Kreatif dengan PowerPoint, Perangkat Lunak Terbaik untuk Laporan Bisnis

Dalam dunia kerja, maupun usaha, laporan bisnis merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk berkomunikasi. Kemahiran membuat laporan bisnis menjadi kecakapan yang perlu dimiliki untuk mencapai kesuksesan. Laporan bisnis adalah laporan yang bersifat netral, punya tujuan jelas, dan menyajikan fakta-fakta kepada seseorang atau lebih, untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis dapat juga dikatakan sebagai sekumpulan pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu organisasi/perusahaan ke organisasi/perusahaan lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Jadi jelaslah sudah, laporan bisnis punya tujuan bisnis dan membantu orang-orang yang berminat terhadap bisnis tersebut mendapatkan wawasan terhadap masalah dan mengatasi masalah tersebut. Sifat dasar laporan bisnis inilah yang membedakannya dengan laporan-laporan lain. Agar dapat menulis laporan bisnis yang efektif, pengertian dan tujuan pembuatan laporan bisnis ini perlu Anda pahami dengan baik. Pahami pula manfaat, serta perangkat lunak yang paling tepat untuk digunakan dalam pembuat laporan tersebut.

Manfaat laporan bisnis

Laporan bisnis menawarkan informasi spesifik yang penting, berkaitan dengan status binis organisasi/perusahaan. Ketika menyajikan laporan bisnis, Anda tak hanya harus mampu menarik investor-investor baru, melainkan juga dapat membantu anggota organisasi/karyawan untuk mengingat kembali pencapaian-pencapaian dan sasaran-sasaran organisasi/perusahaan. Banyak manfaat yang didapat dari laporan bisnis. Beberapa di antaranya adalah:

• Memberikan wawasan yang lebih baik

Laporan bisnis memainkan peranan penting dalam manajemen organisasi/perusahaan. Laporan ini membantu untuk menelusuri kemajuan, mengontrol pengeluaran, dan meningkatkan pendapatan. Dengan menganalisa laporan-laporan semacam ini, seseorang atau organisasi/perusahaan dapat memperoleh wawasan yang lebih baik dalam tren terkini, sebelum mulai menghitung segala sesuatunya untuk meningkatkan keuntungan;

• Menyelaraskan dengan Key Performance Indicators (KPI) atau indikator-indikator kinerja utama

KPI suatu bisnis haruslah selaras dengan laporan apapun yang kita buat. Laporan yang akurat membantu kita dalam memberikan informasi pendukung untuk pengambilan keputusan. Utamanya, ketika organisasi/perusahaan hendak menciptakan strategi bisnis dan membantu organisasi/perusahaan mencapai tujuannya;

• Membantu pengambilan keputusan yang lebih baik

Lewat laporan bisnis, manajer atau pengambil keputusan dapat melihat tren pasar, perilaku konsumen, serta mengidentifikasi hambatan-hambatan bisnis dengan lebih jelas. Dari situ, dia juga terbantu untuk dapat membuat strategi pemasaran yang lebih menguntungkan perusahaan atau bisnis yang sedang berjalan..

PowerPoint, pilihan terbaik dalam pembuatan laporan bisnis

Seperti yang Anda lihat dalam uraian di atas, jelas laporan bisnis adalah salah satu tugas bisnis yang sangat esensial. Oleh karena itu, sangat penting pula untuk memilih perangkat lunak yang tepat untuk membuat dan menyajikannya kepada pengambil keputusan. Perangkat lunak yang banyak digunakan dalam pembuatan laporan bisnis saat ini adalah PowerPoint dan Excel. Masing-masing memiliki fasilitas unik. Oleh karena sebagian besar data yang diperlukan untuk laporan biasanya dibuat dalam Excel, banyak orang menggunakan Excel secara otomatis untuk membuat bagan dan laporan bagi pemangku kepentingan dan manajemen. Namun, sebetulnya, PowerPoint memiliki banyak kelebihan sebagai alat pelaporan yang lebih baik untuk bisnis. Mengapa?

1. Mudah digunakan dan memang dirancang untuk mempresentasikan laporan

Alasan utama untuk menggunakan PowerPoint daripada Excel untuk membuat laporan bisnis adalah kemudahannya. Jauh lebih mudah untuk membuat presentasi dengan PowerPoint daripada Excel. Anda yang baru tahu dasar-dasarnya saja sekalipun akan mampu membuat presentasi yang menarik dengan slide dan animasi dengan PowerPoint. Selain itu, PowerPoint memang dirancang khusus untuk presentasi. Pengaturannya dan fitur-fitur pengeditan, seperti animasi dan sebagainya memungkinkan Anda membuat laporan bisnis yang juga enak dibaca.

2. PowerPoint lebih mudah dinavigasi

PowerPoint didesain agar penggunanya mudah berpindah-pindah antar-slide ketika menyampaikan laporan bisnis. Dengan gampang pula, pengguna mencari dan membuka slide tertentu ketika hendak menjelaskan ulang atau memberi penekanan pada poin tertentu. Akan halnya bekerja dengan Excel, Anda akan kurang leluasa berpindah dari satu lembar kerja ke lembar kerja berikutnya. Pada akhirnya, kalau Anda kerepotan menjelaskan laporan bisnis Anda karena program yang kurang ramah untuk aktivitas semacam ini, akan sukar pula bagi klien atau audiens untuk mengikuti presentasi Anda.

3. PowerPoint miliki kemampuan multimedia lebih baik

Laporan bisnis tak hanya harus jelas dan singkat, melainkan juga harus menarik untuk mencapai efek yang bertahan lama pada pemangku kepentingan, maupun manajemen. Salah satu cara menjadikan presentasi Anda efektif adalah dengan menambahkan berbagai jenis media saat menyajikan laporan bisnis, misalnya dengan foto-foto dan video. Lebih mudah untuk menyisipkan konten multimedia seperti ini ke dalam presentasi Anda lewat PowerPoint, dibandingkan lewat Excel.

4. Dampak visual yang kuat

Dengan PowerPoint, Anda dapat dengan mudah mengubah presentasi sederhana menjadi jauh lebih menarik lewat penggunaan konten multimedia. Ingatlah, bahwa presentasi yang menarik secara visual pun akan meningkatkan fokus audiens. Konten audio dan visual memungkinkan Anda lebih mudah berinteraksi dan berimprovisasi dengan audiens. Namun, tetap atur konten-konten multimedia agar tidak terlalu berlebihan dan menenggelamkan pesan inti Anda.

5. Memudahkan kolaborasi

PowerPoint memungkinkan kita kerja bareng tim ataupun klien dengan lebih produktif dan kolaboratif. Sangat cocok untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan kerja tim. Setiap anggota, yang memiliki akses ke laporan yang dipresentasikan, dapat memberikan kontribusinya atau berkolaborasi selama presentasi. Perangkat lunak diciptakan untuk memudahkan Anda bekerja. Memaksimalkan pemanfaatan PowerPoint untuk pembuatan laporan bisnis adalah langkah awal untuk keberhasilan presentasi Anda. Tidak ada yang lebih menyenangkan melihat wajah-wajah puas klien, pemangku kepentingan, atau manajemen setelah menyaksikan presentasi Anda, yang tidak hanya informatif, melainkan juga menarik secara visual. Dengan demikian, Anda bisa berharap mereka mengambil keputusan tepat, sesuai harapan bersama. Pastikan Anda menggunakan PowerPoint saat membuat laporan bisnis Anda berikutnya. (*)