Supervisor merupakan manajer level pertama. Namun, tugas dan pekerjaan supervisor adalah sangat penting bagi sebuah perusahaan.
Peran supervisor sangat menunjang operasional perusahaan setiap hari.
Tugas dan pekerjaan supervisor adalah memastikan bahwa operasional perusahaan berjalan dengan efisien dan optimal. Hal itu sangat krusial bagi tercapainya tujuan perusahaan.
Para manajer di perusahaan sebelumnya telah merencanakan dan menyusun kebijakan dan langkah apa saja yang harus dilakukan demi operasional perusahaan yang lancar. Tugas dan pekerjaan supervisor adalah bertanggung jawab memastikan bahwa semuanya berjalan dengan baik dan efisien.
Tugas dan pekerjaan supervisor adalah melakukan pengawasan atau mengontrol karyawan secara langsung ketika mereka melakukan kegiatan operasional. Peran supervisor sangat penting, karena jika mereka tidak ada, kegiatan pegawasan terhadap karyawan itu akan sulit untuk dilakukan.
Daftar Isi
Supervisor Adalah..
Merekalah yang bertanggung jawab melakukan pengawasan dan melakukan koordinasi atas semua tugas yang dilakukan oleh para karyawan, khususnya yang menjadi anggota tim kerjanya.
Supervisor inilah yang berada di antara karyawan dengan para manajer, sehingga layaklah jika dia disebut sebagai manajer level pertama.
Supervisor harus memastikan bahwa semua tugas yang menjadi tanggung jawab para karyawan di lingkungan tim kerjanya dilaksanakan dengan baik, sesuai dengan standar dan waktu yang telah ditetapkan.
Selain itu, tugas supervisor juga untuk meningkatkan kinerja para karyawannya.
Misalnya, mereka bisa memberikan pelatihan atau arahan yang dapat membuat karyawannya berkembang. Mereka juga bertugas untuk melakukan evaluasi dan membuat laporan mengenai program kerja para anggota timnya.
Jika ada masalah, seperti kedisiplinan anggota timnya dalam mematuhi aturan perusahaan, atau ada ketidaksesuaian prosedur yang dilakukan anggota timnya, maka supervisor juga bertanggung jawab untuk mengatasi atau memperbaiki masalah tersebut.
Ini artinya, yang dibutuhkan untuk bisa menyelesaikan tugas dan pekerjaan supervisor dengan baik adalah kemampuan kepemimpinan atau leadership yang baik.
Keterampilan leadership itu antara lain adalah kemampuan untuk mengambil keputusan, memberikan motivasi, berkomunikasi, mengelola konflik dan pemecahan masalah.
Dengan kemampuan leadership yang baik, maka seorang supervisor juga akan mampu untuk menjadi mediator yang efektif antara pihak manajemen dengan staf atau karyawan.
Hal ini tentu sangat berguna untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas. Biasanya, jika para manajer ingin mengetahui kondisi oeprasional di lapangan, mereka akan menanyakannya kepada supervisor.
Ini tentu membuat peran supervisor menjadi terasa lebih penting karena selain harus bertanggung jawab kepada manajer yang menjadi atasannya, supervisor juga harus memastikan bahwa keadaan anggota tim yang bekerja di lapangan juga sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
Dia bertanggung jawab agar anggota timnya bisa bekerja optimal dan dalam kondisi yang baik.
Tugas Supervisor Adalah …
Setelah melihat paparan di atas, kita bisa melihat bahwa tugas dan pekerjaan supervisor sangatlah tidak mudah. Banyak tanggung jawab dan tugas yang harus dipikulnya, seperti:
Mengatur anggota tim
Tugas dan pekerjaan supervisor yang utama adalah mengatur dan mengoordinasi agar pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan kepada anggota timnya dapat diselesaikan dengan baik, sesuai standard an tepat waktu.
Oleh karena itu, supervisor harus mampu membuat pengaturan yang tepat untuk seluruh anggota timnya, sehingga tercipta suasana kerja yang kondusif dan tertib.
Suasana kerja yang baik ini sangat menunjang produktivitas dan efisiensi kinerja seluruh karyawan.
Tidak hanya mengatur suasana kerja, supervisor juga harus mampu memberikan instruksi yang tepat kepada anggota timnya, demi menjaga kinerja tim agar sesuai dengan garis kebijakan yang sudah dibuat oleh perusahaan.
Memotivasi anggota tim
Motivasi kerja sangat menentukan kinerja dan produktivitas. Oleh karena itu, seorang supervisor harus memantau motivasi kerja seluruh anggota tim kerjanya, agar mereka selalu dapat bersemangat kerja dengan baik.
Supervisor harus jeli melihat kondisi anggota timnya, apakah mereka sedang berada dalam suasana hati yang baik atau tidak. Bisa jadi, ada anggota tim yang kurang nyaman atau merasa bosan dengan pekerjaannya.
Seorang supervisor yang baik harus mampu meningkatkan motivasi kerja anggota timnya ini agar tidak mempengaruhi kinerja dan produktivitas mereka.
Memberikan penjelasan dan instruksi pekerjaan
Seorang pekerja harus mengerti apa yang harus dikerjakannya dengan jelas, sehingga dia bisa melakukannya sesuai dengan standard an waktu yang telah ditetapkan.
Hal ini tentu memerlukan peran seorang supervisor yang andal, yang mampu memberikan instruksi yang jelas dan dimengerti oleh seluruh anggota timnya.
Ini tentu tidak mudah karena anggota tim kerja terdiri dari berbagai orang dengan karakter dan kemampuan yang berbeda-beda.
Maka, seorang supervisor harus bisa memberikan penjelasan mengenai operasional dan kebijakan para manajer dengan cara yang tepat. Tujuannya, agar penjelasan itu bisa diterima secara detail oleh seluruh anggota tim.
Melakukan pengawasan dan evaluasi
Seorang supervisor juga harus bisa melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja anggota timnya.
Pengawasan atau kontrol ini diaksudkan agar pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan renvana perusahaan. Sedangkan evaluasi berguna untuk memberikan koreksi yang membangun jika memang diperlukan, agar produktivitas bisa terus mencapai target.
Fungsi dan Tanggung Jawab Supervisor Adalah …Seorang supervisor memiliki fungsi yang penting dalam sebuah perusahaan, seperti:
1. Mendampingi anggota tim kerjanya agar bisa bekerja dengan baik
Mendampingi di sini adalah memberikan penjelasa, arahan dan instruksi yang jelas kepada anggota timnya, agar mereka bisa melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditentukan.
Jika anggota timnya mengalami kesulitan, maka supervisor juga harus membantunya mengatasi kesulitan itu.
2. Sebagai mediator atau penghubung antara staf dengan para manajer
Kadang-kadang, ada staf yang ingin memberikan masukan atau mengutarakan sesuatu kepada manajer. Namun di beberapa perusahaan, biasanya sulit bagi seorang staf untuk bisa bertemu dengan jajaran manajer.
Pada saat seperti inilah diperlukan peran seorang supervisor.
3. Mengatasi konflik atau masalah yang terjadi di antara anggota tim kerjanya
Masalah atau konflik memang bisa terjadi di mana saja. Ketika ada masalah atau konflik yang terjadi di antara karyawan, maka hal tersebut akan diatasi terlebih dahulu oleh supervisor.
Para supervisor memang bertanggung jawab untuk berusaha mengatasi dan menyelesaikan masalah atau konflik yang terjadi itu. Jika dia bisa menyelesaikannya tanpa perlu bantuan penanganan dari atasannya, maka supervisor tersebut adalah supervisor yang andal.
4. Menampung keluhan pelanggan
Jika ada custumer atau pelanggan yang menyampaikan keluhan, maka keluhan ini akan diterima atau ditampung oleh supervisor. Kemudian, supervisor tersebut akan menyampaikannya kepada manajer yang bersangkutan.
Dari berbagai fungsi supervisor di atas, maka bisa kita ketahui bahwa tanggung jawab supervisor adalah sebagai berikut:
1. Membuat perencanaan
Perencanaan atau planning yang harus dibuat oleh seorang supervisor adalah rencana kegiatan yang harus dilakukan olehnya dan seluruh anggota timnya. Perencanaan ini dibuat agar pekerjaan yang akan dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
2. Staffing
staffing berarti mengatur dan memastikan bahwa semua orang yang ada di tim kerjanya sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, juga kemampuan masing-masing personil yang bersangkutan.
Dengan begitu, maka supervisor tersebut dapat memberikan tugas yang sesuai dengan kompetensi masing-masing anggota timnya.
3. Melakukan koordinasi
Seorang supervisor bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi mengenai tugas-tugas dari perusahaan bersama anggota timnya. Koordinasi ini termasuk juga memberikan pengarahan yang dibutuhkan, agar anggota timnya bisa melakukan tugasnya dengan baik, sehingga operasional bisa berjalan lancar dan terkendali.
4. Melakukan kontrol
Supervisor juga bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap tugas dan keseluruhan proses kerja di tim kerjanya.
Kesulitan dan Hambatan Menjadi Supervisor Adalah..
Menjadi seorang supervisor adalah langkah penting dalam karir seseorang, terutama di dunia bisnis dan industri.
Peran ini tidak hanya membutuhkan keterampilan teknis yang baik tetapi juga kemampuan manajemen yang solid. Namun, menjadi seorang supervisor bukan tanpa tantangan.
Maka yang menjadi kesulitan dalam menjalankan tugas dan pekerjaan supervisor adalah:
1. Manajemen Waktu dan Prioritas
Salah satu tantangan utama yang dihadapi oleh seorang supervisor adalah manajemen waktu. Seorang supervisor harus mengatur banyak tugas, mulai dari memantau kinerja tim, menyelesaikan masalah, hingga berkoordinasi dengan departemen lain.
Mengatur prioritas di antara banyak tanggung jawab ini bisa menjadi sangat sulit, terutama ketika ada banyak permintaan yang datang secara bersamaan.
2. Mengelola Konflik Antar Karyawan
Konflik antar karyawan adalah sesuatu yang tidak dapat dihindari dalam lingkungan kerja. Seorang supervisor harus memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi konflik sejak dini dan menangani situasi tersebut dengan bijaksana.
Mengelola konflik bisa sangat menantang, terutama jika melibatkan anggota tim yang kuat dalam pandangan mereka atau memiliki hubungan pribadi yang rumit.
3. Kesulitan dalam Delegasi Tugas
Salah satu peran utama supervisor adalah mendistribusikan tugas kepada anggota tim.
Namun, tidak semua supervisor merasa nyaman dalam mendelegasikan tugas, terutama jika mereka merasa bahwa mereka dapat menyelesaikannya lebih baik atau lebih cepat sendiri.
Ketidakmampuan untuk mendelegasikan dengan efektif dapat menyebabkan beban kerja yang berlebihan dan akhirnya menurunkan produktivitas.
4. Kurangnya Dukungan dari Manajemen Atasan
Terkadang, supervisor dapat merasa kurang mendapatkan dukungan dari manajemen atas. Ini bisa berupa kurangnya sumber daya, panduan, atau bahkan pengakuan terhadap kerja keras mereka.
Tanpa dukungan yang memadai, supervisor bisa merasa terisolasi dan kesulitan dalam menjalankan tugas mereka dengan efektif.
5. Tekanan untuk Mencapai Target
Setiap perusahaan memiliki target yang harus dicapai, dan supervisor sering kali berada di garis depan untuk memastikan bahwa tim mereka mencapai target tersebut.
Tekanan untuk selalu memenuhi atau bahkan melampaui target dapat menjadi sumber stres yang signifikan. Ini dapat memengaruhi kesehatan mental dan keseimbangan hidup seorang supervisor.
6. Mengembangkan Keterampilan Kepemimpinan
Menjadi seorang supervisor tidak hanya tentang mengatur pekerjaan tetapi juga tentang memimpin tim.
Tidak semua orang secara alami memiliki keterampilan kepemimpinan, dan mengembangkan kemampuan ini bisa menjadi tantangan besar.
Supervisor harus belajar bagaimana memotivasi tim, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan membimbing anggota tim menuju pertumbuhan profesional mereka.
7. Komunikasi yang Efektif
Komunikasi adalah kunci sukses dalam peran apa pun, terutama dalam supervisi. Kesulitan dalam berkomunikasi secara jelas dan efektif dapat menyebabkan kesalahpahaman, penurunan moral tim, dan bahkan kegagalan proyek.
Supervisor harus mampu menyampaikan instruksi dengan jelas, mendengarkan masalah tim, dan menjaga alur komunikasi yang terbuka.
8. Mengelola Perubahan
Perubahan adalah bagian yang tidak terpisahkan dari bisnis. Entah itu perubahan dalam struktur organisasi, proses kerja, atau kebijakan perusahaan, supervisor harus dapat beradaptasi dengan cepat dan membantu tim mereka melalui masa transisi.
Mengelola perubahan bisa sangat sulit, terutama jika perubahan tersebut tidak diterima dengan baik oleh anggota tim.
Ciri-Ciri Supervisor yang Andal adalah..
Seorang supervisor yang andal adalah individu yang tidak hanya memiliki keterampilan teknis dan pengetahuan industri yang kuat tetapi juga mampu memimpin tim dengan efektif. Mereka memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran operasi sehari-hari, meningkatkan produktivitas tim, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif. Berikut adalah beberapa ciri-ciri yang menonjol dari seorang supervisor yang andal:
1. Kemampuan Kepemimpinan yang Kuat
Supervisor yang andal adalah pemimpin yang mampu menginspirasi dan memotivasi tim mereka untuk mencapai tujuan bersama. Mereka memiliki visi yang jelas dan mampu mengarahkan tim menuju kesuksesan dengan memberikan bimbingan yang tepat dan contoh yang baik.
2. Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang jelas dan efektif adalah kunci keberhasilan seorang supervisor.
Mereka harus dapat menyampaikan instruksi dengan jelas, mendengarkan kekhawatiran anggota tim, dan memastikan bahwa informasi penting tersampaikan dengan tepat waktu. Komunikasi dua arah yang terbuka juga membantu dalam membangun kepercayaan dan menyelesaikan masalah dengan cepat.
3. Pengambilan Keputusan yang Tepat
Seorang supervisor yang andal harus mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat, terutama dalam situasi yang menuntut.
Mereka harus mempertimbangkan semua faktor yang relevan, termasuk masukan dari tim, risiko yang ada, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
4. Kemampuan untuk Mendelegasikan Tugas
Delegasi tugas yang efektif adalah salah satu ciri utama supervisor yang andal. Mereka tahu bagaimana menugaskan pekerjaan sesuai dengan keterampilan dan kekuatan individu dalam tim, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan efisien dan tepat waktu.
Dengan mendelegasikan tugas dengan bijaksana, supervisor dapat fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting.
5. Kemampuan Manajemen Waktu
Supervisor yang andal adalah orang yang mahir dalam mengatur waktu. Mereka mampu mengatur prioritas, mengelola waktu mereka sendiri, serta memastikan tim bekerja sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Ini sangat penting dalam lingkungan kerja yang sibuk, di mana keterlambatan dapat berdampak pada keseluruhan operasi.
6. Keterampilan Penyelesaian Masalah
Supervisor sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan dan masalah yang harus diselesaikan dengan cepat dan efektif.
Supervisor yang andal memiliki keterampilan analitis yang baik dan pendekatan yang kreatif dalam menemukan solusi yang paling efektif, baik itu untuk masalah internal tim maupun tantangan operasional yang lebih luas.
7. Fleksibilitas dan Adaptabilitas
Dalam lingkungan kerja yang terus berubah, seorang supervisor yang andal harus mampu beradaptasi dengan perubahan, baik itu dalam hal kebijakan perusahaan, teknologi baru, atau dinamika tim.
Fleksibilitas mereka memungkinkan mereka untuk tetap produktif dan menjaga tim tetap termotivasi, bahkan dalam kondisi yang tidak terduga.
8. Kemampuan untuk Memberikan Umpan Balik Konstruktif
Memberikan umpan balik yang membangun adalah salah satu aspek penting dari supervisi. Seorang supervisor yang andal tahu bagaimana memberikan umpan balik yang jelas, spesifik, dan bertujuan untuk perbaikan, tanpa membuat anggota tim merasa terancam atau demotivasi. Mereka juga menghargai dan mendukung perkembangan profesional setiap anggota tim.
9. Etika Kerja yang Kuat
Supervisor yang andal menunjukkan etika kerja yang tinggi dalam segala aspek pekerjaan mereka. Mereka konsisten dalam tindakan mereka, selalu bertindak dengan integritas, dan memperlakukan semua orang dengan rasa hormat.
Ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan tim, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang positif dan produktif.
10. Kemampuan Mengelola Stres
Menjadi seorang supervisor sering kali berarti menghadapi tekanan dan tanggung jawab yang besar. Supervisor yang andal mampu mengelola stres dengan baik dan tidak membiarkannya mempengaruhi kinerja mereka atau tim.
Mereka juga mendukung anggota tim mereka dalam menghadapi tekanan kerja, sehingga dapat menciptakan suasana kerja yang lebih harmonis.
Untuk bisa menjadi seorang supervisor yang baik, dibutuhkan kerja keras dan kemauan untuk terus mengasah diri.
Kemampuan yang paling penting untuk bisa melaksanakan dengan baik tugas dan pekerjaan supervisor adalah kemampuan kepemimpinan atau leadership. Kemampuan ini sangat bisa dipelajari.
PRESENTA, salah satu penyedia training terbaik di Indonesia, menjadi salah satu provider yang mengadakan pelatihan mengenai kepemimpinan ini.