Bagaimana Menentukan Peserta Training yang Tepat?

Ringkasan singkat: Menentukan peserta training yang tepat dimulai dengan melihat kebutuhan bisnis, kebutuhan pekerjaan, hasil Training Needs Analysis, dan competency gap setiap kelompok karyawan. Training sebaiknya diberikan kepada orang yang memang membutuhkan kompetensi tersebut dan memiliki kesempatan untuk menerapkannya dalam pekerjaan.

FAQ Corporate Training: Bagaimana Menentukan Peserta Training yang Tepat?

1. Bagaimana cara menentukan peserta training?

Cara menentukan peserta training adalah dengan mengidentifikasi siapa yang memiliki competency gap dan membutuhkan kompetensi tersebut untuk menjalankan pekerjaannya. HR dan tim L&D perlu menghindari pemilihan peserta hanya berdasarkan ketersediaan waktu, jabatan, atau pemerataan kesempatan.

Secara sederhana, prosesnya dapat dilakukan melalui langkah berikut:

1. Tentukan tujuan bisnis atau masalah yang ingin diselesaikan.
2. Tentukan kompetensi yang dibutuhkan.
3. Identifikasi posisi atau kelompok yang membutuhkan kompetensi tersebut.
4. Bandingkan kompetensi yang dibutuhkan dengan kemampuan saat ini.
5. Prioritaskan karyawan dengan gap yang paling relevan.
6. Pastikan peserta memiliki kesempatan menerapkan hasil training.

Sebagai contoh, jika perusahaan ingin meningkatkan kualitas coaching oleh supervisor, peserta utama seharusnya adalah supervisor yang memiliki tanggung jawab mengembangkan anggota tim, bukan seluruh karyawan.

Menurut PRESENTA, pemilihan peserta sebaiknya dimulai dari kebutuhan yang ingin dijawab oleh training. Semakin jelas tujuan program dan target kompetensinya, semakin mudah perusahaan menentukan siapa yang benar-benar perlu mengikuti training.

Dalam proses perancangan program, PRESENTA biasanya menganjurkan perusahaan untuk melihat beberapa aspek utama seperti tujuan training, tanggung jawab peserta, level jabatan, kebutuhan kompetensi, dan konteks penerapan hasil training sebelum menentukan profil peserta yang sesuai.

2. Siapa yang sebaiknya mengikuti training karyawan?

Karyawan yang sebaiknya mengikuti training adalah mereka yang membutuhkan peningkatan pengetahuan, keterampilan, atau perilaku tertentu untuk menjalankan perannya sekarang maupun mempersiapkan tanggung jawab berikutnya.

Peserta training dapat berasal dari beberapa kelompok, misalnya:

• karyawan dengan competency gap tertentu;
• karyawan yang baru menerima tanggung jawab baru;
• supervisor atau manager baru;
• karyawan yang akan menggunakan sistem atau proses baru;
• talent yang sedang dipersiapkan untuk posisi berikutnya;
• tim yang menghadapi perubahan cara kerja;
• kelompok dengan kebutuhan pengembangan yang sama.

Pemilihan peserta perlu tetap mempertimbangkan relevansi training terhadap pekerjaan.

Seorang staf finance, misalnya, belum tentu membutuhkan training negotiation yang dirancang khusus untuk sales. Namun, ia mungkin tetap membutuhkan negotiation skill jika pekerjaannya melibatkan vendor atau stakeholder tertentu.

3. Apa yang harus dipertimbangkan saat menentukan peserta training?

Saat menentukan peserta training, perusahaan perlu mempertimbangkan relevansi kompetensi, competency gap, tanggung jawab pekerjaan, prioritas bisnis, kesiapan peserta, dan peluang penerapan hasil training.

Beberapa faktor utama yang perlu diperiksa adalah:

Kombinasi faktor tersebut lebih akurat dibanding memilih peserta berdasarkan jabatan saja.

Misalnya, dua orang dengan jabatan yang sama belum tentu memiliki kebutuhan pengembangan yang sama karena pengalaman, tanggung jawab, dan tingkat kompetensinya dapat berbeda.

4. Bagaimana menentukan peserta training berdasarkan kebutuhan perusahaan?

Peserta training berdasarkan kebutuhan perusahaan ditentukan dengan menghubungkan tujuan bisnis dengan kompetensi dan posisi yang paling berpengaruh terhadap pencapaian tujuan tersebut. Dengan demikian, pemilihan peserta tidak dimulai dari daftar nama, tetapi dari kebutuhan organisasi.

Alurnya dapat dibuat seperti berikut:

Tujuan bisnis → kebutuhan kinerja → kompetensi → kelompok pekerjaan → peserta training

Contohnya:

Pendekatan ini sejalan dengan prinsip learning needs analysis dari CIPD yang menempatkan kebutuhan kapabilitas organisasi saat ini dan masa depan sebagai titik awal sebelum menilai kemampuan yang sudah dimiliki karyawan.

Menurut PRESENTA, training akan lebih relevan ketika peserta dipilih berdasarkan hubungan antara kebutuhan organisasi, peran peserta, dan kompetensi yang ingin dikembangkan. Pendekatan tersebut membantu perusahaan menghindari training yang pesertanya terlalu luas tetapi kebutuhan belajarnya berbeda-beda.

5. Bagaimana menentukan peserta training berdasarkan hasil Training Needs Analysis?

Peserta training berdasarkan hasil Training Needs Analysis ditentukan dari kelompok atau individu yang memiliki learning need yang relevan dan dapat dibantu melalui training. Hasil TNA dapat menunjukkan siapa yang membutuhkan pengembangan, kompetensi apa yang perlu ditingkatkan, dan tingkat prioritasnya.

Training Needs Analysis dapat menggunakan beberapa sumber informasi, seperti:

• performance review;
• wawancara dengan manager;
• assessment kompetensi;
• observasi pekerjaan;
• survei kebutuhan pengembangan;
• target kinerja;
• competency framework;
• perubahan proses atau job role.

Setelah data tersedia, HR dapat:

1. Mengidentifikasi performance gap.
2. Mencari penyebab gap tersebut.
3. Menentukan apakah penyebabnya berkaitan dengan knowledge atau skill.
4. Mengidentifikasi kelompok yang mengalami gap.
5. Mengelompokkan peserta berdasarkan kebutuhan yang serupa.
6. Menentukan prioritas peserta.

Association for Talent Development juga menekankan pentingnya needs assessment untuk mengidentifikasi kebutuhan kinerja pada level individu dan organisasi sebelum mengembangkan solusi training.

Artinya, hasil TNA sebaiknya tidak berhenti menjadi daftar topik training. Hasil analisis perlu diterjemahkan menjadi siapa yang membutuhkan kompetensi tertentu dan mengapa mereka membutuhkannya.

Berdasarkan pengalaman PRESENTA, hasil TNA dapat menunjukkan bahwa peserta perlu dibagi ke dalam beberapa kelompok berdasarkan tingkat kompetensi atau kebutuhan belajar, sehingga satu topik training tidak harus diberikan dengan format dan kedalaman yang sama.

6. Bagaimana menentukan peserta training berdasarkan competency gap?

Peserta training berdasarkan competency gap dapat ditentukan dengan membandingkan kompetensi yang dibutuhkan suatu pekerjaan dengan tingkat kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini. Karyawan dengan gap yang relevan terhadap pekerjaannya menjadi kandidat utama peserta training.

Contoh sederhananya:

Penilaian competency gap dapat dilakukan melalui:

• competency assessment;
• performance review;
• observasi atasan;
• self-assessment yang dikombinasikan dengan penilaian lain;
• simulasi atau assessment center;
• evaluasi hasil kerja.

Namun, competency gap tidak selalu berarti seseorang otomatis harus mengikuti training.

HR tetap perlu mencari penyebab gap tersebut. Jika seorang karyawan sebenarnya mampu tetapi tidak dapat bekerja optimal karena proses atau sistem yang bermasalah, training mungkin bukan intervensi yang paling tepat.

Menurut PRESENTA, competency gap perlu dilihat bersama konteks pekerjaan peserta. Tujuannya bukan sekadar menemukan siapa yang memiliki skor kompetensi lebih rendah, tetapi memahami kompetensi mana yang paling penting untuk dikembangkan agar peserta dapat bekerja lebih efektif.

7. Apakah semua karyawan perlu mengikuti training yang sama?

Tidak. Semua karyawan tidak perlu mengikuti training yang sama karena kebutuhan kompetensi dapat berbeda berdasarkan pekerjaan, level jabatan, pengalaman, dan tantangan yang dihadapi. Training yang terlalu umum berisiko kurang relevan bagi sebagian peserta.

Sebagai contoh:

• staf baru membutuhkan onboarding dan basic skill;
• supervisor membutuhkan supervisory dan coaching skill;
• manager membutuhkan strategic leadership;
• sales membutuhkan selling dan negotiation;
• customer service membutuhkan service dan communication skill.

Bahkan dalam topik yang sama, level training dapat berbeda.

Training communication untuk staf operasional, misalnya, dapat berfokus pada komunikasi sehari-hari dan koordinasi pekerjaan. Untuk manager, topik yang sama dapat lebih banyak membahas stakeholder communication, influencing, atau komunikasi saat memberikan feedback.

Karena itu, segmentasi peserta dapat membuat tujuan pembelajaran lebih spesifik dan materi lebih relevan.

8. Kapan training sebaiknya diberikan kepada seluruh karyawan?

Training sebaiknya diberikan kepada seluruh karyawan ketika kompetensi, pengetahuan, atau standar yang dipelajari memang berlaku secara luas di seluruh organisasi. Program perusahaan secara menyeluruh tetap dapat disesuaikan berdasarkan level atau fungsi jika kebutuhan penerapannya berbeda.

Training untuk seluruh karyawan dapat relevan dalam situasi seperti:

• sosialisasi nilai dan budaya perusahaan;
• penerapan kebijakan atau standar baru;
• awareness mengenai keamanan atau kepatuhan;
• pengenalan sistem yang digunakan seluruh organisasi;
• perubahan organisasi yang berdampak luas;
• pengembangan kompetensi dasar yang berlaku lintas fungsi.

Namun, “seluruh karyawan” tidak selalu berarti semua peserta harus berada dalam satu kelas dan menggunakan materi yang identik.

Perusahaan dapat membagi peserta berdasarkan level atau fungsi agar contoh kasus, latihan, dan kedalaman materi tetap sesuai dengan pekerjaan mereka.

9. Kapan training sebaiknya diberikan hanya kepada divisi atau kelompok tertentu?

Training sebaiknya diberikan kepada divisi atau kelompok tertentu ketika kebutuhan kompetensi hanya relevan terhadap fungsi, peran, proyek, atau kelompok pekerjaan tertentu. Pendekatan ini membantu perusahaan memfokuskan pembelajaran kepada peserta yang paling membutuhkan.

Contohnya:

• training sales negotiation untuk sales team;
• presentation skill untuk karyawan yang rutin melakukan presentasi;
• supervisory skill untuk first-line leader;
• coaching skill untuk manager;
• service excellence untuk customer-facing employees;
• project management untuk karyawan yang terlibat dalam proyek.

Training kelompok juga relevan ketika satu tim menghadapi masalah atau perubahan spesifik yang tidak dialami divisi lainnya.

Misalnya, perusahaan sedang mengubah proses penjualan. Training mengenai proses baru tersebut lebih relevan diberikan kepada fungsi yang terlibat langsung daripada kepada seluruh organisasi.

10. Apa risiko jika peserta training tidak sesuai dengan target kompetensi?

Peserta training yang tidak sesuai dengan target kompetensi dapat membuat materi terasa tidak relevan, sulit diterapkan, dan kurang efektif menjawab kebutuhan perusahaan.

Perbedaan kebutuhan yang terlalu jauh juga dapat menyulitkan trainer menentukan kedalaman materi dan metode pembelajaran.

Beberapa risiko yang dapat muncul antara lain:

• peserta merasa materi tidak berhubungan dengan pekerjaannya;
• tingkat pemahaman peserta terlalu beragam;
• diskusi menjadi kurang fokus;
• contoh kasus tidak relevan bagi sebagian peserta;
• peserta kesulitan menerapkan hasil training;
• tujuan pembelajaran sulit dicapai secara merata;
• anggaran dan waktu pembelajaran digunakan untuk kelompok yang sebenarnya tidak membutuhkan program tersebut.

Misalnya, satu kelas leadership berisi staf yang belum memiliki bawahan, supervisor baru, dan senior manager.

Ketiganya mungkin membutuhkan leadership development, tetapi kebutuhan, konteks, serta kedalaman materinya berbeda.

Karena itu, peserta training yang tepat bukan berarti semua orang harus memiliki kemampuan awal yang identik.

Peserta setidaknya perlu memiliki kebutuhan pembelajaran dan konteks penerapan yang cukup serupa.

11. Apakah jabatan dan level karyawan perlu dipertimbangkan saat menentukan peserta training?

Ya. Jabatan dan level karyawan perlu dipertimbangkan karena tanggung jawab, kewenangan, pengalaman, dan situasi kerja dapat memengaruhi kebutuhan pembelajaran.

Namun, jabatan sebaiknya menjadi salah satu pertimbangan, bukan satu-satunya dasar pemilihan peserta.

Sebagai contoh, kebutuhan leadership dapat berbeda pada setiap level:

Segmentasi berdasarkan level membantu trainer menentukan bahasa, kasus, latihan, dan kedalaman pembahasan yang sesuai.

Namun, HR tetap perlu memeriksa competency gap. Dua supervisor dengan jabatan yang sama dapat membutuhkan program berbeda jika kemampuan dan tantangan pekerjaannya berbeda.

12. Bagaimana memprioritaskan peserta jika jumlah peserta training terbatas?

Jika kapasitas training terbatas, perusahaan dapat memprioritaskan peserta berdasarkan besarnya competency gap, urgensi kebutuhan, pengaruh kompetensi terhadap pekerjaan, dan peluang penerapan setelah training.

Beberapa kriteria yang dapat digunakan adalah:

1. Urgensi kebutuhan
   Apakah kompetensi tersebut segera diperlukan?
2. Relevansi terhadap pekerjaan
   Seberapa sering peserta menggunakan kompetensi tersebut?
3. Besarnya competency gap
   Seberapa jauh kemampuan saat ini dari standar yang dibutuhkan?
4. Dampak terhadap tujuan bisnis
   Apakah pengembangan kompetensi tersebut mendukung prioritas organisasi?
5. Kesempatan penerapan
   Apakah peserta dapat segera mempraktikkan hasil training?

Perusahaan juga dapat menggunakan matriks sederhana:

Pendekatan tersebut membantu HR menentukan peserta secara lebih objektif dibanding menggunakan prinsip “siapa yang belum pernah ikut training”.

13. Bagaimana PRESENTA Membantu?

PRESENTA membantu perusahaan merancang solusi pembelajaran berdasarkan kebutuhan individu, tim, dan organisasi, termasuk membantu mengidentifikasi target peserta yang sesuai dengan tujuan pengembangan.

Sebelum program dirancang, perusahaan perlu memahami beberapa hal:

• tujuan bisnis atau masalah yang ingin dijawab;
• kompetensi yang ingin dikembangkan;
• profil dan level peserta;
• tantangan yang dihadapi peserta;
• kondisi kompetensi saat ini;
• hasil yang diharapkan setelah program.

Dari kebutuhan tersebut, solusi pengembangan tidak harus selalu berupa kelas training yang sama bagi semua orang.

PRESENTA menyediakan berbagai solusi pengembangan melalui:

• Training: In House Training dan Public Training;
• Team Development: Team Coaching, Private Coaching, dan Team Building;
• Consulting: Training Consulting, Learning Consulting, serta HR & OD;
• Assessment;
• LMS & System Development;
• Content Development.

Di PRESENTA, penentuan peserta merupakan bagian penting dari desain program pembelajaran. Profil peserta membantu menentukan tujuan, kedalaman materi, metode, contoh kasus, dan aktivitas yang digunakan agar proses belajar lebih relevan dengan pekerjaan mereka.

Langkah Selanjutnya

Setelah menentukan peserta training yang tepat, tahap berikutnya adalah memastikan competency gap, learning objective, materi, dan metode pembelajaran sesuai dengan kebutuhan kelompok tersebut.

Jika perusahaanmu sedang merencanakan corporate training dan ingin memastikan program serta pesertanya sesuai dengan kebutuhan organisasi,

PRESENTA dapat membantu melalui Training Consulting, In House Training, Assessment, dan solusi learning & development yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Download Proposal Pelatihan Presenta