Ringkasan singkat: Training yang dibutuhkan karyawan baru biasanya mencakup pemahaman perusahaan, pekerjaan, tools, prosedur, technical skill, dan soft skill yang diperlukan untuk menjalankan peran.
Program sebaiknya disusun bertahap sesuai posisi, competency gap, dan target kesiapan karyawan.
Daftar Isi
FAQ Corporate Training: Apa Saja Training yang Dibutuhkan Karyawan Baru?
1. Training apa yang perlu diberikan kepada karyawan baru?
Training untuk karyawan baru perlu membantu mereka memahami organisasi, pekerjaan, standar kerja, tools, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan perannya. Materinya tidak harus sama untuk setiap karyawan karena tuntutan masing-masing posisi dapat berbeda.
Secara umum, program dapat mencakup:
- company orientation;
- product atau service knowledge;
- SOP dan proses kerja;
- technical atau functional skill;
- penggunaan tools dan sistem;
- communication;
- teamwork;
- problem solving;
- customer service;
- compliance atau safety jika relevan.
Pemilihannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan:
| Kebutuhan Karyawan Baru | Training yang Dapat Diberikan |
|---|---|
| Memahami perusahaan | Company & Culture Orientation |
| Memahami pekerjaan | Job-Specific Training |
| Menguasai sistem | Tools & System Training |
| Banyak berkoordinasi | Communication |
| Berhubungan dengan pelanggan | Service Excellence |
| Menghadapi masalah operasional | Problem Solving |
| Bekerja lintas tim | Collaboration |
Karena itu, training yang dibutuhkan untuk karyawan baru sebaiknya ditentukan berdasarkan kesiapan yang diharapkan setelah periode awal bekerja.
Dalam pendekatan PRESENTA, program pengembangan karyawan baru perlu dihubungkan dengan tuntutan pekerjaannya.
Tujuannya bukan sekadar menyelesaikan daftar materi, tetapi membantu peserta lebih siap menjalankan peran.
2. Apa perbedaan onboarding dan training karyawan baru?
Onboarding adalah proses yang lebih luas untuk membantu karyawan beradaptasi dengan organisasi dan pekerjaannya, sedangkan training berfokus pada pengetahuan atau skill tertentu yang perlu dikuasai. Training dapat menjadi salah satu bagian dari onboarding.
Perbedaannya:
| Onboarding | Training |
|---|---|
| Proses integrasi karyawan | Proses pengembangan knowledge atau skill |
| Mengenalkan budaya dan organisasi | Mengajarkan competency tertentu |
| Melibatkan HR, atasan, dan tim | Dapat melibatkan trainer atau subject matter expert |
| Dapat berlangsung bertahap | Durasi mengikuti learning objective |
| Mencakup pengalaman kerja awal | Fokus pada kemampuan yang perlu dipelajari |
Contohnya, onboarding dapat mencakup:
- pengenalan perusahaan;
- struktur organisasi;
- budaya;
- role clarity;
- perkenalan dengan tim;
- buddy system;
- goal setting awal.
Sementara training dapat mencakup:
- penggunaan software;
- product knowledge;
- communication;
- customer handling;
- technical procedure.
SHRM dalam Employee Onboarding Guide juga membahas onboarding sebagai proses integrasi karyawan baru yang mencakup orientation serta pembelajaran mengenai organisasi dan perannya.
Jadi, onboarding dan training tidak sebaiknya diperlakukan sebagai dua hal yang saling menggantikan.
3. Apakah semua karyawan baru harus mengikuti training yang sama?
Tidak. Karyawan baru dapat mengikuti beberapa materi yang sama, tetapi job-specific training perlu disesuaikan dengan fungsi, level, pengalaman, dan competency yang dibutuhkan pada masing-masing posisi.
Materi bersama dapat mencakup:
- company values;
- culture;
- basic policy;
- compliance;
- company systems;
- general communication.
Setelah itu, program dapat dibedakan.
Contohnya:
| Posisi | Training Spesifik |
|---|---|
| Sales | Product Knowledge, Selling, Negotiation |
| Customer Service | Service Excellence, Complaint Handling |
| Finance | System, Process, Analytical Skill |
| Operations | SOP, Safety, Problem Solving |
| HR | HR Process, Interviewing, Communication |
Karyawan dengan pengalaman sebelumnya juga mungkin tidak membutuhkan tingkat materi yang sama dengan fresh graduate.
PRESENTA melihat standardisasi tetap berguna untuk competency yang memang berlaku bagi seluruh karyawan, tetapi learning need spesifik perlu mendapat ruang tersendiri.
Program tidak harus seragam hanya karena seluruh pesertanya berstatus karyawan baru.
4. Skill apa yang perlu dikembangkan di awal masa kerja?
Skill yang perlu dikembangkan di awal masa kerja adalah kemampuan yang membantu karyawan memahami pekerjaan, beradaptasi, berkomunikasi, berkolaborasi, dan menyelesaikan tugas sesuai ekspektasi.
Beberapa skill yang sering relevan:
- communication;
- collaboration;
- time management;
- problem solving;
- adaptability;
- digital literacy;
- self-management;
- learning agility;
- customer orientation;
- technical skill sesuai posisi.
Prioritasnya perlu mengikuti pekerjaan.
Staff yang banyak berinteraksi dengan pelanggan mungkin membutuhkan communication dan service skill lebih awal.
Karyawan yang bekerja dengan proses kompleks mungkin lebih membutuhkan technical knowledge dan problem solving.
Karena itu, training yang dibutuhkan karyawan baru sebaiknya tidak otomatis diisi dengan seluruh soft skill sekaligus.
Fokuskan pada kemampuan yang paling membantu mereka menjalankan pekerjaan awal dengan baik.
5. Kapan training karyawan baru sebaiknya diberikan?
Training karyawan baru sebaiknya diberikan secara bertahap sesuai kebutuhan peserta dalam menjalankan pekerjaan. Materi yang diperlukan sejak hari pertama dapat diberikan lebih awal, sementara skill yang membutuhkan konteks kerja dapat diberikan setelah karyawan mulai memahami perannya.
Contoh pembagiannya:
Sebelum atau saat mulai bekerja. Fokus pada informasi dasar, akses, kebijakan, dan hal yang diperlukan agar karyawan dapat memulai pekerjaan.
Minggu pertama. Fokus pada role clarity, proses kerja, tools, SOP, dan fundamental skill.
Minggu berikutnya. Masuk ke skill yang membutuhkan pengalaman kerja awal seperti communication, problem solving, atau customer handling.
Setelah mulai menjalankan pekerjaan. Gunakan coaching, feedback, refresher, atau advanced training berdasarkan gap yang mulai terlihat.
Pendekatan bertahap membantu menghindari terlalu banyak informasi sekaligus.
SHRM dalam panduan proses onboarding membagi onboarding ke beberapa bagian seperti preboarding, orientation, foundation building, dan dukungan lanjutan.
6. Apakah karyawan baru perlu mengikuti soft skill training?
Ya, jika soft skill tersebut dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya. Communication, teamwork, adaptability, time management, dan problem solving dapat menjadi penting bagi karyawan baru karena mereka perlu beradaptasi dengan orang, proses, dan ekspektasi baru.
Soft skill yang dapat dipertimbangkan antara lain:
- communication;
- collaboration;
- presentation;
- problem solving;
- time management;
- personal effectiveness;
- customer service;
- adaptability.
Namun, jangan memberikan soft skill hanya karena topiknya populer.
Contohnya, presentation skill lebih relevan jika karyawan perlu:
- memberikan update;
- mempresentasikan data;
- menyampaikan ide;
- menjelaskan proposal.
Sedangkan communication skill dapat lebih prioritas bagi pekerjaan yang membutuhkan koordinasi intensif.
Perusahaan dapat menggunakan Pelatihan SMART Communication PRESENTA atau Pelatihan SMART Presentation PRESENTA jika competency tersebut memang relevan dengan pekerjaan peserta.
7. Bagaimana menyesuaikan training dengan posisi karyawan baru?
Training disesuaikan dengan posisi karyawan baru dengan memetakan tugas, competency, sistem, stakeholder, dan expected performance pada masing-masing role.
Dari sana, HR dapat menentukan materi yang bersifat umum dan materi yang harus dibuat khusus.
Gunakan alur:
Role → Responsibility → Required Competency → Current Capability → Training Need
Contohnya:
| Role | Tuntutan Utama | Training |
|---|---|---|
| Sales | Menjual dan bernegosiasi | Product, Selling, Negotiation |
| Customer Service | Melayani pelanggan | Communication, Service |
| Analyst | Mengolah informasi | Analytical & Technical Skill |
| Project Staff | Koordinasi | Communication, Collaboration |
| Operations | Menjalankan proses | SOP, Technical, Problem Solving |
Pengalaman sebelumnya juga perlu diperhatikan.
Dua karyawan yang masuk posisi sama belum tentu membutuhkan learning path identik jika proficiency awal mereka berbeda.
PRESENTA menganjurkan perusahaan melihat job requirement sebelum menentukan isi program. Penyesuaian tersebut membantu training menjadi lebih relevan dibanding memberikan kurikulum yang sama untuk seluruh posisi.
8. Berapa lama program training untuk karyawan baru?
Tidak ada durasi tunggal yang ideal untuk semua program training karyawan baru. Durasi perlu mengikuti jumlah competency, kompleksitas pekerjaan, kebutuhan praktik, pengalaman peserta, dan target kesiapan yang ingin dicapai.
Sebagai contoh:
| Kebutuhan | Format yang Dapat Dipertimbangkan |
|---|---|
| Orientation dasar | Beberapa jam–1 hari |
| Skill spesifik | 1–2 hari |
| Technical training | Beberapa sesi sesuai kompleksitas |
| Role preparation | Beberapa modul |
| Learning journey | Beberapa minggu atau bulan |
Satu program tidak perlu memasukkan seluruh materi dalam beberapa hari pertama.
Jika terlalu banyak informasi diberikan sekaligus, peserta belum tentu memiliki cukup konteks untuk memahami dan menerapkannya.
Lebih baik membagi pembelajaran berdasarkan kebutuhan peserta pada setiap tahap.
Dengan demikian, durasi training yang dibutuhkan untuk karyawan baru sebaiknya mengikuti learning objective, bukan sekadar jumlah materi yang ingin disampaikan.
9. Apa saja yang sebaiknya masuk dalam learning journey karyawan baru?
Learning journey karyawan baru sebaiknya mencakup orientation, role learning, skill development, workplace practice, feedback, dan evaluasi.
Susunannya dapat dibuat bertahap agar peserta belajar sesuai kebutuhan yang muncul selama proses adaptasi.
Contoh learning journey:
Tahap 1 — Orientation
Mencakup:
- company introduction;
- culture;
- policy;
- role clarity;
- team introduction.
Tahap 2 — Role Foundation
Mencakup:
- SOP;
- tools;
- system;
- product knowledge;
- job-specific knowledge.
Tahap 3 — Skill Development
Dapat mencakup:
- communication;
- problem solving;
- service;
- collaboration;
- technical competency.
Tahap 4 — Workplace Application
Peserta mulai menerapkan skill dalam pekerjaan aktual dengan support dari manager, buddy, atau mentor.
Tahap 5 — Feedback dan Development
Atasan memberikan feedback mengenai progress dan gap yang masih perlu dikembangkan.
Tahap 6 — Evaluation
Evaluasi readiness dan tentukan kebutuhan development berikutnya.
Pada bagian ini H3 digunakan karena setiap tahap merupakan bagian substantif dari satu learning journey, bukan sekadar daftar kecil.
Dalam menyusun learning journey, PRESENTA menekankan hubungan antara pembelajaran dengan application.
Karyawan perlu mendapat kesempatan menggunakan kemampuan yang dipelajari agar program tidak berhenti pada transfer informasi.
10. Bagaimana mengevaluasi training untuk karyawan baru?
Training karyawan baru dapat dievaluasi melalui pemahaman peserta, kemampuan melakukan tugas, penerapan skill di pekerjaan, serta kesiapan mencapai performance yang diharapkan. Evaluasi sebaiknya mengikuti learning objective masing-masing program.
Evaluasi dapat melihat:
- pemahaman terhadap materi;
- kemampuan menggunakan tools;
- technical proficiency;
- kualitas komunikasi;
- kesesuaian dengan SOP;
- application di tempat kerja;
- feedback dari atasan;
- readiness menjalankan pekerjaan mandiri.
Contohnya, jika program berfokus pada product knowledge, evaluasi dapat mengukur pemahaman produk dan kemampuan menjelaskannya.
Jika program berfokus pada customer service, evaluasi dapat menggunakan:
- role play;
- observation;
- customer interaction;
- supervisor feedback.
Jangan hanya mengandalkan satisfaction survey.
Bagi PRESENTA, indikator evaluasi perlu mengikuti capability yang ingin dibangun. Program akan lebih mudah dievaluasi jika expected behavior sudah ditentukan sejak awal.
11. Siapa yang bertanggung jawab memberikan training kepada karyawan baru?
Training karyawan baru merupakan tanggung jawab bersama antara HR/L&D, atasan langsung, subject matter expert, dan pihak lain yang terkait dengan pekerjaan peserta. Setiap pihak memiliki peran berbeda dalam membantu karyawan mencapai readiness.
Pembagiannya dapat seperti berikut:
| Pihak | Peran |
|---|---|
| HR | Orientation, policy, employee process |
| L&D | Learning design dan development program |
| Direct Manager | Role expectation, feedback, performance |
| Subject Matter Expert | Technical knowledge |
| Buddy | Adaptasi sehari-hari |
| Trainer | Pengembangan competency tertentu |
Atasan langsung memiliki peran penting karena paling dekat dengan konteks pekerjaan dan performance karyawan.
HR/L&D dapat mengelola struktur program, tetapi manager perlu membantu peserta memahami bagaimana pembelajaran digunakan dalam pekerjaan.
Karena itu, training yang dibutuhkan untuk karyawan baru sebaiknya tidak sepenuhnya dibebankan kepada satu fungsi.
12. Apa kesalahan yang perlu dihindari dalam training karyawan baru?
Kesalahan training karyawan baru biasanya terjadi ketika terlalu banyak materi diberikan sekaligus, program terlalu generik, atau pembelajaran tidak memiliki hubungan jelas dengan pekerjaan peserta.
Beberapa kesalahan yang perlu dihindari:
- memberikan semua materi pada hari pertama;
- menyamakan program seluruh posisi;
- terlalu banyak teori;
- tidak menyediakan waktu praktik;
- tidak melibatkan direct manager;
- tidak memberikan feedback;
- tidak menetapkan expected competency;
- tidak melakukan follow-up;
- hanya mengukur kepuasan peserta.
Kesalahan lainnya adalah menganggap selesai training berarti karyawan sudah sepenuhnya siap bekerja.
Beberapa competency membutuhkan:
- praktik;
- pengalaman;
- observation;
- feedback;
- coaching;
- repetition.
Program yang efektif perlu memberi ruang bagi proses tersebut.
Bagaimana PRESENTA Membantu?
PRESENTA membantu perusahaan merancang program pengembangan karyawan baru berdasarkan kebutuhan pekerjaan, competency gap, profil peserta, dan target readiness yang ingin dicapai.
Program dapat diarahkan pada kebutuhan seperti:
- communication;
- presentation;
- problem solving;
- personal effectiveness;
- customer service;
- teamwork;
- role-specific capability.
PRESENTA dapat mendukung kebutuhan tersebut melalui:
- In House Training;
- Training Consulting;
- Learning Consulting;
- Assessment;
- LMS & System Development;
- Content Development.
Untuk kebutuhan perusahaan yang memiliki banyak karyawan baru, learning journey juga dapat dikombinasikan dengan digital learning, learning content, serta aktivitas pembelajaran lainnya.
Dalam pendekatan PRESENTA, program karyawan baru sebaiknya tidak hanya menjawab pertanyaan “materi apa yang harus diberikan?”. Perusahaan juga perlu menentukan competency apa yang harus dimiliki peserta dan kapan mereka diharapkan mampu menerapkannya secara mandiri.
Langkah Selanjutnya
Setelah menentukan training yang dibutuhkan untuk karyawan baru, tahap berikutnya adalah menyusun learning journey berdasarkan posisi, competency, serta target kesiapan peserta pada setiap tahap masa kerja awal.
Jika perusahaanmu sedang merancang program pengembangan karyawan baru, PRESENTA dapat membantu melalui Training Consulting, Assessment, In House Training, Learning Consulting, serta pengembangan learning content yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Hubungi Training Consultant PRESENTA dengan klik gambar di bawah ini.
