelatihan dapat membantu mereka mengasah keterampilan pengambilan keputusan yang efektif, dengan mempertimbangkan berbagai faktor dan risiko.
Dengan pelatihan yang baik, supervisor akan lebih percaya diri dalam menghadapi situasi sulit dan mengambil keputusan yang menguntungkan bagi perusahaan dan tim.
10. Mendorong Inovasi dan Perbaikan Berkelanjutan
Supervisor yang dilatih dengan baik lebih cenderung mendorong inovasi dan perbaikan berkelanjutan di tempat kerja.
Mereka memiliki keterampilan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengimplementasikan perubahan yang positif.
Dengan demikian, pelatihan membantu supervisor menjadi agen perubahan yang membawa kemajuan bagi tim dan organisasi secara keseluruhan.
Pelatihan supervisor sangat penting untuk memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan peran mereka dengan efektif.
Dengan meningkatkan kemampuan manajerial, komunikasi, kepemimpinan, dan pengambilan keputusan, pelatihan membantu supervisor menjadi pemimpin yang lebih baik. Ini tidak hanya meningkatkan kinerja tim, tetapi juga mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Pentingnya pelatihan supervisor tidak bisa diremehkan, karena dampaknya yang langsung terasa dalam hal produktivitas, kepuasan karyawan, dan keberhasilan operasional sehari-hari.
Dengan memberikan pelatihan yang tepat, perusahaan dapat menciptakan supervisor yang kompeten dan mampu memimpin tim mereka menuju kesuksesan.
Bagi perusahaan yang ingin memberikan pelatihan yang berkualitas bagi para supervisornya, dapat menghubungi PRESENTA, sebagai penyedia pelatihan supervisor yang kompeten dan terpercaya.
