Tugas yang Tepat Untuk Orang yang Tepat

Tugas seorang manajer adalah mengelola. Itu termasuk mengelola orang-orang yang menjadi anak buah atau anggota timnya. Seorang manajer harus bisa menyelesaikan beban tugas dari perusahaannya, dengan bantuan anak buahnya.

Beban tugas dari perusahaan sangatlah berat, membutuhkan banyak pekerjaan, yang tidak mungkin dikerjakan sendiri oleh si manajer. Maka, manajer harus bisa ‘memanfaatkan’ kemampuan anak buah atau anggota timnya, untuk bisa menyelesaikan semua tugas tersebut.

Mendelegasikan tugas-tugas kepada anak buah atau anggota tim membutuhkan seni tersendiri. Agar semua pekerjaan bisa diselesaikan dengan efektif dan efisien, maka masing-masing pekerjaan harus diselesaikan oleh orang yang tepat.

Mendelegasikan Tugas dengan Tepat = Efektif dan Efisien

Setiap orang ingin menyelesaikan tugas dengan efektif dan efisien. Bagi seorang manajer, menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien dapat dilakukan dengan melakukan pendelegasian tugas dengan tepat. Karena, jika setiap pekerjaan dikerjakan oleh orang yang tepat, maka pekerjaan akan selesai dalam waktu yang relatif lebih singkat dan hasil pekerjaan juga lebih baik.

Pendelegasian tugas yang tepat juga akan membuat Anda membantu anak buah atau anggota tim Anda untuk bekerja seoptimal mungkin. Seseorang yang mengerjakan tugas atau pekerjaan yang tepat, maka dia dapat mengeluarkan kemampuan terbaiknya.

Masalah pendelegasian tugas memang bukan sekadar bagi-bagi tugas. Memberikan tugas atau pekerjaan yang tepat kepada orang yang tepat juga bukan sesuatu yang mudah. Dibutuhkan kejelian untuk bisa melihat, siapa yang bisa melakukan suatu tugas tertentu.

Di sinilah, lagi-lagi kemampuan berkomunikasi sangat diperlukan. Hanya seorang manajer dengan kemampuan berkomunikasi yang mumpuni, yang dapat melakukan pendelegasian tugas kepada semua anggota timnya.

Mengapa harus mampu berkomunikasi? Karena hanya dengan komunikasi yang baik sajalah, Anda sebagai seorang manajer dapat menjalin hubungan yang lebih dekat dengan setiap anggota tim atau anak buah Anda. Dengan kedekatan itulah, Anda dapat melihat potensi apa yang ada dalam diri mereka.

Jika Anda sudah mengetahui potensi dari masing-masing anggota tim, lengkap dengan semua kelebihan dan kekurangannya, maka barulah Anda dapat memberikan tugas kepada mereka. Tentu saja, Anda bisa memberikan tugas atau pekerjaan yang tepat jika Anda mengenal mereka.

Menurut Warren G. Bennis, seorang pemimpin adalah orang yang melakukan sesuatu yang benar. Sedangkan manajer adalah orang yang melakukan sesuatu dengan benar. Sebagai seorang manajer, akan lebih baik jika Anda juga bertindak sebagai pemimpin, khususnya bagi divisi atau tim Anda. Anda harus bisa melakukan sesuatu yang benar, dengan cara-cara yang benar pula.

Seni Mendelegasikan Tugas

Kemampuan mendelegasikan tugas adalah salah satu kemampuan yang sangat penting bagi para manajer. Pendelegasian tugas yang tepat akan membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien. Selain itu juga dapat mengembangkan potensi yang ada dalam diri masing-masing anggota tim.

Satu lagi manfaatnya, dapat membantu Anda melakukan kaderisasi. Dengan pendelegasian tugas yang tepat, Anda bisa mengetahui siapa anggota tim yang kelak dapat menggantikan Anda, jika sudah tiba saatnya Anda berhenti menjadi manajer mereka.

Untuk bisa mendelegasikan tugas dengan baik dan tepat, yang pertama harus Anda lakukan adalah mengetahui apa saja yang harus Anda selesaikan dan apa tujuannya. Untuk itu, Anda bisa menggunakan metode SMART, yaitu:

• Specific (jelas, tertentu)
• Measurable (terukur)
• Attainable (dapat dicapai)
• Relevant (sesuai dengan kebutuhan)
• Time-bound (dibatasi oleh waktu)

Jika masing-masing tugas yang harus dikerjakan sudah diketahui dengan metode SMART tersebut, maka hal-hal selanjutnya yang bisa Anda lakukan adalah:

• Memilih orang yang tepat untuk mengerjakan masing-masing tugas.
• Jelaskan kepada mereka mengenai tugas yang harus mereka kerjakan, lengkap dengan alasan mengapa mereka yang terpilih untuk melakukan tugas tersebut.
• Pastikan mereka tahu target yang harus mereka capai, termasuk deadline atau batas waktu untuk mengerjakan semua tugasnya.
• Lakukan evaluasi secara berkala.

Mengapa harus dilakukan evaluasi secara berkala? Karena setiap anggota tim harus mengetahui sejauh mana dia melakukan tugasnya. Apakah tugas itu sudah dikerjakan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Selain itu, apakah di saat melakukan pekerjaannya, mereka mengalami kendala atau kesulitan atau tidak.

Jika ada masalah atau hambatan yang dihadapi, maka bisa segera dicari jalan keluarnya, sebelum permasalahannya semakin melebar. Semakin cepat ditemukannya kendala atau hambatan, maka akan semakin cepat masalah itu diselesaikan.

Memang, pendelegasian tugas bukanlah sesuatu yang mudah. Sebagai manajer, Anda juga harus bertanggung jawab atas semua delegasi tugas yang sudah Anda lakukan kepada seluruh anggota tim.

Mengingat pentingnya kemampuan pendelegasian tugas ini bagi seorang manajer, maka Presenta juga akan memberikan pengertian dan materi pelatihan mengenai hal ini. Sebagai manajer yang mengikuti pelatihan dari Presenta, Anda akan mendapatkan materi mengenai seluk-beluk Impactful Communication in the Workplace.

Dalam pelatihan tersebut, Anda akan diberi pengertian mengenai cara berkomunikasi agar bisa menjadi manajer yang sungguh-sungguh bisa memahami anggota tim. Dengan demikian, Anda bisa melakukan pendelegasian tugas dengan baik dan disukai oleh anak buah atau anggota tim Anda.

Pendelegasian tugas yang tepat, selain akan membuat beban Anda menjadi lebih ringan, juga bisa memberikan motivasi yang lebih bagi anggota tim Anda. Tugas yang tepat akan membuat seseorang lebih bersemangat untuk menyelesaikannya. Mengenai materi pelatihan selengkapnya, bisa Anda lihat di sini.

Jadi, persiapkanlah diri Anda untuk menjadi seorang manajer yang sekaligus berperan sebagai seorang leader!