Yang namanya program pelatihan dan pengembangan sudah pasti ada dalam agenda kegiatan organisasi atau perusahaan yang ingin terus berkembang. Daripada merekrut anggota atau karyawan baru dengan kapabilitas yang diperlukan, akan lebih efisien dan murah jika organisasi atau perusahaan mendongkrak kemampuan anggota atau karyawan lewat program pelatihan dan pengembangan.
Namun, banyak penyelenggaraan pelatihan dan pengembangan yang melewatkan bagian penting dari program ini, yakni evaluasi pelatihan dan pengembangan itu sendiri. Ini sebetulnya kesalahan besar.
Evaluasi pelatihan adalah bagian yang semestinya menyatu dengan program pelatihan secara keseluruhan. Pengertian evaluasi pelatihan menurut para ahli dapat disimpulkan sebagai serangkaian proses yang disusun secara sistematis untuk mengukur tingkat keberhasilan program pelatihan yang diselenggarakan. Jadi, bagaimana kita tahu kalau pelatihan yang kita lakukan sudah efektif dan mencapai sasaran, jika tidak dievaluasi?
Desain evaluasi pelatihan yang efektif semestinya juga dimulai berdekatan waktunya dengan awal pelaksanaan program pelatihan. Artinya, evaluasi pelatihan mencakup masa prapelatihan, selama pelatihan, dan pascapelatihan. Desain yang seperti ini memungkinkan penyelenggara memiliki wawasan yang lengkap mengenai keseluruhan proses pelatihan dan cara meningkatkan kualitas pelatihan di masa mendatang.
Nah, kali ini kita berfokus dulu pada evaluasi pascapelatihan. Ada beberapa tips dari praktik-praktik terbaik yang bisa Anda pakai supaya penyelenggaraan pelatihan di organisasi atau perusahaan Anda berjalan lebih maksimal, yakni:
1. Menjadikan evaluasi sebagai bagian dari metrik penyelesaian kursus. Kalau Anda menghubungkan evaluasi dengan bukti kehadiran peserta atau absensi, bisa dipastikan kalau tingkat partisipasi pelatihan akan meningkat.
2. Memberikan penilaian secara elektronik. Mengapa? Sebetulnya banyak alasannya, namun cara ini utamanya akan memberikan penyelenggara kesempatan untuk bisa membuat laporan yang lebih bermakna dari respons peserta yang didapat, juga menyimpan catatan secara akurat.
3. Menggunakan teknik, model, atau kriteria evaluasi pelatihan yang sudah terbukti jitu. Sebaiknya jangan nekad membuat sendiri cara-cara mengevaluasi pelatihan. Banyak sekali buku atau makalah evaluasi pelatihan yang dapat Anda jadikan pegangan. Salah satunya adalah model evaluasi pelatihan Kirkpatrick, yang akan dijelaskan tersendiri di bagian akhir artikela ini.
4. Mewajibkan peserta memberikan komentar. Perlakukan hal ini seperti halnya tips pertama tadi. Anda akan memerlukan umpan balik dari peserta agar dapat melengkapi evaluasi pelatihan ini.
Model evaluasi pelatihan Kirkpatrick
Model evaluasi pelatihan Kirkpatrick adalah satu model evaluasi yang paling banyak dipakai. Diperkenalkan pertama kali oleh Donald Kirkpatrik, seorang pakar evaluasi pelatihan dan pengembangan SDM, pada 1959 dan terus mengalami pengembangan sesudahnya. Evaluasi pelatihan menurut Kirkpatrick mestilah melalui beberapa tahapan.
1. Tahapan reaksi.
Kita ingin agar peserta merasa pelatihan ini penting dan berharga bagi mereka, Dengan mengukur seberapa jauh mereka terlibat dalam pelatihan, seberapa aktif mereka, bagaimana mereka bereaksi terhadap materi-materi yang diberikan, akan membantu Anda memahami seberapa baik peserta menerima pelatihan ini.
Beberapa pertanyaan yang dapat kita mintakan umpan baliknya dari peserta antara lain:
- Apakah Anda merasa kualitas pelatihan ini setimpal dengan waktu yang Anda berikan untuk mengikuti pelatihan?
- Menurut Anda, apakah pelatihan ini sukses?
- Apakah kekuatan dan kelemahan pelatihan kali ini, menurut Anda?
- dan sebagainya
Identifikasikan juga bagaimana Anda hendak mengukur reaksi peserta ini. Ada beberapa contoh survey kepuasan yang bisa Anda pakai untuk ini, namun Anda bisa juga mempelajari bahasa tubuh peserta selama pelatihan berlangsung, atau mintakan umpan balik secara verbal.
2. Tahapan pembelajaran.
Pada tahapan ini, kita berfokus pada pengukuran terhadap apa yang telah dan belum dipahami oleh peserta, apa yang peserta pikir dapat mereka lakukan secara berbeda dan lebih baik dalam pekerjaannya, seberapa percaya diri mereka melakukan hal itu, dan seberapa termotivasi mereka dalam membuat perubahan.
Ini memperlihatkan bagaimana pelatihan telah meningkatkan keahlian mereka, sikap, dan pengetahuan mereka. Begitu juga dengan kepercayaan diri dan komitmen peserta.
Sebelum pelatihan, berikan semacam tes kepada peserta pelatihan untuk menentukan tingkat pengetahuan mereka, level keahlian, serta perilaku. Setelah pelatihan, berikan tes kembali untuk mengukur pemahaman mereka terhadap isi pelatihan. Bisa lewat teknik wawancara, maupun penilaian verbal.
3. Tahapan perilaku.
Tahapan ini membantu penyelenggara pelatihan memahami seberapa baik peserta mengaplikasikan hasil pelatihan pada pekerjaannya. Namun, mengukur perilaku secara efektif merupakan proses jangka panjang, dilakukan selama beberapa minggu, bahkan bulan setelah pelatihan awal.
Anda bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan, seperti:
- Apakah peserta pelatihan memanfaatkan pembelajaran mereka untuk digunakan di tempat kerja/organisasi?
- Apakah peserta pelatihan dapat mengajarkan pengetahuan, keterampilan, atau perilaku baru mereka kepada orang lain?
- Apakah peserta pelatihan sadar mereka telah mengubah perilaku mereka?
4. Tahapan hasil.
Hasil pelatihan yang dimaksud mencakup pula dampak yang ingin Anda atau perusahaan/organisasi Anda capai lewat pelatihan. Tingkatan ini kemungkinan akan menjadi evaluasi yang paling mahal dan memakan waktu. Tantangan terbesarnya adalah bagaimana mengidentifikasi hasil, manfaat, atau hasil akhir mana yang paling terkait dengan pelatihan, dan untuk menghasilkan cara yang efektif guna mengukur hasil ini dalam jangka panjang.
Pelatihan modern saat ini banyak yang menggunakan model evaluasi pelatihan Kirkpatrick secara terbalik, yakni memulai dengan tahapan keempat atau hasil yang ingin mereka lihat. Dari situ mereka mendesain pelatihan yang paling mungkin untuk memberikan hasil ini. Cara ini ternyata membantu penyelenggara pelatihan untuk memprioritaskan tujuan pelatihan dan membuatnya lebih efektif.
Nah, sekarang giliran Anda mengevaluasi sendiri kegiatan evaluasi pelatihan yang Anda terapkan. Sudah benarkah caranya? (*)
