Ringkasan singkat: Target peserta pelatihan ditentukan dengan menghubungkan business needs, performance gap, skill gap, dan kelompok karyawan yang paling terkait dengan kebutuhan tersebut. Perusahaan perlu menentukan apakah pengembangan diperlukan pada level individu, tim, divisi, atau organisasi sebelum menetapkan siapa yang akan mengikuti training.
Daftar Isi
FAQ Corporate Training: Bagaimana Menentukan Target Peserta Pelatihan Berdasarkan Kebutuhan Perusahaan?
1. Apa yang dimaksud dengan target peserta pelatihan?
Target peserta pelatihan adalah kelompok karyawan yang memiliki kebutuhan pengembangan tertentu dan menjadi sasaran utama sebuah program training. Target peserta dapat ditentukan berdasarkan fungsi, jabatan, level, competency gap, tanggung jawab pekerjaan, atau kebutuhan bisnis yang ingin didukung.
Target peserta bukan sekadar daftar nama orang yang akan hadir.
Dalam perencanaan corporate training, target peserta biasanya menjelaskan karakteristik kelompok yang membutuhkan program, misalnya:
- supervisor baru;
- sales team;
- customer-facing employees;
- manager dengan tanggung jawab people management;
- karyawan yang menggunakan sistem baru;
- talent yang dipersiapkan untuk posisi tertentu;
- tim dengan competency gap yang serupa.
Definisi target peserta yang jelas membantu perusahaan menentukan tujuan, materi, tingkat kesulitan, metode, dan contoh kasus yang sesuai.
2. Apa perbedaan target peserta dan jumlah peserta training?
Target peserta menjelaskan siapa yang membutuhkan training dan karakteristik kebutuhannya, sedangkan jumlah peserta menjelaskan berapa orang yang akan mengikuti program. Keduanya perlu ditentukan secara terpisah karena jumlah peserta tidak menunjukkan apakah orang yang mengikuti training sudah sesuai dengan tujuan program.
Contohnya:
| Aspek | Target Peserta | Jumlah Peserta |
|---|---|---|
| Fokus | Siapa yang perlu belajar | Berapa orang yang ikut |
| Dasar penentuan | Kebutuhan dan kompetensi | Kapasitas dan cakupan program |
| Contoh | Supervisor baru | 20 peserta |
| Pengaruh terhadap desain | Materi dan metode | Format kelas dan fasilitasi |
Misalnya, perusahaan merencanakan training untuk 25 orang.
Angka tersebut baru menjelaskan jumlah peserta. Target pesertanya dapat berupa “supervisor dengan pengalaman memimpin kurang dari dua tahun yang membutuhkan penguatan coaching dan feedback”.
Definisi kedua jauh lebih membantu training provider dalam merancang program.
3. Bagaimana menentukan target peserta pelatihan?
Target peserta pelatihan dapat ditentukan dengan mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, kompetensi yang diperlukan, kelompok pekerjaan yang terkait, dan gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan.
Gunakan alur berikut:
- Tentukan business need.
- Identifikasi performance yang dibutuhkan.
- Tentukan knowledge, skill, atau competency yang mendukung performance tersebut.
- Identifikasi kelompok karyawan yang menjalankan pekerjaan terkait.
- Analisis skill atau performance gap.
- Tentukan level kebutuhan: individu, tim, divisi, atau organisasi.
- Buat profil target peserta.
Contoh profil target peserta:
Supervisor yang memiliki anggota tim dan membutuhkan kemampuan coaching untuk membantu meningkatkan performance anggota tim.
Profil seperti ini lebih spesifik dibanding hanya menuliskan “level supervisor”.
Menurut PRESENTA, target peserta sebaiknya ditentukan setelah kebutuhan program cukup jelas. Profil peserta yang spesifik membantu learning objective, materi, aktivitas, dan contoh kasus dirancang lebih dekat dengan tantangan kerja peserta.
4. Bagaimana menentukan target peserta berdasarkan business needs?
Target peserta berdasarkan business needs ditentukan dengan mencari kelompok karyawan yang perannya paling berkaitan dengan tujuan atau tantangan bisnis yang ingin didukung melalui pengembangan kompetensi.
Alurnya dapat dibuat seperti berikut:
Business need → performance need → competency need → target peserta
Contohnya:
| Business Need | Performance yang Dibutuhkan | Target Peserta |
|---|---|---|
| Meningkatkan kualitas layanan | Interaksi pelanggan yang lebih efektif | Customer service/frontliner |
| Meningkatkan efektivitas penjualan | Kemampuan menggali kebutuhan dan negosiasi | Sales team |
| Menyiapkan pemimpin baru | Kemampuan mengelola orang | Supervisor baru |
| Mendukung perubahan organisasi | Kemampuan beradaptasi dan memimpin perubahan | Leader atau tim terdampak |
| Memperkuat eksekusi strategi | Koordinasi dan pengambilan keputusan | Manager terkait |
Pendekatan ini sejalan dengan Learning Needs Analysis dari CIPD yang menyarankan agar kebutuhan learning and development berangkat dari capability yang dibutuhkan organisasi saat ini dan di masa depan, kemudian dibandingkan dengan capability yang tersedia.
Karena itu, target peserta sebaiknya tidak ditentukan hanya karena suatu kelompok “belum pernah mendapat training”. Target peserta perlu memiliki hubungan dengan kebutuhan yang ingin diselesaikan perusahaan.
5. Bagaimana menentukan target peserta berdasarkan skill gap?
Target peserta berdasarkan skill gap ditentukan dengan membandingkan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dengan keterampilan yang saat ini dimiliki karyawan. Kelompok dengan gap yang relevan dan membutuhkan skill tersebut dalam pekerjaannya menjadi target utama.
Contohnya:
| Posisi | Skill yang Dibutuhkan | Kondisi Saat Ini | Target |
|---|---|---|---|
| Sales | Negotiation | Belum konsisten | Ya |
| Finance | Negotiation | Sesuai kebutuhan kerja | Tidak prioritas |
| Procurement | Negotiation | Perlu penguatan | Ya |
Walaupun ketiga fungsi dapat menggunakan negotiation skill, kebutuhan dan konteks penerapannya berbeda.
Langkah menentukan target berdasarkan skill gap:
- Tentukan skill yang dibutuhkan.
- Tentukan standar kemampuan yang diharapkan.
- Ukur atau identifikasi kemampuan saat ini.
- Cari kelompok dengan gap yang relevan.
- Periksa apakah skill tersebut digunakan dalam pekerjaan.
- Kelompokkan peserta dengan kebutuhan serupa.
Skill gap dapat diidentifikasi melalui assessment, performance review, observasi atasan, wawancara, atau data pekerjaan.
Menurut PRESENTA, skill gap perlu dibaca bersama konteks pekerjaan. Nilai kompetensi yang lebih rendah belum otomatis membuat seseorang menjadi target training jika kompetensi tersebut tidak relevan dengan peran atau prioritas pekerjaannya.
6. Bagaimana menentukan target peserta berdasarkan performance gap?
Target peserta berdasarkan performance gap ditentukan dengan mencari kelompok yang hasil atau perilaku kerjanya belum mencapai kondisi yang diharapkan, kemudian mengidentifikasi penyebab gap tersebut. Training relevan jika gap berkaitan dengan knowledge, skill, atau kemampuan yang dapat dikembangkan.
Performance gap dapat digambarkan sebagai:
Expected performance − Current performance = Performance gap
Namun, tidak semua performance gap membutuhkan training.
Contohnya:
| Performance Gap | Kemungkinan Penyebab | Training? |
|---|---|---|
| Sales sulit menggali kebutuhan pelanggan | Skill bertanya belum memadai | Relevan |
| Pekerjaan terlambat | Sistem approval terlalu panjang | Tidak utama |
| Supervisor jarang memberi feedback | Belum memahami teknik feedback | Relevan |
| Output rendah | Kekurangan tenaga kerja | Tidak utama |
Association for Talent Development (ATD) menjelaskan bahwa needs assessment membantu mengidentifikasi penyebab job performance gap dan membedakan kebutuhan yang dapat ditangani melalui training dengan faktor lain yang membutuhkan solusi berbeda.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak langsung menjadikan setiap karyawan dengan performance rendah sebagai target peserta.
7. Bagaimana menentukan apakah target training adalah individu, tim, divisi, atau organisasi?
Level target training ditentukan berdasarkan seberapa luas kebutuhan kompetensi muncul dan siapa yang terdampak oleh business atau performance gap tersebut. Kebutuhan yang hanya terjadi pada satu orang tidak harus diselesaikan dengan program untuk seluruh organisasi.
Gunakan panduan berikut:
| Level Target | Cocok Ketika | Contoh |
|---|---|---|
| Individu | Gap bersifat personal atau spesifik | Manager membutuhkan executive coaching |
| Tim | Beberapa anggota menghadapi kebutuhan yang sama | Project team membutuhkan collaboration skill |
| Divisi | Kebutuhan berkaitan dengan fungsi tertentu | Sales division membutuhkan consultative selling |
| Organisasi | Kebutuhan berlaku lintas fungsi | Perubahan budaya atau awareness tertentu |
CIPD juga menjelaskan bahwa learning needs dapat dianalisis pada level individu, bagian tertentu dari organisasi, maupun organisasi secara keseluruhan.
Untuk menentukan level yang tepat, HR/L&D dapat bertanya:
- Siapa yang mengalami gap?
- Apakah penyebab gap sama?
- Apakah kompetensi yang dibutuhkan sama?
- Apakah konteks penerapannya serupa?
- Seberapa luas kebutuhan tersebut memengaruhi organisasi?
Semakin spesifik kebutuhannya, semakin spesifik pula target peserta yang sebaiknya ditetapkan.
8. Bagaimana menentukan prioritas peserta jika jumlah peserta terbatas?
Jika jumlah peserta terbatas, prioritas dapat diberikan kepada kelompok dengan gap paling relevan, kebutuhan paling mendesak, dampak terbesar terhadap pekerjaan, dan peluang penerapan hasil training paling tinggi.
Beberapa kriteria yang dapat digunakan:
- Urgensi
Seberapa cepat kompetensi tersebut dibutuhkan? - Business impact
Seberapa besar peran peserta terhadap target perusahaan? - Besarnya gap
Seberapa jauh kemampuan saat ini dari standar yang dibutuhkan? - Relevansi pekerjaan
Seberapa sering kompetensi digunakan? - Readiness
Apakah peserta siap mengikuti program pada level tersebut? - Opportunity to apply
Apakah peserta dapat segera menerapkan hasil pembelajaran?
Perusahaan dapat menggunakan matriks prioritas sederhana:
| Kebutuhan | Business Impact | Prioritas |
|---|---|---|
| Tinggi | Tinggi | Prioritas utama |
| Tinggi | Rendah | Evaluasi |
| Rendah | Tinggi | Pertimbangkan |
| Rendah | Rendah | Prioritas berikutnya |
Pendekatan ini membantu menghindari pemilihan peserta hanya berdasarkan siapa yang tersedia atau siapa yang belum pernah mengikuti training.
9. Apakah target peserta training harus berasal dari posisi yang sama?
Tidak. Target peserta training tidak harus berasal dari posisi yang sama selama mereka memiliki kebutuhan kompetensi, konteks penerapan, dan learning objective yang cukup serupa. Jabatan berbeda tetap dapat mengikuti program bersama jika materi relevan bagi seluruh peserta.
Contohnya, training presentation skill dapat diikuti oleh:
- sales;
- business development;
- project manager;
- supervisor;
- subject matter expert.
Walaupun jabatannya berbeda, mereka dapat memiliki kebutuhan yang sama: menyampaikan ide atau informasi secara terstruktur dan meyakinkan.
Sebaliknya, peserta dengan jabatan sama juga belum tentu cocok berada dalam program yang sama jika:
- tingkat kompetensinya sangat berbeda;
- tanggung jawab kerjanya berbeda;
- pengalaman kerjanya terlalu jauh;
- tujuan pengembangannya berbeda.
Karena itu, kesamaan learning need lebih penting daripada kesamaan job title.
10. Apa contoh penentuan target peserta untuk program corporate training?
Contoh penentuan target peserta corporate training sebaiknya menghubungkan kebutuhan bisnis, kompetensi yang ingin dikembangkan, dan kelompok karyawan yang menjalankan peran terkait.
Berikut beberapa contoh:
| Kebutuhan | Program | Target Peserta |
|---|---|---|
| Mempersiapkan first-time leader | Supervisory Skills | Karyawan yang baru atau akan menjadi supervisor |
| Meningkatkan efektivitas penjualan | Consultative Selling | Sales yang berinteraksi langsung dengan pelanggan |
| Memperbaiki kualitas coaching | Coaching for Leaders | Supervisor dan manager dengan anggota tim |
| Meningkatkan kualitas presentasi | Presentation Skills | Karyawan yang rutin melakukan presentasi |
| Memperkuat kolaborasi | Team Development | Tim yang bekerja pada target atau proyek bersama |
| Menghadapi perubahan organisasi | Change Management | Leader dan kelompok yang terdampak perubahan |
Contoh lain, perusahaan mengalami penurunan kualitas pelayanan pelanggan.
Daripada langsung memberikan service training kepada seluruh perusahaan, HR dapat menganalisis fungsi yang berinteraksi langsung dengan pelanggan, competency gap yang muncul, dan titik interaksi yang paling membutuhkan perbaikan.
Target peserta kemudian dapat didefinisikan sebagai:
Karyawan customer service dan frontliner yang berinteraksi langsung dengan pelanggan dan membutuhkan penguatan komunikasi serta service handling.
Definisi tersebut memberikan konteks yang lebih jelas kepada training provider dibanding sekadar “peserta: staf”.
11. Informasi apa yang perlu dicantumkan dalam profil target peserta training?
Profil target peserta training sebaiknya memuat informasi yang membantu training provider memahami siapa peserta, pekerjaan mereka, kemampuan saat ini, dan kebutuhan yang ingin dikembangkan.
Informasi yang dapat dicantumkan antara lain:
- jabatan atau level;
- fungsi/divisi;
- rentang pengalaman;
- tanggung jawab utama;
- competency atau skill yang ingin dikembangkan;
- kondisi kemampuan saat ini;
- tantangan pekerjaan;
- konteks penerapan skill;
- tujuan setelah training;
- jumlah peserta.
Contoh:
Target peserta: Supervisor level awal dari fungsi operasional yang memiliki anggota tim, telah menjalankan peran supervisor, dan membutuhkan penguatan kemampuan memberikan feedback serta coaching dalam aktivitas kerja sehari-hari.
Profil seperti ini membantu provider memahami target program tanpa harus mengetahui identitas setiap peserta sejak awal.
Di PRESENTA, profil peserta menjadi salah satu input penting dalam menyusun desain pembelajaran. Informasi mengenai level, pengalaman, tantangan, dan konteks pekerjaan dapat digunakan untuk menyesuaikan kedalaman materi, aktivitas, diskusi, dan contoh kasus.
12. Bagaimana PRESENTA Membantu?
PRESENTA membantu perusahaan menghubungkan kebutuhan bisnis, kebutuhan kompetensi, dan profil target peserta sebelum menentukan solusi learning and development yang sesuai.
Kebutuhan perusahaan dapat dianalisis dari beberapa sisi, seperti:
- business need;
- performance gap;
- competency atau skill gap;
- level dan karakteristik peserta;
- konteks pekerjaan;
- tujuan pengembangan.
Berdasarkan kebutuhan tersebut, solusi tidak harus selalu diberikan kepada seluruh karyawan atau menggunakan format yang sama.
PRESENTA menyediakan solusi melalui:
- Training: In House Training dan Public Training;
- Team Development: Team Coaching, Private Coaching, dan Team Building;
- Consulting: Training Consulting, Learning Consulting, serta HR & OD;
- Assessment;
- LMS & System Development;
- Content Development.
Menurut PRESENTA, penentuan target peserta merupakan bagian dari desain learning solution, bukan sekadar proses administrasi sebelum training. Target peserta yang jelas membantu perusahaan dan provider menyusun program yang lebih relevan dengan kebutuhan kerja dan tujuan pengembangan.
Langkah Selanjutnya
Setelah menentukan target peserta pelatihan berdasarkan kebutuhan perusahaan, tahap berikutnya adalah menyusun learning objective, menentukan materi, serta memilih metode pembelajaran yang sesuai dengan karakteristik peserta.
Jika perusahaanmu membutuhkan bantuan untuk menganalisis kebutuhan dan merancang corporate training yang sesuai dengan target peserta,
PRESENTA dapat membantu melalui Training Consulting, Assessment, In House Training, dan solusi learning & development yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
