Belajar Presentasi Bisnis ala Pakar Presentasi Efektif: Review Buku Present it So They Get it

Dalam dunia bisnis yang dinamis dan kompetitif, kemampuan untuk menyampaikan presentasi yang efektif merupakan keterampilan yang sangat berharga.

Banyak presentasi gagal karena berbagai alasan, termasuk terlalu banyak informasi, desain slide yang buruk, pilihan visual yang membingungkan, dan kurangnya persiapan.

Untuk mengatasi masalah ini, Dave Paradi, seorang pakar presentasi bisnis yang diakui sebagai MVP Microsoft untuk presentasi, memperkenalkan metode yang disebut RAPIDS.

Metode ini membantu presenter menciptakan presentasi yang tidak hanya informatif tetapi juga mudah dipahami dan berdampak.

Artikel ini akan membahas teknik-teknik presentasi bisnis yang efektif berdasarkan pendekatan RAPIDS dari Dave Paradi.

Setiap elemen dalam RAPIDS akan dijelaskan secara mendalam untuk memberikan panduan komprehensif dalam menciptakan presentasi yang sukses.

Masalah Utama dalam Presentasi Bisnis

Sebelum membahas metode RAPIDS, penting untuk memahami beberapa masalah umum yang sering kali menghambat efektivitas presentasi bisnis:

1. Terlalu Banyak Informasi

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan oleh banyak presenter adalah mencoba memasukkan terlalu banyak informasi dalam satu presentasi.

Akibatnya, audiens merasa kewalahan dan sulit memahami pesan utama.

2. Desain Slide yang Buruk

Desain slide yang tidak menarik atau membingungkan dapat mengalihkan perhatian audiens dari konten yang disampaikan.

Pilihan warna yang buruk, font yang sulit dibaca, dan penggunaan visual yang tidak relevan adalah beberapa contoh desain yang tidak efektif.

3. Pilihan Visual yang Membingungkan

Penggunaan grafik, gambar, atau tabel yang tidak sesuai dengan konteks presentasi dapat membingungkan audiens daripada membantu mereka memahami informasi.

4. Kurangnya Persiapan

Persiapan yang kurang matang sering kali mengakibatkan presentasi yang tidak terstruktur dan penyampaian yang tidak lancar.

Ini dapat mengurangi kredibilitas presenter dan membuat audiens kehilangan minat.

Pendekatan RAPIDS: Solusi untuk Presentasi Efektif

Dave Paradi mengembangkan pendekatan RAPIDS sebagai solusi untuk masalah-masalah umum dalam presentasi bisnis.

Metode ini RAPIDS dapat membantu kita untuk memiliki presentasi efektif pada berbagai situasi presentasi bisnis.

RAPIDS adalah singkatan dari:

• Real Goals (Tujuan Nyata)

• Audience Analysis (Analisis Audiens)

• Presentation Outline (Kerangka Presentasi)

• Information That Is Laser Focused (Fokus Informasi)

• Detailed Plan For Each Slide (Detail untuk Setiap Slide)

• Sufficiently Prepared to Present (Persiapan yang cukup untuk presentasi)

Setiap elemen dalam RAPIDS memberikan panduan langkah demi langkah untuk menciptakan presentasi efektif, yaitu presentasi yang lebih terstruktur, fokus, dan sesuai dengan audiens.

1. Real Goals (Tujuan Nyata)

Real Goals adalah fondasi dari setiap presentasi. Presenter harus jelas mengenai apa yang mereka harapkan audiens lakukan atau pahami setelah presentasi selesai.

Tanpa tujuan yang jelas, presentasi akan kehilangan arah dan dampaknya terhadap audiens.

Tujuan yang jelas dan terukur akan membantu presenter tetap fokus selama penyusunan dan penyampaian materi.

Anda bisa mencoba membuat tujuan yang jelas dengan mengisi kalimat berikut.

“Setelah Presentasi, audiens saya akan ….”

Bayangkan setelah presentasi selesai, apa yang akan dilakukan audiens, apa yang akan diketahui audiens, apa yang akan disetujui audiens, perubahan apa yang akan terjadi dengan audiens, dan sebagainya.

Menentukan tujuan yang tepat sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh struktur dan isi presentasi.

2. Audience Analysis (Analisis Audiens)

Langkah kedua dalam RAPIDS adalah memahami audiens melalui analisis audiens.

Dengan memahami siapa audiens Anda, apa peran atau jabatannya, level pengetahuan mereka, dan sikap mereka terhadap topik.

Dengan mengetahui ini, Anda bisa mengetahui apa yang audiens Anda butuhkan.

Ini membantu memastikan bahwa pesan Anda akan tersampaikan dengan baik dan mendapatkan respon positif dari audiens.

Analisis audiens melibatkan pengumpulan informasi tentang karakteristik, kebutuhan, dan preferensi audiens.

Hal ini mencakup:

• Siapa Audiens Anda: Memahami posisi audiens dalam organisasi akan membantu dalam menyusun pesan yang relevan dan sesuai.

• Level Pengetahuan: Mengetahui tingkat pengetahuan audiens tentang topik akan menentukan seberapa mendalam Anda harus menjelaskan konsep-konsep tertentu.

• Sikap terhadap topik: Mengidentifikasi sikap audiens terhadap topik dapat membantu dalam menyesuaikan pendekatan untuk memenangkan hati mereka.

• Level kredibilitas: Tergantung siapa yang Anda hadapi, jika audiens dan Anda saling kenal, maka bisa jadi audiens lebih punya trust atau mempunyai nilai kredibilitas terhadap Anda.
  
  Namun jika audiens belum mengenal anda, audiens belum memiliki trust kepada Anda.
  Maka kita harus bisa menyesuaikan bagaimana untuk menunjukkan sisi kredibilitas yang tepat.

• Style/format: Setiap audiens punya preferensi atau style sendiri, contohnya ada atasan yang lebih suka slide yang singkat saja. Ketahuilah style/format untuk audiens Anda.

Dengan memahami audiens secara mendalam, Anda dapat menyusun presentasi yang lebih efektif dan lebih mungkin mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Presentation Outline (Kerangka Presentasi)

Kerangka presentasi adalah peta jalan yang membantu presenter mengorganisasikan ide-ide secara logis dan koheren. Membuat kerangka presentasi yang baik melibatkan beberapa langkah:

• Mulai dari Tujuan Akhir: Tentukan hasil atau tindakan yang Anda harapkan dari audiens setelah presentasi selesai.

• Petakan Presentasi: Susun poin-poin tersebut secara logis, misalnya dari yang paling umum ke yang paling spesifik atau dari masalah ke solusi.

• Identifikasi Poin-Poin Utama: Bagilah topik presentasi menjadi beberapa bagian utama yang akan menjadi fokus presentasi.

• Tambahkan Informasi Pendukung: Sertakan data, grafik, atau contoh untuk mendukung setiap poin utama.

Kerangka presentasi yang baik akan memastikan bahwa alur presentasi mudah diikuti dan pesan utama disampaikan dengan jelas.

4. Information That Is Lasser Focused (Fokus Informasi)

Audiens yang bingung akan kesulitan untuk membuat keputusan.

Menampilkan informasi yang fokus dan relevan sangat penting.

Hindari menyajikan detail yang tidak perlu, yang hanya akan membingungkan audiens.

Pada tahap ini, fokuslah pada informasi yang paling relevan dengan tujuan presentasi. Ada beberapa strategi untuk menyaring informasi:

Tiga Pertanyaan Strategis:

• Apakah informasi ini akan membawa audiens lebih dekat ke tujuan presentasi?

• Apakah ini merupakan ringkasan atau detail?

• Apakah ini informasi yang penting atau hanya “just in case” ini dibutuhkan?

Strategi 3R:

• Ranking: Urutkan informasi berdasarkan tingkat kepentingannya.

• Reduce: Kurangi jumlah informasi menjadi yang paling penting.

• Refresh: Perbaiki penyampaian informasi agar lebih menarik dan mudah dipahami.

• Mengubah Data ke Informasi ke Insights

Data adalah kumpulan angka-angka mentah, kemudian olahlah data tersebut menjadi informasi (data yang sudah dibandingkan dan dikalkulasi).

Dari informasi, temukanlah cerita dibaliknya, apa yang sebenarnya ingin diketahui, dicari, dan ditemukan audiens, inilah yang disebut Insights.

Itulah 3 strategi dalam menampilkan informasi yang fokus pada presentasi Anda.

Fokus pada informasi yang tepat akan memastikan bahwa presentasi Anda tidak berlebihan dan tetap relevan bagi audiens.

5. Detail for each Slide (Detail untuk Setiap Slide)

Desain slide yang baik adalah kunci untuk menyampaikan pesan secara efektif.

Beberapa elemen yang perlu diperhatikan dalam desain slide adalah:

• Headline yang Efektif: Berilah judul yang merupakan ringkasan yang menggambarkan pesan utama slide tersebut.

• Visual yang Tepat: Pilih visual yang mendukung pesan yang ingin disampaikan dan hindari penggunaan gambar atau grafik yang tidak relevan.

• Kontras Warna: Pastikan kontras warna cukup untuk memudahkan pembacaan, terutama di ruang presentasi dengan pencahayaan yang bervariasi.

• Informasi Pendukung: Tambahkan data atau contoh yang relevan untuk mendukung poin utama pada slide tersebut.

Desain slide yang baik tidak hanya memperindah presentasi, tetapi juga membantu audiens memahami dan mengingat informasi yang disampaikan.

6. Sufficiently Prepared to Present (Persiapan dengan Baik)

Latihan adalah kunci untuk memastikan presentasi berjalan lancar.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk latihan yang efektif adalah:

• Practice: Latih presentasi secara keseluruhan beberapa kali. Fokus pada alur, timing, dan intonasi.

• Rehearse: Latih presentasi di depan orang lain untuk mendapatkan feedback. Ini akan membantu Anda mengetahui area mana yang perlu diperbaiki.

• Persiapan Teknis: Pastikan semua peralatan yang akan digunakan dalam presentasi berfungsi dengan baik, termasuk proyektor, mikrofon, dan laptop.

Latihan yang baik akan meningkatkan kepercayaan diri Anda dan memastikan bahwa presentasi Anda berjalan dengan lancar tanpa hambatan teknis.

Penerapan RAPIDS pada Berbagai Jenis Presentasi

Pendekatan RAPIDS dapat diterapkan pada berbagai jenis presentasi, termasuk:

1. Training/Pendidikan
   Tujuannya adalah untuk mentransfer pengetahuan dan keterampilan kepada audiens.
   
   Dengan RAPIDS, Anda dapat memastikan bahwa materi yang disampaikan jelas dan dapat diterapkan oleh audiens.

2. Update Status
   Presentasi jenis ini dilakukan untuk menyampaikan perkembangan proyek atau situasi terkini.
   
   Tujuannya adalah untuk meyakinkan audiens bahwa situasi terkini baik.
   
   Ataupun meminta bantuan/support untuk situasi terkini.
   
   Pendekatan RAPIDS membantu memastikan bahwa informasi yang disampaikan ringkas dan langsung pada intinya.

3. Sales
   Presentasi jenis ini dilakukan untuk membujuk audiens untuk membeli produk atau jasa.
   
   Sebelum membeli, audiens perlu diyakinkan terlebih dahulu.
   
   Maka, presentasi jenis ini seringkali memiliki tujuan untuk meyakinkan audiens bahwa kita bisa menyelesaikan permasalahan mereka.
   
   RAPIDS dapat membantu meningkatkan efektivitas presentasi penjualan.

4. Rekomendasi
   Presentasi ini dilakukan untuk menawarkan solusi atau rekomendasi kepada audiens.
    
   Tujuannya seringkali untuk meyakinkan audiens setuju dan bertindak dari rekomendasi yang kita berikan.
   
   Dengan menggunakan RAPIDS, presenter dapat menyusun argumen yang kuat dan meyakinkan audiens untuk menerima rekomendasi tersebut.

Kesimpulan

Presentasi efektif adalah hasil dari perencanaan yang matang, pemahaman mendalam tentang audiens, dan desain yang efektif.

Pendekatan RAPIDS yang diajarkan oleh Dave Paradi memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk menciptakan presentasi yang informatif, menarik, dan berdampak.

Dengan menerapkan RAPIDS, Anda dapat memastikan bahwa presentasi Anda tidak hanya akan dipahami oleh audiens tetapi juga diingat dan diapresiasi.