Rapat atau meeting biasanya dilakukan untuk membahas sesuatu. Hal-hal yang dibahas saat meeting bisa berupa evaluasi, membicarakan rencana kerja, sampai mencari ide-ide baru.
Tak heran jika apa yang dibicarakan saat meeting adalah hal-hal yang penting, bahkan sangat penting. Oleh karena itu, setiap meeting biasanya ditunjuk seseorang untuk menjadi notulen. Notulen bertugas untuk membuat notulensi atau catatan mengenai apa saja yang dibicarakan ketika meeting tersebut.
Yang dicatat dalam notulensi tersebut biasanya adalah hal-hal yang penting, yang berkaitan dengan tujuan meeting itu sendiri. Hal ini sangat penting agar seluruh peserta meeting bisa mengingat apa saja yang tadi dibicarakan, untuk kemudian melakukan hal-hal sebagai langkah tindak lanjut.
Membuat notulensi meeting tentu bukan perkara mudah. Seorang notulen harus memiliki metode yang tepat untuk dapat membuat catatan yang lengkap mengenai hal-hal yang penting. Dia harus sangat berkonsentrasi sepanjang meeting, agar dapat memahami isi pembicaraan dan melakukan pencatatan.
Tentu saja, notulen tidak dapat mencatat semua yang dibicarakan tersebut secara kata per kata. Ia harus pandai untuk membuat summary atau ringkasan, tanpa mengurangi esensi dari setiap pembicaraan penting yang dilakukan.
Salah satu metode yang dapat dilakukan untuk dapat membuat catatan penting selama meeting itu adalah dengan teknik mind map. Mind map adalah metode untuk mengelola informasi secara menyeluruh.
Silakan simak video berikut ini:
Beberapa fungsi mind map yang dapat digunakan oleh para notulen agar pekerjaannya menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini karena:
- Mind map dapat meningkatkan kapasitas pemahaman, yaitu dengan cara melihat gambaran besar suatu persoalan sekaligus melihat informasi secara detail, mengingat informasi yang kompleks dengan lebih mudah, serta menata banyaknya informasi yang ada. Dengan menggunakan mind map, maka notulen dapat membuat catatan yang lebih efektif dan efisien, karena yang dia catat hanyalah hal-hal yang penting.
- Mind map dapat meningkatkan kemampuan seseorang dalam berimajinasi, mengingat, berkonsentrasi, membuat catatan, dan menyelesaikan persoalan. Jadi, mind map sangat berguna bagi seorang notulen untuk hanya mencatat hal-hal penting yang memang harus disampaikan kembali kepada seluruh peserta meeting. Tujuannya adalah agar seluruh peserta meeting dapat menindaklanjuti agenda meeting tadi, misalnya dengan membuat program kerja.
- Mind map dapat merangsang sisi kreatif dengan merangsang kemampuan untuk membandingkan informasi, baik yang berupa fakta, ide, atau data statistik. Tentu saja hal ini sangat berguna bagi seluruh peserta meeting agar dapat menentukan langkah selanjutnya.
- Mind map dapat membantu untuk membuat catatan yang menarik dalam waktu singkat, serta menjelaskan tujuan, rencana, ide, maupun pemikiran secara jelas dan terstruktur. Dengan bantuan mind map, seorang notulen dapat membuat catatan yang efektif, yang dapat dipahami oleh seluruh peserta meeting
- Mind map sangat berguna bagi seorang notulen, agar dia dapat menjalankan fungsinya sebagai seorang notulen yang dapat diandalkan. Sayangnya, masih sedikit orang yang menyadari pentingnya mind map dalam kehidupan professional. Hanya sedikit perusahaan yang memberikan pelatihan khusus kepada karyawannya mengenai mind map ini.
Biasanya, tugas untuk membuat notulensi meeting diserahkan kepada para sekretaris. Tapi, tidak hanya sekretaris yang sebetulnya perlu untuk memiliki kemampuan untuk menggunakan mind map. Setiap karyawan memerlukannya, karena mereka akan sering membuat catatan, baik untuk diri sendiri, maupun yang perlu dibagikan kepada rekan-rekan kerjanya.
Untung saja, saat ini beberapa provider pelatihan sudah memiliki pelatihan mind map. Dengan begitu, banyak perusahaan yang akan terbantu untuk memberikan pelatihan ini kepada para karyawannya. Selain untuk membuat catatan, mind map memiliki banyak manfaat, termasuk untuk berpikir yang efektif dan efisien.
Mengingat pentingnya mind map bagi para manajer, maka Presenta Edu mengadakan pelatihan untuk menggunakan mind map, termasuk untuk membuat catatan. Dengan mengikuti pelatihan dan mind map, maka Anda diharapkan agar para karyawan dapat membuat catatan penting dari setiap rapat yang mereka lakukan. (*)
