Pentingnya Komunikasi Efektif Dalam Organisasi

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, tentunya diisi oleh berbagai jenis manusia. Demi terwujudnya organisasi yang yang berkembang dan maju, manusia-manusia yang berkumpul di sana haruslah sering berinteraksi satu sama lain.

Proses interaksi di antara manusia itulah yang disebut dengan proses berkomunikasi. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang menghasilkan kesamaan pendapat di antara para pelakunya.

Sebuah proses komunikasi bisa saja gagal, jika para pelakunya justru malah saling salah paham, bahkan hingga mengalami ketegangan. Inilah yang disebut dengan miskomunikasi.

Miskomunikasi pada umumnya terjadi akibat para anggota organisasi mengabaikan atau menganggap sepele masalah komunikasi ini. Padahal, kunci keberhasilan suatu organisasi adalah komunikasi.

Jika komunikasi di dalamnya berlangsung dengan baik, maka organisasi tersebut dapat berkembang dan maju.

Sebuah proses komunikasi dapat berhasil jika dilakukan dengan efektif. Proses komunikasi dikatakan sebagai komunikasi efektif jika orang yang bertugas sebagai penyampai pesan (komunikator) dapat menyampaikan pesan-pesan yang dimaksud kepada audiens atau penerima pesan (komunikan) dengan baik.

Artinya, pesan tersebut disampaikan oleh komunikator kepada komunikan, yang dimengerti dan dipahami secara utuh oleh komunikan tersebut.

Jika pesan disampaikan dengan baik, maka komunikan akan memberikan umpan balik atau feedback yang sesuai dengan harapan komunikator.

Komunikasi Efektif dalam Organisasi atau Perusahaan

Sebuah perusahaan termasuk sebagai sebuah organisasi. Keberhasilan sebuah perusahaan ditentukan oleh keberhasilan proses komunikasi antara atasan dan bawahan, baik secara keseluruhan perusahaan, maupun di setiap departemen yang ada di dalamnya.

Ketika para pemimpin di perusahaan atau departemen dapat berkomunikasi secara efektif dengan bawahan atau anak buahnya, maka pesan yang disampaikan akan diterima dengan baik.

Dalam sebuah organisasi perusahaan, komunikasi efektif memiliki peran yang sangat penting, karena bermanfaat untuk:

• Meningkatkan produktivitas
• Mengatasi atau menghindari konflik
• Membantu mengembangkan potensi setiap karyawan
• Membentuk suasana kerja yang kondusif dan professional

Di dalam sebuah perusahaan, keberhasilan tim kerja sangat ditentukan oleh pola komunikasi yang terbentuk antara pemimpin dan para anggota timnya.

Komunikasi yang efektif dapat menyampaikan semua informasi penting yang harus diketahui oleh semua anggota tim. Informasi tersebut bisa berupa instruksi kerja, target perusahaan, peran yang harus dijalankan oleh masing-masing anggota tim, sampai masalah yang dihadapi oleh anggota tim.

Dengan komunikasi yang efektif, maka langkah setiap anggota tim kerja dapat lebih terarah dalam melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing untuk menuju tujuan yang sama, yang dikehendaki oleh perusahaan.

Langkah awal dalam membentuk komunikasi efektif di dalam perusahaan adalah dengan mengembangkan kepercayaan di dalam setiap tim kerja. Jika masing-masing anggota tim kerja dapat percaya satu sama lain, maka komunikasi akan menjadi lebih terbuka.

Dengan komunikasi yang lebih terbuka, maka setiap anggota tim akan menjunjung tinggi kejujuran. Kejujuran inilah yang dapat meningkatkan integritas, baik personal maupun kelompok. Integritas yang baik dapat membuat suasana kerja menjadi lebih kondusif.

Selain itu, jika di dalam sebuah tim kerja sudah terjalin komunikasi yang efektif, maka waktu kerja akan semakin efektif dan efisien.

Hal ini karena masing-masing anggota tim sudah memahami tanggung jawabnya masing-masing.

Mereka juga sudah mengetahui kelebihan dan kekurangan sesama anggota timnya, sehingga dapat bergerak cepat jika ada rekannya yang membutuhkan bantuan.

Sebaliknya, jika dalam perusahaan tidak terjalin komunikasi yang efektif, maka di dalam tim kerja tersebut tidak akan ada kejujuran.

Masing-masing berusaha menutupi kekurangannya sendiri dan lebih menonjolkan kelebihannya. Tidak akan terjadi kerja sama yang baik di sini karena semuanya sibuk memikirkan diri sendiri.

Otomatis, tim tidak akan bekerja secara efisien dan semakin tinggi risikonya untuk terjadi konflik.

Agar di dalam perusahaan dapat dibangun sebuah kebiasaan komunikasi efektif, maka diperlukan visi dan misi yang jelas.

Setiap anggota organisasi perlu untuk mengetahui dan mendukung visi dan misi ini. Agar visi dan misi mendapatkan dukungan dari seluruh anggota tim, maka tentu saja visi dan misi itu harus ditujukan demi kebaikan dan kesejahteraan bersama.

Strategi Komunikasi Efektif di Perusahaan

Komunikasi efektif dalam sebuah perusahaan memiliki manfaat yang sangat penting, karena dengan komunikasi efektif, maka akan terwujud suatu kerja sama yang solid di antara setiap anggota tim kerja.

Salah satu sarana untuk tercapainya komunikasi efektif adalah menguasai seni berbicara.

Seni berbicara bukan hanya untuk di atas panggung, tapi juga untuk menjalin relasi dengan sesama anggota perusahaan, baik dengan rekan kerja, dengan atasan, maupun dengan anak buah.

Semua memiliki tekniknya tersendiri.

Lalu, bagaimana cara menerapkan teknik komunikasi efektif di perusahaan, agar bisa mendapatkan tim kerja yang solid, efektif dan efisien?

1. Selalu menghargai pendapat

Karena setiap manusia memiliki keunikan karakternya masing-masing, maka perbedaan akan selalu menjadi keniscayaan.

Berbeda pendapat atau cara pandang adalah hal yang lumrah dan bisa terjadi di mana saja, termasuk di dalam lingkungan perusahaan.

Yang penting adalah bagaimana agar perbedaan tersebut tidak menimbulkan konflik atau perselisihan.

Caranya adalah dengan saling menghargai. Dengan menghargai sesuatu yang berbeda, maka akan timbul suatu sikap toleransi.

Dengan adanya sikap toleransi ini, maka akan semakin mudah untuk dilakukannya musyawarah. Jika ada perbedaan pendapat atau cara pandang di dalam sebuah tim kerja, maka dengan musyawarah, perusahaan dapat mencari jalan tengah atau hal yang lebih win-win solution.

Dengan sikap toleransi ini pula, setiap anggota tim dapat memberi dan menerima masukan atau kritik dengan terbuka.

Memang, tidak semua pendapat atau hal yang berbeda itu dapat diakomodir. Tapi jika dikomunikasikan dengan baik, maka akan didapatkan jalan tengah yang disepakati oleh semua pihak.

Dengan begitul, perselisihan atau konflik dapat dihindari.

2. Memberikan feedback

Feedback atau umpan balik ini adalah respon yang diberikan ketika ada pihak lain yang mengajak untuk berkomunikasi.

Ketika kita tidak memberikan respon saat ada orang lain yang mengajak berkomunikasi, maka kita bisa dianggap tidak peduli kepadanya.

Hal ini tentu akan menimbulkan sikap curiga dan ini sangat tidak sesuai dengan konsep komunikasi efektif.

Umpan balik atau feedback ini adalah salah satu komponen penting dalam komunikasi efektif.

Tanpa feedback, maka sudah pasti sebuah proses komunikasi tidak berjalan dengan baik.

3. Berbicara langsung

Teknologi yang ada sekarang ini memang memudahkan kita untuk berkomunikasi dengan orang lain, tanpa perlu bertemu langsung dengannya.

Hal ini dapat memudahkan kita dalam bekerja.

Tapi, ada kalanya kita sebaiknya berbicara langsung dengan yang bersangkutan secara tatap muka (face to face).

Berbicara langsung adalah bentuk komunikasi yang sangat minim risiko salah paham, karena kita bisa langsung bertanya kepadanya jika ada sesuatu yang tidak dimengerti.

Sebaliknya, jika berbicara melalui perantara, maka kemungkinan salah persepsi menjadi lebih besar.

4. Sinkron

Sinkron di sini maksudnya adalah menyesuaikan antara perkataan dan perbuatan. Apalagi ketika berada di posisi sebagai atasan atau pemimpin tim kerja.

Kesesuaian antara tindakan dan ucapan sekaligus dapat menunjukkan integritas seseorang.

Misalnya, ketika kita berbicara kepada anggota tim untuk selalu berdisiplin dengan waktu, maka kita juga harus melakukannya.

Tunjukkan kepada anggota tim bahwa kita berdisiplin dengan waktu, antara lain dengan ketepatan waktu menyelesaikan deadline pekerjaan.

Dengan begitu, anggota tim dapat lebih mempercayai kita dan mereka juga akan segan jika tidak melakukan hal yang sama.

5. Selalu update

Di dalam lingkungan perusahaan biasanya muncul informasi-informasi baru. Dengan membiasakan diri untuk selalu update dengan hal-hal baru yang terjadi di lingkungan perusahaan, maka kita juga dapat berpikir cepat untuk segera menyesuaikan diri.

Jika sampai terlambat mengetahui hal-hal baru yang muncul di perusahaan, maka kita juga bisa terlambat meresponnya dan itu bisa berakibat tidak baik bagi kinerja kita sendiri.

Untuk itu, beberapa hal kecil dapat dilakukan, agar kita benar-benar bisa mewujudkan komunikasi efektif di lingkungan kerja, seperti:

• Selalu bersikap bersahabat dengan semua orang

Maksudnya bukan sok kenal sok dekat dengan siapa saja, tapi lebih pada selalu bersikap positif kepada siapa saja.

Sikap positif itu bisa ditunjukkan dengan selalu bersikap ramah kepada siapa saja, baik atasan, rekan kerja, maupun bawahan.

Ketika melihat ada yang membutuhkan bantuan, maka kita perlu dengan sigap menunjukkan bahwa kita peduli dan siap memberikan bantuan.

• Selalu siap

Siap di sini adalah siap untuk diajak berbicara dan bekerja sama. Ketika bos tiba-tiba memberikan tugas, maka tunjukkan sikap bahwa kita siap menerimanya.

Di perjalanannya mungkin kita akan banyak bertanya, tapi tunjukkan dulu sikap siap untuk mengerjakannya.

Dengan bersikap selalu siap ini, maka suasana kerja juga akan semakin menyenangkan.

• Mau mendengarkan

Komunikasi adalah proses dua arah. Jadi, bukan melulu hanya berbicara, tapi juga mendengarkan.

Dengan menjadi pendengar yang baik, maka jika juga menjalankan komunikasi yang efektif.

Menjadi pendengar yang baik berarti juga bahwa seseorang itu menerima pesan dengan baik dan siap untuk menjalankannya.

Kemampuan untuk mendengarkan berarti juga kita dapat mengerti, baik mengerti pesan yang diterima, maupun mengerti orang lain dengan lebih baik.

Ketika ada yang menghadapi masalah, maka bisa segera dibantu dicarikan jalan keluar. Jika seseorang dapat lebih mengerti, maka dia akan dapat berkomunikasi dengan lebih baik.

Artinya, komunikasi efektif dapat tercapai jika setiap orang mau menjadi pendengar yang baik bagi rekan-rekannya.

• Menyampaikan pesan dengan jelas

Setiap kali berbicara, maka katakanlah dengan jelas, dengan kata-kata yang ringkas dan mudah dipahami oleh orang lain.

Pesan harus disampaikan dengan lugas, tidak bertele-tele. Gunakan bahasa atau kata-kata yang sesuai dengan orang-orang yang akan menerima pesan tersebut.

Pesan yang disampaikan dengan baik dapat membuat orang lain lebih mudah memahami sehingga memberikan feedback yang diinginkan oleh si penyampai pesan.

• Perhatikan bahasa tubuh

Kadang-kadang, bahasa tubuh lebih jujur daripada bahasa verbal. Maka, ketika menyampaikan sebuah pesan, usahakan agar bahasa tubuh kita tidak bertentangan dengan pesan yang disampaikan.

Misalnya, ketika kita menyampaikan bahwa kinerja anggota tim sudah memuaskan, katakan juga dengan bahasa tubuh yang sama, misalnya dengan memberikan pandangan memuji.

• Open mind

Kadang-kadang, feedback yang kita terima tidak sesuai dengan yang diharapkan. Untuk itu, kita harus siap. Jika kita siap dengan segala kemungkinan, maka kita dapat lebih cepat untuk memikirkan langkah berikutnya.

Untuk itu, kita juga harus berpikiran terbuka, sehingga kita bisa memahami semua feedback yang muncul, meskipun itu kurang menyenangkan.

Pikiran terbuka juga dibutuhkan ketika kita menerima pesan dari orang lain. Dengan pikiran yang terbuka, maka kita tidak akan berprasangka dan dapat menerima pesan dengan lebih baik.

Komunikasi efektif memang bukan perkara mudah, tapi bukan berarti juga tidak bisa dilakukan dengan baik. Salah satu cara untuk bisa mendapatkan ilmu mengenai komunikasi efektif adalah dengan mengikuti training atau pelatihan.

Saat ini, banyak lembaga pelatihan yang menawarkan pelatihan komunikasi efektif, khususnya untuk lingkungan organisasi atau perusahaan. Pelatihan ini sangat penting diikuti oleh para pemimpin tim kerja, manajer dan supervisor, karena merekalah yang akan memulai proses komunikasi efektif di dalam timnya.

Dengan mengikuti pelatihan komunikasi efektif, maka para team leader ini dapat menjalankan fungsi komunikasinya dengan baik di dalam tim masing-masing, untuk bersama-sama mewujudkan tujuan bersama di dalam lingkungan perusahaan.