Materi Pelatihan yang Baik Untuk Karyawan

Materi pelatihan yang baik adalah kunci keberhasilan sebuah training atau pelatihan yang diadakan. Tentu saja, termasuk pelatihan bagi para karyawan. Materi pelatihan karyawan yang baik dapat membantu meningkatkan kualitas SDM di sebuah perusahaan. Dengan SDM yang berkualitas, pada akhirnya yang akan mendapatkan keuntungan adalah perusahaan yang bersangkutan.

Untuk itu, diperlukan materi pelatihan yang efektif, khususnya yang dapat membantu karyawan yang bersangkutan, agar juga dapat lebih efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaannya. Jika karyawan mampu untuk bekerja secara efektif dan efisien, maka mereka akan menjadi karyawan yang semakin professional.

Perbedaan antara materi pelatihan yang baik atau efektif, dengan materi pelatihan yang tidak efektif dapat dilihat dari output yang dihasilkan dari pelatihan itu sendiri. Jika setelah selesai mengikuti pelatihan, karyawan dapat bekerja dengan lebih baik, sesuai dengan materi pelatihan yang diikutinya, maka materi pelatihan tersebut dapat dikatakan cukup baik atau efektif.

Tapi, jika karyawan tidak menunjukkan peningkatan kinerja setelah mengikuti pelatihan, maka bisa jadi materi pelatihan yang diterimanya tidak begitu baik. Materi pelatihan yang baik tidak hanya dilihat dari apa yang disampaikan selama pelatihan, tapi juga bagaimana cara penyampaiannya kepada peserta. Tidak jarang ada pelatihan yang jika dilihat dari materi yang disampaikan, sebenarnya cukup baik. Namun karena cara penyampaiannya yang kurang mengena, akhirnya peserta malah lebih banyak mengantuk selama mengikuti pelatihan.

Pelatihan bagi karyawan diadakan untuk meningkatkan kualitas mereka. Oleh karena itu, materi pelatihan yang diberikan harus memiliki tujuan untuk memperluas wawasan para karyawan, agar mereka dapat lebih professional dalam bidang pekerjaannya. Menjadi lebih professional berarti lebih terampil, serta semakin efektif dan efisien dalam bekerja, sesuai dengan job desc-nya masing-masing.

Secara garis besar, manfaat materi pelatihan yang baik adalah yang dapat membantu para karyawan agar:

• keterampilannya semakin meningkat, sesuai dengan perkembangan dan perubahan zaman dan teknologi
• dapat belajar, sehingga dia semakin kompeten di bidang pekerjaannya
• dapat menyelesaikan masalah atau hambatan yang dialami dalam bidang pekerjaannya
• semakin bertanggung jawab terhadap perkembangan dan kemajuan perusahaan tempatnya bekerja

Untuk bisa mendapatkan manfaat-manfaat tersebut, maka perusahaan dapat mengadakan pelatihan karyawan dengan materi pelatihan yang memadai. Pelatihan bisa diadakan sendiri oleh perusahaan yang bersangkutan, atau bekerja sama dengan penyedia jasa pelatihan yang kompeten dan berkualitas. Penyedia jasa pelatihan yang kompeten dan berkualitas akan membuat materi pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Secara umum, untuk bisa membuat materi pelatihan karyawan yang baik memerlukan beberapa hal yang perlu dilakukan, seperti:

• Mengamati para karyawan yang akan menjadi target pelatihan, seperti kinerja, masalah, budaya kerja, atau yang lainnya. Pengamatan ini perlu dilakukan untuk mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh para karyawan tersebut.
• Setelah mengetahui masalah yang dihadapi oleh karyawan, maka dapat segera ditentukan bentuk pelatihan seperti apa yang sebaiknya diadakan. Selain itu juga dapat dibuat materi pelatihan yang tepat, sesuai dengan permasalahan yang dihadapi.
• Dalam materi pelatihan tersebut dapat disebutkan mengenai apa yang diharapkan oleh para karyawan, khususnya dalam bidang pekerjaannya. Misalnya, materi mengenai keahlian yang mereka butuhkan, atau teknologi baru yang dapat membantu mereka meningkatkan kinerja.
• Materi pelatihan yang disampaikan harus relevan dengan tujuan pelatihan serta kebutuhan perusahaan.

Selain melakukan hal-hal itu, materi pelatihan yang baik juga harus memperhatikan metode pelatihan yang akan dilakukan. Pelatihan karyawan tidak hanya bisa dilakukan di dalam kelas, tapi juga bisa berbentuk on job training atau demonstrasi.

Jika pelatihan dilakukan dengan menggunakan metode on job training, maka materi pelatihan bisa disampaikan lewat instruksi atau contoh kasus. Jadi pelatihan karyawan dibuat seolah-olah karyawan sedang menghadapi masalah yang sesungguhnya, seperti di dunia kerja. Ketika harus memecahkan sebuah masalah, maka karyawan bisa dibantu oleh karyawan senior yang lebih berpengalaman atau oleh trainer. Dengan metode ini, materi pelatihan tidak sekadar dalam bentuk teks, tapi juga berupa langkah-langkah nyata yang bisa dilakukan.

Jika pelatihan karyawan memilih metode demonstrasi, maka materi pelatihan diberikan oleh trainer atau leader dalam bentuk peragaan atau contoh langsung mengenai materi pelatihan. Misalnya, ketika diadakan pelatihan untuk karyawan yang bekerja di bidang marketing, maka trainer akan menunjukkan secara langsung cara marketing yang efektif, seperti menghadapi calon klien atau membuat iklan yang menarik.

Sedangkan jika pelatihan menggunakan metode tatap muka di ruang kelas, maka materi pelatihan dapat merupakan gabungan dari teori, latihan memecahkan masalah, serta praktek langsung di lapangan.

Tentu saja, materi pelatihan yang baik, juga harus memperhatikan target pelatihan, apakah untuk karyawan baru atau karyawan lama. Pelatihan untuk karyawan lama dilakukan untuk meningkatkan kinerja dan wawasan mereka, sedangkan pelatihan untuk karyawan baru lebih ditekankan mengenai pemahaman terhadap budaya perusahaan, prosedur kerja, serta target pekerjaan yang harus dilakukan.

Jenis-jenis materi pelatihan untuk karyawan baru misalnya mengenai:

Pengenalan terhadap lingkungan perusahaan

Materi pelatihan ini sangat penting bagi para karyawan baru, supaya mereka dapat lebih cepat beradaptasi dengan tempat kerja barunya.

Pemahaman mengenai lingkungan kerja ini contohnya mengenai kondisi lingkungan kerja, peraturan perusahaan dan budaya kerja yang berlaku di perusahaan tersebut.

Dengan mengetahui lingkungan perusahaan secara umum, maka para karyawan baru dapat mempersiapkan dirinya dengan lebih baik. Materi pelatihan mengenai lingkungan perusahaan akan membuat karyawan semakin mengetahui apa yang sebenarnya diharapkan perusahaan dari dirinya.

Prosedur standar operasional (Standard Operasional Procedure)

Prosedur standar operasional atau yang lebih dikenal dengan SOP sangat penting diketahui oleh para karyawan, agar mereka dapat bekerja sesuai dengan standar yang berlaku. Dengan demikian, maka diharapkan mereka dapat mencapai target yang diberikan, serta menjaga kreadibilitas perusahaan.

Ketika karyawan mematuhi SOP, maka kesalahan atau kecelakaan kerja dapat diminimalisir. Selain itu, karyawan baru itu juga akan mengerti mengenai wilayah kerja dan tanggung jawabnya, juga pihak-pihak lain yang berkaitan dengannya.

Selain meminimalkan kesalahan dan kecelakaan kerja, mematuhi SOP juga diharapkan dapat membantu karyawan untuk mencapai hasil kerja yang diinginkan, yang lebih terkontrol serta sesuai dengan standar yang diterapkan oleh perusahaan.

Sedangkan jenis-jenis materi pelatihan yang dapat diberikan untuk para karyawan lama dapat berupa:

Pelatihan untuk memperkuat team work

Tidak bisa dipungkiri, soliditas team work di antara para karyawan yang sudah lama bekerja di sebuah perusahaan dapat semakin kuat, tapi juga bisa menjadi renggang. Karena terlalu lama bekerja sama, masing-masing karyawan dapat ‘lupa’ untuk menjaga kekompakan dengan rekan-rekan setimnya. Berkurangnya kekompakan bisa juga karena masing-masing anggota tim kerja terlalu sibuk dengan pekerjaannya masing-masing.

Bila kekompakan tim kerja sudah mulai berkurang, maka pelatihan team work dapat diberikan kepada para karyawan lama ini. Tujuannya tentu saja untuk kembali merekatkan hubungan kerja, serta untuk meningkatkan produktivitas.

Pelatihan untuk meningkatkan motivasi kerja

Motivasi kerja bisa saja berkurang di antara karyawan-karyawan lama. Penyebabnya bisa bermacam-macam, seperti bosan, terlalu menikmati zona nyaman, atau merasa kurang mendapatkan penghargaan dari perusahaan.

Untuk membuat materi pelatihan mengenai peningkatan motivasi kerja ini, tentu saja penyelenggara pelatihan harus mengamati terlebih dahulu, apa yang menyebabkan motivasi kerja karyawan berkurang. Setelah penyebabnya diketahui, barulah bisa dibuat materi pelatihan yang tepat.

Mengapa materi pelatihan meningkatkan motivasi kerja sangat penting? Karena dengan motivasi kerja yang cukup, maka karyawan juga akan menunjukkan kinerja yang cukup, yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai target yang telah ditetapkannya.

Bagaimana Cara Membuat Materi Pelatihan yang Efektif?

Membuat materi pelatihan yang baik tentu membutuhkan kemampuan yang baik pula, khususnya jika perusahaan memutuskan untuk mengadakan pelatihan sendiri, tanpa bantuan dari perusahaan penyelenggara pelatihan.

Yang paling penting dalam membuat materi pelatihan adalah dengan memperhatikan, apakah materi tersebut telah sesuai dengan target dan tujuan diadakannya pelatihan, serta apakah dapat dimengerti dengan mudah oleh peserta pelatihan. Jika materi pelatihan mudah dimengerti, maka peserta pelatihan dapat lebih mudah menyerap materi pelatihan tersebut. Pada akhirnya, ketika pelatihan selesai dan mereka harus kembali bekerja, para karyawan itu dapat menerapkan apa yang diberikan saat pelatihan dengan baik.

Agar materi pelatihan dapat lebih efektif, tentu saja trainer harus benar-benar memahami kebutuhan karyawan. Pemilihan trainer harus benar-benar selektif, agar sesuai dengan kebutuhan. Trainer yang tepat adalah orang yang benar-benar mengerti akan permasalahan yang dihadapi, juga apa yang dibutuhkan oleh peserta pelatihan. Dengan begitu, maka dia akan mampu untuk membuat materi pelatihan yang tepat.

Jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan jasa penyedia trainer dari luar perusahaan, maka pihak perusahaan harus benar-benar memberikan informasi yang dibutuhkan. Informasi-informasi itu antara lain adalah jenis pelatihan yang diinginkan, peserta pelatihan yang dijadwalkan untuk ikut, tujuan pelatihan yang diharapkan, serta karakteristik karyawan yang akan mengikuti pelatihan. Informasi-informasi itu penting bagi penyedia pelatihan untuk bisa menentukan trainer yang sesuai dengan yang dibutuhkan.

Namun, jika perusahaan akan melakukan pelatihan sendiri, tanpa bantuan dari pihak penyelenggara pelatihan, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun dan membuat materi pelatihan yang baik, yaitu:

1. Membuat catatan penting mengenai kebutuhan pelatihan untuk para karyawan perusahaan. Catatan ini misalnya mengenai masalah-masalah yang dihadapi di dalam lingkungan kerja, yang sering ditemui di antara para karyawan.

Membuat catatan seperti ini dapat membantu saat penyusunan materi pelatihan, karena akan semakin mengerucutkan materi pelatihan yang akan dibuat. Semakin tajam permasalahan yang dihadapi, maka materi pelatihan yang dibuat juga akan semakin fokus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dengan demikian, penyusunan materi pelatihan akan semakin lebih mudah.

2. Buat materi pelatihan yang sesuai kebutuhan.

Sesuai kebutuhan di sini, selain sesuai dengan permasalahan yang dihadapi atau tujuan pelatihan yang ingin dicapai, juga disesuaikan dengan karakteristik para karyawan yang akan mengikuti pelatihan.

Setiap perusahaan memiliki budaya kerjanya masing-masing. Budaya kerja itu akan membuat karyawannya juga memiliki karakteristiknya sendiri. Ada karyawan perusahaan yang karakteristikanya serius dan tidak suka basa-basi, tapi ada juga karyawan perusahaan yang senang bercanda dan lebih santai.

Materi pelatihan yang sesuai dengan karakteristik karyawan tentu akan lebih mudah dipahami oleh para karyawan yang bersangkutan.

3. Melibatkan peserta pelatihan

Pelatihan karyawan yang hanya bersifat satu arah dapat membuat peserta pelatihan cepat bosan. Untuk itu, para peserta harus dilibatkan dalam pelatihan. Trainer harus membuat materi pelatihan yang memungkin peserta pelatihan lebih terlibat, misalnya dengan melakukan permainan, simulasi, atau tanya jawab.

Jika peserta pelatihan banyak dilibatkan, maka mereka akan semakin memahami materi pelatihan yang diberikan.

4. Membuat handout

Walaupun trainer akan berperan penting dalam menyampaikan materi pelatihan, namun handout akan membantu peserta pelatihan dalam mengikuti pelatihan tersebut. Isi handout ini tidak perlu detail, cukup mengenai hal-hal terpenting yang disampaikan saat pelatihan.

Tips Dalam Menyusun Materi Pelatihan yang Baik

Menyusun materi pelatihan yang baik dan efektif memang tidak mudah, tapi juga bukan hal yang sangat sulit untuk dilakukan. Yang paling penting adalah menyesuaikan materi pelatihan dengan dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut ada tips bagi yang ingin menyusun materi pelatihan yang baik dan efektif:

• Melakukan pengamatan untuk menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan
• Menentukan tema pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
• Cantumkan poin-poin penting dalam materi pelatihan

Poin-poin penting ini adalah hal-hal yang harus dimengerti, dipahami, atau dikuasai oleh para karyawan yang menjadi peserta pelatihan.

• Buat materi yang melibatkan peserta pelatihan, misalnya dengan simulasi, contoh kasus, atau permainan

Setelah menyusun materi pelatihan, hal penting lain yang harus dilakukan adalah dengan melakukan evaluasi materi pelatihan. Evaluasi materi pelatihan ini dilakukan setelah pelatihan selesai. Evaluasi bisa dilakukan dengan mengamati kinerja karyawan yang baru saja mengikuti pelatihan. Jika hasilnya sesuai dengan ekspektasi perusahaan, maka bisa dikatakan bahwa materi pelatihan tersebut baik dan efektif.

Penyusunan materi pelatihan yang baik sebaiknya melibatkan pihak-pihak yang kompeten di bidangnya. Oleh karena itu, perusahaan bisa bekerja sama dengan perusahaan penyedia jasa pelatihan yang kompeten dan sudah terbukti kualitasnya. Untuk melihat perusahaan penyedia jasa pelatihan yang berkualitas, bisa dilihat dari latar belakang para trainer yang disediakan, juga daftar klien yang pernah menggunakan jasa mereka.

Memang, menggunakan jasa perusahaan penyedia pelatihan membutuhkan dana yang tidak sedikit. Tapi, jika perusahaan mampu untuk mengadakan pelatihan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, maka pelatihan akan menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas. Dana pelatihan yang dikeluarkan akan menjadi investasi yang sangat bernilai. Sumber daya manusia yang berkualitas akan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan.