Pendidikan dan pelatihan merupakan serangkaian kegiatan atau proses untuk meningkatkan keterampilan kerja yang mencakup hal-hal teknis, maupun manajerial.
Pendidikan lebih berorientasi pada teori. Biasanya dilakukan di dalam kelas, berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dan menjawab pertanyaan-pertanyaan “mengapa”. Sedangkan pelatihan lebih berorientasi pada praktek, dilakukan di lapangan atau area kerja, memakan waktu lebih sedikit, dan biasanya menjawab “bagaimana”.
Manfaat pendidikan dan pelatihan tidak hanya akan dirasakan oleh karyawan/anggota organisasi, melainkan juga perusahaan/organisasi. Bagi karyawan/anggota organisasi, diklat akan membantu mereka untuk membuat keputusan lebih baik. Kemampuan mereka menyelesaikan masalah pun akan semakin baik.
Lewat pendidikan dan pelatihan karyawan/anggota organisasi akan terpacu untuk terus meningkatkan kemampuan kerja. Dengan kapabilitas yang semakin tebal, karyawan/anggota organisasi semakin terbantu untuk mengatasi stres, rasa frustrasi, serta konflik. Masih banyak lagi manfaat yang akan terasa dari program diklat ini bagi mereka.
Sementara bagi perusahaan atau organisasi, pendidikan dan pelatihan akan meningkatkan produktivitas kerja sebagai keseluruhan. Karyawan/anggota organisasi yang semakin cermat melaksanakan tugasnya setelah mengikuti program diklat, akan mendorong terjadinya penghematan (efisiensi).
Koordinasi antar-SDM atau satuan kerja akan semakin lancar, demikian pula komunikasi antara atasan dengan bawahan. Proses pengambilan keputusan pun bisa menjadi lebih cepat dan tepat karena melibatkan karyawan/anggota organisasi yang lebih bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, bukan hanya sekedar melaksanakan perintah atasan.
Melihat manfaat di atas, jelaslah bahwa pendidikan dan pelatihan memegang peranan penting untuk mendapatkan hasil yang maksimal, baik bagi perusahaan/organisasi, maupun individu. Perusahaan/organisasi yang baik pun akan menempatkan diklat bagi SDM sebagai investasi, alih-alih cost.
Sayangnya, masih banyak perusahaan/organisasi yang menganggap pendidikan dan pelatihan ini sebagai beban keuangan perusahaan. Tentu saja ini anggapan yang keliru. SDM adalah salah satu modal penting perusahaan/organisasi. Di tangan SDM berkapabilitas tinggi, kinerja perusahaan/organisasi pun akan
Investasi tak melulu harus berupa hal-hal fisik. Ada juga yang bersifat nonfisik. Nonfisik inilah yang di antaranya berwujud pendidikan dan pelatihan. Nah, lalu bagaimana cara kita, sebagai pemilik perusahaan atau organisasi, maupun departemen yang bertanggung jawab terhadap hal itu, untuk memaksimalkan pendidikan dan pelatihan sebagai investasi?
Langkah-langkah berikut mungkin dapat Anda terapkan dan kembangkan sendiri, sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan/organisasi:
1. Menuliskan deskripsi pekerjaan/tugas
Cara terbaik untuk memaksimalkan investasi dalam pendidikan dan pelatihan adalah dengan mengetahui mengapa Anda menerapkan kegiatan ini terhadap SDM perusahaan/organisasi dan jenis pendidikan dan pelatihan seperti apa yang mereka perlukan.
Tuliskanlah deskripsi tugas semua SDM secara rinci, meski mereka telah bekerja untuk perusahaan/organisasi sangat lama. Tuliskan itu semua seolah-olah posisi mereka ini belum terisi, sehingga Anda dapat menentukan nilai dan kontribusinya untuk perusahaan/organisasi.
Setelah semuanya ditulis mendetil, bandingkanlah antara keahlian-keahlian yang diperlukan untuk setiap pekerjaan dengan keahlian SDM Anda. Langkah ini akan membantu Anda menentukan siapa yang paling memerlukan pendidikan dan pelatihan, serta jenis diklat yang tepat.
2. Milikilah beberapa alternatif tempat diklat atau pengajar/pelatih
Dengan memiliki sejumlah pilihan, Anda akan dapat memilih mana yang paling sesuai untuk perusahaan/organisasi, sekaligus masuk ke dalam anggaran yang Anda siapkan. Mintalah rekomendasi atau ulasan objektif dari orang-orang yang telah menghadiri sesi pendidikan dan pelatihan mereka.
Bagaimana jika penyelenggara diklat kerja yang Anda taksir berada di luar kota Anda, cobalah untuk mencari lembaga diklat lokal dan tanyakan apakan mereka dapat meniru kurikulum yang dimiliki lembaga diklat di luar kota tadi, sekaligus memastikan biayanya. Bukankan akan lebih menguntungkan, jika dapat menekan biaya dari langkah ini?
3. Siapkan anggaran
Tentukan berapa banyak yang bisa perusahaan/organisasi Anda belanjakan untuk memberikan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan/anggota organisasi. Langkah menentukan anggaran ini mestilah juga memasukkan pertimbangan tentang mana saja SDM yang paling memerlukan program ini dan siapa yang akan menyetujui pengeluaran biaya.
Selain itu, pertimbangkan pula biaya mana saja yang akan di-cover perusahaan/organisasi, mana yang tidak. Siapkan kebijakan mengenai reimbursement dan formulir bagi calon peserta pendidikan dan pelatihan untuk mengajukan permintaan penggantian biaya.
Jika sesi diklat dilakukan secara in-house, hitung juga biaya diklat, kemungkinan untuk menambah jam kerja SDM lain yang menggantikan sementara tugas-tugas SDM yang mengikuti diklat, materi-materi diklat, dan sebagainya.
4. Melacak hasil diklat
Selalu periksa hasil program pendidikan dan pelatihan, apakah telah memenuhi harapan perusahaan/organisasi. Hasil ini bisa berupa meningkatknya produktivitas, meningkatnya kepuasan klien, berkurangnya kesalahan, berkurangnya konflik, membaiknya koordinasi,d an sebagainya.
Anda juga bisa berdiskusi dengan mereka pascadiklat untuk melihat apa yang telah mereka pelajari. Ini akan membantu Anda menentukan, apakah program diklat bermanfaat atau barangkali ada aspek-aspek tertentu yang perlu ditingkatkan.
5. Melindungi investasi
Jika program pendidikan dan pelatihan SDM ini merupakan permintaan SDM karyawan atau anggota organisasi, misalnya karyawan bagian akunting minta ijin untuk ikut seminar perpajakan, tentukan periode kerja yang harus dipenuhinya untuk diganti.
Misalnya, kalau Anda membayar perjalanannya, kemudian dia malah resign dalam periode waktu sekian bulan setelah diklat, karyawan tersebut harus menyepakati untuk mengganti biaya perjalanan diklat.
Jangan terlalu khawatir menggelontorkan biaya untuk keperluan yang satu ini. Sekali lagi, pendidikan dan pelatihan adalah investasi, baik bagi individu karyawan/anggota organisasi, maupun perusahaan/organisasi. Kelolalah ini dengan baik, pelajari langkah-langkahnya agar biaya yang Anda atau perusahaan/organisasi keluarkan kembali dalam bentuk manfaat yang lebih besar lagi. (*)
