[Youtube PRESENTA Highlights] 3 Cara Membuat Anggota Tim Lebih Terbuka dan Proaktif

“Jelas, Pak.”
“Aman, Pak.”
“Iya, Pak.”
“Siap, Pak.”

Bagi seorang leader, jawaban seperti ini terdengar melegakan. Kita merasa pesan sudah tersampaikan, anggota tim sudah memahami tugasnya, dan pekerjaan akan berjalan sesuai rencana.

Masalahnya, jawaban “iya” belum tentu menjadi bukti bahwa tim benar-benar paham.

Membuat anggota tim lebih terbuka menjadi penting agar mereka tidak hanya mengiyakan, tetapi juga berani menyampaikan apa yang belum dipahami, kendala yang dihadapi, maupun pendapat yang berbeda.

Ada anggota tim yang mengatakan “siap” karena sungkan menjelaskan kendala. Ada yang takut dianggap tidak kompeten jika bertanya.

Ada pula yang memilih mengiyakan karena leader terlalu dominan, atau sekadar ingin meeting segera selesai.

Di sinilah pemimpin perlu berhenti melihat komunikasi hanya sebagai proses menyampaikan pesan, lalu mulai memastikan apakah pesan tersebut benar-benar dipahami dan berani ditanggapi secara jujur.

Hal ini menjadi langkah awal untuk membuat anggota tim lebih terbuka dalam menyampaikan kondisi yang sebenarnya.

Sebelum membaca lebih lanjut, simak dulu pembahasan lengkapnya melalui video di bawah ini agar kamu dapat mengerti mengapa tim sering mengatakan “Siap, Pak” meskipun kondisi sebenarnya belum tentu aman, dan dapat mengatasinya.

Mengapa Anggota Tim Sulit Terbuka kepada Leader?

Salah satu jebakan dalam komunikasi antara leader dan anggota tim adalah menganggap respons afirmatif sebagai konfirmasi pemahaman.

Leader menjelaskan pekerjaan selama beberapa menit, lalu menutup dengan pertanyaan:

“Sudah jelas, kan?”

Anggota tim menjawab:

“Sudah, Pak.”

Percakapan selesai. Namun beberapa hari kemudian, hasil pekerjaan ternyata tidak sesuai ekspektasi.

Masalahnya bisa terjadi karena pertanyaan seperti “sudah jelas?” hanya memberi dua pilihan sederhana: iya atau tidak.

Dalam hubungan yang memiliki perbedaan kekuasaan, mengatakan “tidak” juga dapat terasa berisiko bagi anggota tim, akhirnya anggota tim memilih diam atau menahan informasi.

Ketika karyawan memilih diam, organisasi kehilangan informasi yang berpotensi berguna untuk memahami masalah dan melakukan perbaikan. 

Rasa tidak berdaya juga berpengaruh terhadap keterbukaan anggota tim.

BKN menemukan bahwa pengalaman merasa memiliki sedikit kekuasaan dapat mendorong kecenderungan untuk diam.

Namun, persepsi bahwa orang yang menjadi tujuan komunikasi terbuka terhadap masukan dapat mengurangi kecenderungan tersebut. 

Dengan kata lain, ketika seorang anggota tim berkata “aman, Pak”, leader tidak cukup hanya mendengar kata aman.

Leader perlu mengetahui:

1. Apa yang sebenarnya aman?
2. Bagian mana yang sudah selesai?
3. Apa yang masih menjadi kendala?
4. Apa risiko yang belum terselesaikan?
5. Apakah ada sesuatu yang belum berani disampaikan?

Psychological Safety untuk Membuat Anggota Tim Lebih Terbuka

Mengapa anggota tim tidak langsung berkata, “Pak, sebenarnya proyek ini sedang bermasalah”?

Salah satu jawabannya adalah psychological safety.

Psychological safety bukan berarti lingkungan kerja yang selalu nyaman, semua pendapat harus disetujui, atau karyawan dibebaskan dari tuntutan performa.

Intinya adalah rasa aman untuk mengambil risiko interpersonal: mengakui bahwa kita belum paham, meminta bantuan, mengutarakan kekhawatiran, menyampaikan kesalahan, atau berbeda pendapat tanpa takut dipermalukan atau dihukum secara tidak proporsional. 

Bayangkan dua kondisi berikut.

Pada tim pertama, seorang staf berkata:

“Pak, menurut saya target minggu ini berisiko tidak tercapai karena vendor belum mengirim material.”

Leader menjawab:

“Kenapa baru bilang sekarang? Begini saja tidak bisa dibereskan?”

Pada tim kedua, leader menjawab:

“Oke, terima kasih sudah menyampaikan. Coba jelaskan kondisi terakhirnya dan risiko terbesarnya. Setelah itu kita lihat opsi yang bisa dilakukan.”

Masalahnya sama. Namun pengalaman psikologis anggota tim sangat berbeda.

Jika respons pertama terus berulang, orang akan belajar bahwa berbicara jujur memiliki biaya.

Akhirnya mekanisme perlindungan diri muncul: memilih kata yang aman, menyembunyikan masalah, menghindari pertanyaan sulit, atau sekadar mengatakan “siap, Pak”.

Inilah sebabnya rasa aman psikologis sangat berkaitan dengan perilaku leader sehari-hari, bukan hanya kebijakan HR. 

Ketika rasa aman ini terbentuk, anggota tim lebih terbuka untuk menyampaikan pendapat, masalah, maupun kekhawatiran kepada leader.

Dampak Ketika Anggota Tim Tidak Terbuka kepada Leader

Tim yang selalu menurut mungkin terlihat nyaman untuk dipimpin. Namun, kepatuhan verbal tidak selalu sama dengan keterlibatan yang sehat.

Justru leader perlu waspada apabila hampir tidak pernah ada pertanyaan, perbedaan pendapat, koreksi, atau berita buruk dari bawah.

Ada beberapa dampak yang perlu diperhatikan:

• Kreativitas dan proses berpikir tim bisa melemah. 

Ketika anggota tim merasa bahwa tugas mereka hanya menyenangkan atasan, mereka memiliki lebih sedikit alasan untuk mengemukakan alternatif, mengkritisi asumsi, atau menyampaikan gagasan perbaikan.

• Leader kehilangan akses terhadap kondisi lapangan yang sebenarnya. 

Ini berbahaya karena anggota tim sering kali mengetahui detail operasional yang tidak terlihat oleh manajemen.

Jika mereka takut menyampaikan berita buruk, masalah dapat tetap tersembunyi sampai dampaknya jauh lebih besar.

• Sense of belonging terhadap pekerjaan dapat terkikis. 

Ketika ide dan kekhawatiran tidak pernah benar-benar didengar, karyawan lebih mudah memandang sebuah proyek sebagai “urusan bos”, bukan sesuatu yang ikut mereka miliki.

3 Strategi Membuat Anggota Tim Lebih Terbuka dan Proaktif

Keterbukaan dalam tim tidak tercipta secara kebetulan, melainkan dibentuk dari kebiasaan-kebiasaan kecil leader di meja diskusi.

Agar anggota tim lebih terbuka, leader perlu menunjukkan bahwa pendapat dan masukan mereka memang memiliki ruang untuk didengar. Leader perlu mengambil inisiatif melalui 3 langkah berikut:

1. Minta Tim Menjelaskan Kembali, Bukan Sekadar Mengatakan “Paham”

Ketika anggota tim berkata:

“Aman, Pak.”

Jangan langsung berpindah ke topik berikutnya.

Tanyakan:

“Coba jelaskan, apa yang kamu maksud dengan aman?”

Atau:

“Coba ceritakan status proyeknya sekarang.”

“Apa yang sudah selesai, apa yang belum?”

“Menurut kamu, risiko terbesar minggu ini apa?”

“Setelah meeting ini, tiga hal apa yang akan kamu kerjakan?”

Pertanyaan seperti ini memiliki dua fungsi.

Pertama, leader dapat memastikan apakah pesan memang sudah dipahami. Kedua, tim didorong keluar dari pola jawaban otomatis dan mulai menjelaskan kondisi secara lebih konkret.

Dalam komunikasi yang bersifat kritis, logika ini mirip dengan check-back atau teach-back: pemahaman diverifikasi melalui kemampuan penerima menjelaskan kembali informasi atau tindakan dengan bahasanya sendiri, bukan hanya dengan berkata “ya”. 

Perbedaannya terletak pada cara bertanya.

Hindari:

“Sudah paham, kan?”

Lebih baik:

“Dari pembahasan tadi, apa yang kamu pahami?”

Hindari:

“Project aman, kan?”

Lebih baik:

“Kalau kamu harus menjelaskan kondisi proyek ini kepada direksi sekarang, apa yang akan kamu sampaikan?”

Dengan pertanyaan kedua, leader memperoleh data, bukan sekadar afirmasi.

2. Jangan Buru-Buru Membetulkan dan Memberi Solusi

Masalah berikutnya sering muncul karena leader merasa dirinya harus selalu memiliki jawaban.

Anggota tim baru mengatakan:

“Pak, kita punya kendala di vendor…”

Leader langsung menjawab:

“Sudah, begini saja. Telepon vendor A, minta kirim besok. Kalau tidak bisa, pindah ke vendor B.”

Masalah mungkin selesai lebih cepat hari itu. Namun jika pola tersebut terjadi setiap saat, anggota tim belajar satu hal: Tidak perlu berpikir terlalu jauh. Nanti bos juga akan memberikan jawabannya.

Dalam jangka panjang, kebiasaan terlalu cepat membetulkan berpotensi mengurangi ruang bagi anggota tim untuk menganalisis masalah dan membangun ownership terhadap solusinya.

Alternatifnya, leader dapat berkata:

“Oke, saya paham ini cukup rumit. Menurut kamu, apa pilihan yang kita punya?”

Kemudian:

“Dari pilihan itu, mana yang menurut kamu paling realistis?”

“Risikonya apa?”

“Apa yang kamu butuhkan dari saya?”

Barulah setelah anggota tim memiliki analisis awal, leader membantu mempertajam.

3. Balik Pola Komunikasi dengan Prinsip 80/20

Dalam banyak meeting, leader justru mendominasi sebagian besar waktu.

Leader menjelaskan masalah, menjelaskan penyebab, memberikan pendapat, menyampaikan solusi, lalu meminta tim melaksanakannya.

Cobalah membalik pola tersebut.

Gunakan porsi bicara leader terutama untuk bertanya, mengklarifikasi, dan menggali, lalu beri ruang yang jauh lebih besar kepada anggota tim untuk menjelaskan kondisi, analisis, kekhawatiran, ide, dan solusi.

Inti prinsipnya adalah mengurangi dominasi leader dan memperbesar ruang bagi anggota tim untuk berpikir serta berbicara.

Dengan ruang komunikasi yang lebih besar, anggota tim lebih terbuka dalam menyampaikan analisis, ide, maupun solusi.

Contohnya, daripada leader berbicara panjang:

“Masalahnya sebenarnya begini. Kamu harusnya melakukan A, lalu B, setelah itu C…”

Coba ubah menjadi:

“Menurut kamu, masalah utamanya di mana?”

Setelah tim menjawab:

“Apa yang membuat kamu berpikir begitu?”

Lanjutkan:

“Pilihan solusinya apa saja?”

Kemudian:

“Mana yang paling kamu rekomendasikan dan kenapa?”

Leader tetap memimpin. Namun kepemimpinannya hadir melalui kualitas pertanyaan, bukan panjangnya monolog.

Panduan Praktis Leader Agar Anggota Tim Lebih Terbuka

Perubahan budaya komunikasi sering dimulai dari perubahan kecil pada pertanyaan leader.

Pertanyaan yang tepat dapat membantu anggota tim lebih terbuka saat menjelaskan kondisi, kendala, maupun pendapat mereka.

Berikut contoh yang dapat langsung digunakan dalam meeting, briefing, one-on-one, atau saat mengecek progres pekerjaan.

Kuncinya bukan membuat setiap meeting menjadi lebih panjang.

Justru tujuannya adalah mendapatkan informasi yang benar lebih awal, sehingga leader tidak membuang waktu memperbaiki kesalahan yang seharusnya sudah bisa terdeteksi saat komunikasi pertama.

Psychological safety juga tidak berarti leader harus menyetujui seluruh masukan. Leader tetap boleh menolak gagasan, mengoreksi kesalahan, memberi standar tinggi, atau mengambil keputusan yang tidak populer.

Yang perlu dijaga adalah agar orang tidak dihukum secara interpersonal hanya karena bertanya, menyampaikan fakta, atau berbeda pendapat dengan cara yang profesional.

Inilah perbedaan antara:

“Saya harus membuat bos senang.”

dan:

“Saya harus membantu tim melihat situasi yang sebenarnya.”

Organisasi membutuhkan yang kedua.

Menjadi Pemimpin yang Tidak Hanya Didengar, tetapi Mau Mendengar bersama PRESENTA

Menjadi pemimpin bukan hanya soal memberi arahan, tetapi juga menciptakan ruang agar anggota tim berani menyampaikan pendapat, kendala, dan ide secara terbuka.

Ketika anggota tim lebih terbuka, leader juga dapat memahami situasi dan kebutuhan tim dengan lebih baik.

PRESENTA percaya bahwa pemimpin yang efektif bukanlah yang selalu memiliki semua jawaban, melainkan yang mampu mendengar, menggali, dan membantu tim menemukan solusi.

Melalui Pelatihan Leadership & Kepemimpinan PRESENTA, leader dapat mengembangkan keterampilan seperti active listening, komunikasi dua arah, pemberian feedback, dan coaching agar tim menjadi lebih terbuka dan proaktif.

Setiap perusahaan memiliki dinamika dan tantangan kepemimpinan yang berbeda. Konsultasikan kebutuhan leadership training organisasi kamu langsung bersama Training Consultant PRESENTA.

Kesimpulan

Komunikasi baru efektif ketika anggota tim memahami apa yang dimaksud, memiliki ruang untuk memberikan respons, dan berani menyampaikan kondisi sebenarnya.

Karena itu, tim yang selalu menjawab “Siap, Pak” tidak selalu menjadi tanda kepemimpinan yang berhasil.

Justru salah satu tanda budaya komunikasi yang sehat adalah ketika anggota tim cukup aman untuk mengatakan:

• “Pak, saya belum paham bagian ini.”

• “Menurut saya ada risiko yang belum kita pertimbangkan.”

• “Saya kurang setuju karena kondisi di lapangan berbeda.”

• “Saya melakukan kesalahan di bagian ini dan perlu kita perbaiki.”

• “Targetnya mungkin tidak tercapai dengan cara sekarang. Saya punya alternatif.”

Kalimat seperti ini mungkin tidak selalu nyaman didengar. Namun bagi seorang leader, informasi tersebut jauh lebih berharga daripada jawaban “aman” yang ternyata tidak sesuai kenyataan.

Karena itu, ketika tim jarang memberikan kabar buruk, jangan langsung berasumsi bahwa tidak ada masalah.

Leader juga perlu bertanya kepada dirinya sendiri:

• “Apakah cara saya merespons selama ini membuat mereka nyaman berkata jujur?”

• “Ketika seseorang membawa masalah, apakah saya mendengarkan atau langsung menyalahkan?”

• “Apakah saya benar-benar meminta pendapat, atau sebenarnya hanya mencari persetujuan?”

• “Siapa yang paling banyak bicara di meeting: saya atau tim?”

• “Kapan terakhir kali seseorang berani tidak setuju dengan saya?”

Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat menjadi checklist sederhana untuk melihat apakah lingkungan yang kita bangun benar-benar memungkinkan komunikasi dua arah.

Simak penjelasan lengkap dan contoh kasusnya melalui video YouTube PRESENTA:

Glosarium

• Psychological Safety: Kondisi ketika anggota tim memiliki keyakinan bahwa lingkungan tim cukup aman untuk mengambil risiko interpersonal, misalnya bertanya, mengakui kesalahan, meminta bantuan, memberikan ide, atau menyampaikan perbedaan pendapat.

• Employee Voice: Perilaku ketika karyawan secara sukarela menyampaikan saran, kekhawatiran, informasi tentang masalah, atau pendapat terkait pekerjaan kepada pihak yang memiliki kewenangan untuk bertindak. 

• Employee Silence: Kondisi ketika karyawan menahan informasi, saran, kekhawatiran, atau pendapat yang sebenarnya relevan bagi organisasi. Silence tidak selalu berarti seseorang tidak memiliki ide; ia bisa memilih untuk tidak menyampaikannya. 

• Leader Inclusiveness: Perkataan dan tindakan seorang pemimpin yang secara aktif mengundang dan menghargai kontribusi anggota tim.

• Active Listening: Proses mendengarkan dengan tujuan memahami pesan secara utuh, bukan sekadar menunggu giliran berbicara.

• Closed-Loop Communication: Pola komunikasi ketika pesan disampaikan, penerima memberikan konfirmasi atau mengulang pemahamannya, kemudian pengirim memverifikasi bahwa pesan sudah diterima dengan benar.

• Check-Back: Teknik memastikan informasi diterima dan dipahami dengan meminta penerima melakukan konfirmasi kembali, lalu pengirim memvalidasi pemahaman tersebut. 

• Sense of Belonging: Perasaan bahwa seseorang diterima, dihargai, dan menjadi bagian dari lingkungan kerja atau kelompok.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apa arti psychological safety di tempat kerja?

Psychological safety adalah kondisi ketika anggota tim merasa cukup aman untuk bertanya, menyampaikan pendapat, mengakui kesalahan, meminta bantuan, atau mengutarakan kekhawatiran tanpa takut dipermalukan atau dihukum secara interpersonal.

2. Mengapa anggota tim selalu mengatakan “Siap, Pak” meskipun belum paham?

Ada banyak kemungkinan. Mereka mungkin sungkan bertanya, takut terlihat tidak kompeten, merasa leader terlalu dominan, atau menganggap bahwa menyampaikan masalah akan menimbulkan konsekuensi negatif.

3. Bagaimana cara memastikan tim benar-benar memahami instruksi?

Jangan hanya bertanya “sudah paham?” Mintalah anggota tim menjelaskan kembali apa yang mereka pahami, langkah yang akan dilakukan, prioritas, risiko, dan hasil yang diharapkan.

4. Bagaimana membuat anggota tim lebih berani bicara jujur kepada leader?

Leader perlu memberikan respons yang aman ketika tim menyampaikan berita buruk, mengundang pendapat sebelum memberikan solusi, tidak mempermalukan orang yang bertanya, serta menunjukkan bahwa perbedaan pendapat yang profesional memang diinginkan.

5. Apakah prinsip komunikasi 80/20 harus selalu diterapkan?

Prinsip 80/20 dalam video PRESENTA merupakan panduan praktis agar leader mengurangi dominasi percakapan dan memberi ruang lebih besar kepada tim untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengusulkan solusi.

Download Proposal Pelatihan Presenta