Ringkasan singkat: In-house training dapat diikuti karyawan dari satu divisi maupun beberapa divisi selama peserta memiliki kebutuhan pembelajaran yang cukup relevan dengan tujuan program. Penentuan peserta sebaiknya mempertimbangkan business need, competency gap, level kemampuan, konteks pekerjaan, jumlah peserta, dan kemungkinan penerapan hasil training.
Daftar Isi
FAQ Corporate Training: Bagaimana Menentukan Peserta Training untuk In-House Training?
1. Siapa yang biasanya mengikuti in-house training?
Peserta in-house training biasanya adalah karyawan dalam satu perusahaan yang memiliki kebutuhan kompetensi, tantangan pekerjaan, atau tujuan pengembangan yang berkaitan. Peserta dapat berasal dari satu fungsi, beberapa divisi, satu level jabatan, maupun beberapa level sekaligus.
Contoh target peserta in-house training antara lain:
- staff dari fungsi tertentu;
- supervisor atau team leader;
- manager;
- sales team;
- customer service atau frontliner;
- project team;
- talent pool;
- karyawan lintas fungsi dengan kebutuhan kompetensi yang sama.
Misalnya, perusahaan dapat mengadakan in-house training presentation skill untuk sales, finance, project team, dan manager jika semua kelompok tersebut rutin melakukan presentasi dalam pekerjaannya.
Sebaliknya, program supervisory skill lebih relevan diarahkan kepada karyawan yang sudah atau akan memiliki tanggung jawab memimpin orang.
Menurut PRESENTA, peserta in-house training sebaiknya ditentukan dari kebutuhan kompetensi dan konteks penerapan skill, bukan sekadar dari siapa yang tersedia untuk mengikuti program. Profil peserta akan memengaruhi kedalaman materi, contoh kasus, aktivitas, dan metode fasilitasi.
2. Bagaimana menentukan peserta in-house training?
Peserta in-house training dapat ditentukan dengan menghubungkan tujuan perusahaan, kompetensi yang ingin dikembangkan, kelompok pekerjaan yang terkait, dan competency gap peserta. Pemilihan sebaiknya dilakukan sebelum perusahaan menentukan daftar nama final.
Gunakan langkah berikut:
- Tentukan tujuan in-house training.
- Identifikasi business atau performance need.
- Tentukan kompetensi yang perlu dikembangkan.
- Identifikasi fungsi atau pekerjaan yang menggunakan kompetensi tersebut.
- Bandingkan kebutuhan dengan kemampuan saat ini.
- Kelompokkan peserta yang memiliki learning need serupa.
- Periksa kesesuaian level kemampuan dan konteks penerapan.
Sebagai contoh, perusahaan ingin meningkatkan kemampuan coaching.
Target in-house training tidak otomatis seluruh karyawan. Peserta yang lebih relevan adalah supervisor atau manager yang memiliki anggota tim dan memang perlu melakukan coaching sebagai bagian dari pekerjaannya.
Pendekatan tersebut juga sejalan dengan panduan Training Needs Analysis dari CDC. CDC menyarankan organisasi memahami karakteristik learner, perannya dalam organisasi, competency yang dibutuhkan, serta performance gap sebelum menentukan solusi training.
3. Apakah in-house training harus diikuti satu divisi?
Tidak. In-house training tidak harus diikuti satu divisi. Satu divisi dapat menjadi target ketika kebutuhan kompetensinya bersifat spesifik, tetapi peserta lintas divisi juga dapat digabung apabila mereka memiliki learning objective dan konteks penerapan yang cukup serupa.
In-house training satu divisi lebih sesuai ketika:
- kebutuhan berasal dari fungsi tertentu;
- materi sangat berkaitan dengan proses kerja divisi;
- peserta menghadapi masalah yang sama;
- studi kasus hanya relevan bagi fungsi tersebut;
- competency yang dikembangkan bersifat spesifik.
Contohnya:
| Kebutuhan | Peserta |
|---|---|
| Consultative selling | Sales |
| Service handling | Customer service |
| Supervisory skill | Supervisor operasional |
| Procurement negotiation | Procurement |
| Project management | Project team |
Namun, membatasi in-house training hanya berdasarkan struktur divisi juga dapat membuat perusahaan melewatkan peserta dari fungsi lain yang sebenarnya memiliki kebutuhan sama.
Sebagai contoh, negotiation skill mungkin dibutuhkan oleh sales, procurement, maupun karyawan yang banyak berhubungan dengan vendor.
Karena itu, divisi adalah salah satu dasar segmentasi peserta, bukan satu-satunya.
4. Apakah in-house training bisa diikuti beberapa divisi sekaligus?
Ya. In-house training dapat diikuti beberapa divisi sekaligus jika peserta memiliki kompetensi yang ingin dikembangkan, learning objective, dan konteks penerapan yang cukup serupa. Kelas lintas divisi bahkan dapat memperkaya perspektif jika desain program mendukung kolaborasi.
Topik yang relatif mudah diberikan lintas divisi antara lain:
- communication skill;
- presentation skill;
- problem solving;
- collaboration;
- time management;
- personal effectiveness;
- basic leadership.
Misalnya, program Pelatihan Presentasi PRESENTA dapat relevan untuk peserta dari sales, finance, project, atau fungsi lain yang perlu menyampaikan laporan dan ide secara terstruktur.
Demikian juga Pelatihan Komunikasi PRESENTA dapat digunakan untuk kebutuhan lintas fungsi ketika tujuan program adalah meningkatkan komunikasi dan koordinasi kerja.
Berdasarkan data internal PRESENTA, program komunikasi dan presentasi termasuk topik yang paling sering melibatkan peserta dari beberapa divisi karena kompetensi tersebut digunakan lintas fungsi
Namun, in-house training lintas divisi perlu dievaluasi kembali jika:
- kebutuhan kompetensi setiap divisi berbeda jauh;
- baseline kemampuan terlalu beragam;
- contoh kasus hanya relevan untuk sebagian peserta;
- level tanggung jawab berbeda signifikan;
- learning objective menjadi terlalu umum.
Menurut PRESENTA, kelas lintas divisi akan lebih efektif jika peserta memiliki titik temu yang jelas dalam kebutuhan belajar. Kesamaan tersebut lebih penting daripada kesamaan nama fungsi.
5. Berapa jumlah peserta yang ideal untuk in-house training?
Tidak ada satu jumlah peserta yang ideal untuk semua in-house training. Untuk program interaktif yang membutuhkan diskusi, praktik, dan feedback, kelompok sekitar 12–20 peserta dapat menjadi titik awal praktis, tetapi kapasitas perlu disesuaikan dengan metode dan tujuan pembelajaran.
Jumlah peserta in-house training dipengaruhi oleh:
- learning objective;
- metode training;
- kebutuhan role play;
- jumlah praktik individual;
- durasi program;
- kebutuhan feedback;
- fasilitas ruang;
- jumlah fasilitator.
Sebagai gambaran:
| Metode | Kapasitas yang Dapat Dipertimbangkan |
|---|---|
| Knowledge sharing | 20–30+ |
| Interactive training | 12–20 |
| Workshop | 12–20 |
| Role play intensif | 8–16 |
| Individual practice + feedback | 8–12 |
Angka tersebut bukan aturan wajib.
In-house training dengan 25 peserta masih dapat berjalan jika aktivitas dilakukan secara kelompok.
Sebaliknya, 15 peserta dapat terasa terlalu banyak jika setiap orang harus melakukan praktik panjang dan menerima feedback individual.
Pada program PRESENTA yang membutuhkan role play dan feedback individual, kapasitas kelas paling sering berada pada rentang 10-25 peserta.
Karena itu, kapasitas in-house training sebaiknya dihitung dari pengalaman belajar yang harus diterima setiap peserta, bukan hanya berdasarkan jumlah kursi yang tersedia.
6. Apakah level jabatan peserta perlu dibuat sama?
Tidak. Level jabatan peserta in-house training tidak harus sama selama learning need, baseline kemampuan, dan konteks penerapannya masih cukup serupa. Namun, kelas sebaiknya dipisahkan jika perbedaan level membuat learning objective atau kedalaman materi menjadi terlalu jauh.
Peserta lintas level dapat digabung untuk topik seperti:
- communication;
- presentation;
- problem solving;
- collaboration;
- service excellence.
Contohnya, staff dan supervisor dapat mengikuti in-house training presentation skill jika keduanya sama-sama rutin menyampaikan laporan atau proposal.
Namun, level jabatan menjadi lebih penting pada topik seperti:
- supervisory skill;
- coaching;
- delegation;
- strategic leadership;
- performance management.
Supervisor dan senior manager mungkin sama-sama membutuhkan leadership development, tetapi konteks keputusan dan tanggung jawab mereka dapat berbeda.
Karena itu, pada in-house training lintas level, HR perlu mengecek apakah materi akan terlalu dasar bagi satu kelompok atau terlalu kompleks bagi kelompok lainnya.
7. Bagaimana menentukan peserta berdasarkan kebutuhan perusahaan?
Peserta in-house training berdasarkan kebutuhan perusahaan ditentukan dengan menghubungkan business need dengan performance, kompetensi, dan kelompok pekerjaan yang paling memengaruhi kebutuhan tersebut.
Alurnya dapat dibuat seperti berikut:
Business need → performance need → competency need → target peserta
Contohnya:
| Kebutuhan Perusahaan | Kompetensi | Target Peserta |
|---|---|---|
| Meningkatkan kualitas pelayanan | Service excellence | Frontliner/customer service |
| Meningkatkan penjualan | Selling & negotiation | Sales team |
| Menyiapkan leader baru | Supervisory skill | Supervisor baru |
| Memperkuat koordinasi | Communication | Tim lintas fungsi |
| Mendukung perubahan | Adaptability/change leadership | Kelompok terdampak |
Pendekatan in-house training seperti ini membantu perusahaan menghindari pemilihan peserta berdasarkan prinsip “siapa yang belum pernah ikut training”.
Pembahasan ini juga didukung oleh panduan Training Needs Analysis dari AIHR yang menekankan bahwa TNA membantu HR memahami di mana gap berada, siapa yang membutuhkan dukungan, dan jenis training apa yang memberikan dampak bisnis paling relevan.
Perusahaan juga dapat menggunakan panduan analisis kebutuhan pelatihan dari PRESENTA sebagai referensi internal untuk menghubungkan competency gap dengan rancangan program.
Menurut PRESENTA, in-house training menjadi lebih relevan ketika peserta memiliki hubungan yang jelas dengan business need yang sedang dijawab. Target peserta sebaiknya menjadi hasil analisis kebutuhan, bukan sekadar keputusan administratif.
8. Bagaimana menentukan peserta jika kebutuhan setiap divisi berbeda?
Jika kebutuhan setiap divisi berbeda, peserta in-house training sebaiknya tidak langsung digabung dalam satu program. HR/L&D perlu mengidentifikasi apakah terdapat common competency yang dapat dipelajari bersama atau apakah setiap divisi membutuhkan learning objective yang berbeda.
Gunakan tiga kemungkinan berikut:
1. Kebutuhannya sama
Peserta dapat digabung.
Contoh: sales dan procurement sama-sama membutuhkan basic negotiation.
2. Topiknya sama, tetapi konteks berbeda
Peserta dapat mengikuti in-house training yang sama dengan penyesuaian kasus atau breakout group.
Contoh: communication skill untuk tim operasional dan support function.
3. Learning objective berbeda
Lebih baik menggunakan kelas atau program terpisah.
Contoh: sales membutuhkan consultative selling, sedangkan finance membutuhkan financial analysis.
HR juga dapat membuat matriks sederhana:
| Divisi | Kebutuhan | Bisa Digabung? |
|---|---|---|
| Sales | Negotiation | Ya |
| Procurement | Negotiation | Ya, dengan penyesuaian kasus |
| HR | Coaching | Tidak untuk program yang sama |
| Operations | Problem solving | Tergantung objective |
Dalam kondisi seperti ini, in-house training tidak harus dipaksakan menjadi satu kelas besar hanya karena seluruh peserta berasal dari perusahaan yang sama.
9. Apakah perusahaan dapat membagi peserta menjadi beberapa batch?
Ya. Peserta in-house training dapat dibagi menjadi beberapa batch jika jumlah karyawan besar, kapasitas kelas terbatas, jadwal operasional berbeda, atau program membutuhkan aktivitas yang lebih interaktif.
Pembagian batch dapat digunakan ketika:
- total peserta terlalu banyak;
- praktik membutuhkan kelompok kecil;
- operasional tidak memungkinkan semua karyawan meninggalkan pekerjaan bersamaan;
- terdapat perbedaan level;
- terdapat perbedaan baseline kemampuan;
- kelas perlu dilakukan di beberapa lokasi.
Misalnya, 60 peserta in-house training tidak harus ditempatkan dalam satu kelas.
Perusahaan dapat membaginya menjadi tiga batch berisi 20 orang jika desain program membutuhkan diskusi dan praktik yang cukup intensif.
Agar pengalaman setiap batch tetap konsisten, perusahaan perlu menjaga:
- learning objective yang sama;
- materi inti yang sama;
- metode utama yang sama;
- standar fasilitasi yang sama;
- mekanisme evaluasi yang sama.
Namun, kasus atau aktivitas in-house training tetap dapat disesuaikan dengan karakteristik peserta tiap batch.
Pembagian batch juga dapat didasarkan pada level jabatan, divisi, jadwal kerja, atau competency gap jika hal tersebut membantu meningkatkan relevansi program.
10. Bagaimana menyusun peserta in-house training agar program lebih efektif?
Peserta in-house training sebaiknya disusun berdasarkan kesamaan learning need, relevansi pekerjaan, baseline kemampuan, level tanggung jawab, dan kesempatan menerapkan hasil training. Komposisi kelas yang tepat membantu trainer membuat materi dan aktivitas lebih relevan.
Gunakan checklist berikut:
- Tujuan program jelas
Tentukan kemampuan apa yang ingin berubah setelah in-house training. - Peserta menggunakan kompetensi tersebut
Pastikan skill yang dipelajari benar-benar berkaitan dengan pekerjaan. - Learning need cukup serupa
Hindari menggabungkan peserta yang membutuhkan hasil belajar sangat berbeda. - Baseline kemampuan diperiksa
Perbedaan pengalaman yang terlalu jauh dapat membuat pace kelas sulit disesuaikan. - Level jabatan dipertimbangkan
Pisahkan peserta jika tanggung jawab membuat konteks training terlalu berbeda. - Jumlah peserta sesuai metode
Semakin banyak praktik dan feedback, semakin penting menjaga ukuran kelas. - Kesempatan menerapkan hasil training tersedia
Peserta sebaiknya memiliki ruang menggunakan skill setelah program selesai.
Secara sederhana, in-house training yang efektif bukan kelas yang berisi sebanyak mungkin karyawan, tetapi kelas yang berisi peserta yang tepat untuk learning objective yang ingin dicapai.
Di PRESENTA, in-house training dirancang dengan melihat kebutuhan perusahaan dan profil peserta sebelum materi serta aktivitas pembelajaran ditetapkan. Pendekatan tersebut membantu menjaga hubungan antara business need, competency gap, desain program, dan pengalaman peserta.
Bagaimana PRESENTA Membantu?
PRESENTA membantu perusahaan merancang in-house training berdasarkan kebutuhan bisnis, competency gap, profil peserta, level jabatan, jumlah peserta, dan konteks pekerjaan.
PRESENTA dapat membantu perusahaan melihat:
- siapa yang perlu menjadi target peserta;
- apakah peserta sebaiknya berasal dari satu atau beberapa divisi;
- apakah level jabatan dapat digabung;
- apakah kelas perlu dibagi menjadi beberapa batch;
- berapa kapasitas kelas yang sesuai;
- bagaimana materi disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
In-House Training PRESENTA dirancang khusus untuk kebutuhan satu perusahaan sehingga materi dan pendekatannya dapat disesuaikan dengan konteks organisasi.
PRESENTA juga menggunakan analisis kebutuhan ketika program standar belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan, kemudian menyesuaikan silabus berdasarkan skill gap dan tujuan organisasi.
Menurut PRESENTA, in-house training sebaiknya tidak dimulai dari pertanyaan “berapa orang yang akan ikut?”, tetapi dari “siapa yang membutuhkan kompetensi ini dan untuk tujuan apa?”. Setelah itu, jumlah peserta, komposisi kelas, dan desain pembelajaran dapat disusun lebih tepat.
Langkah Selanjutnya
Setelah menentukan peserta in-house training, tahap berikutnya adalah memastikan learning objective, materi, metode, jumlah peserta, dan pembagian batch sesuai dengan kebutuhan kelompok tersebut.
Jika perusahaanmu sedang merencanakan in-house training, PRESENTA dapat membantu melalui Training Consulting, Training Needs Analysis, serta program training yang disesuaikan dengan kebutuhan peserta dan organisasi.
Hubungi Training Consultant PRESENTA dengan klik gambar di bawah ini.
