Ringkasan singkat:Training berdasarkan fungsi atau departemen ditentukan dengan melihat tanggung jawab pekerjaan, competency yang dibutuhkan, performance gap, serta target bisnis masing-masing fungsi.
Beberapa competency dapat dikembangkan lintas departemen, sedangkan functional skill biasanya membutuhkan program yang lebih spesifik.
Daftar Isi
FAQ Corporate Training: Bagaimana Menentukan Training Berdasarkan Fungsi atau Departemen?
1. Mengapa training perlu disesuaikan dengan fungsi pekerjaan?
Training perlu disesuaikan dengan fungsi pekerjaan karena setiap fungsi memiliki tanggung jawab, target, workflow, stakeholder, dan competency yang berbeda.
Penyesuaian membantu materi lebih relevan terhadap pekerjaan yang benar-benar dilakukan peserta.
Sebagai contoh, kebutuhan utama sales dapat berkaitan dengan:
- selling;
- negotiation;
- presentation;
- customer communication.
Sementara finance mungkin lebih membutuhkan:
- analytical thinking;
- financial analysis;
- data presentation;
- stakeholder communication.
Keduanya tetap dapat membutuhkan communication atau problem solving, tetapi konteks penerapannya berbeda.
Karena itu, training berdasarkan fungsi atau departemen bukan berarti setiap divisi harus mempunyai seluruh program yang berbeda.
Perusahaan perlu membedakan competency yang bersifat functional dan competency yang dapat digunakan lintas fungsi.
Dalam pendekatan PRESENTA, relevansi pekerjaan menjadi salah satu pertimbangan penting dalam menentukan desain training.
Materi yang dekat dengan realitas pekerjaan lebih mudah dihubungkan peserta dengan situasi yang mereka hadapi sehari-hari.
2. Bagaimana menentukan training berdasarkan departemen?
Training berdasarkan departemen dapat ditentukan dengan memetakan target fungsi, tanggung jawab pekerjaan, competency yang dibutuhkan, dan gap kemampuan yang ada saat ini.
Dari sana, HR/L&D dapat menentukan learning priority yang paling relevan.
Gunakan alur berikut:
Business Need → Function Target → Job Responsibility → Required Competency → Competency Gap → Learning Solution
Contohnya:
| Kebutuhan Fungsi | Competency | Training yang Dapat Dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Sales conversion rendah | Selling & Negotiation | Consultative Selling |
| Service complaint tinggi | Customer Communication | Service Excellence |
| Koordinasi proyek lemah | Collaboration | Communication & Collaboration |
| Analysis kurang tajam | Analytical Thinking | Problem Solving |
| Supervisor kesulitan memimpin | People Management | Supervisory Skills |
Jangan langsung memulai dari pertanyaan:
“Training apa yang belum pernah diikuti departemen ini?”
Pertanyaan yang lebih tepat:
“Capability apa yang dibutuhkan fungsi ini untuk mencapai performance yang diharapkan?”
CIPD dalam panduan Learning Needs Analysis menjelaskan bahwa analisis kebutuhan dapat dilakukan pada level organisasi, departemen, project/workstream, maupun individu dan perlu dikaitkan dengan capability serta performance yang dibutuhkan.
3. Apa perbedaan training untuk HR, sales, marketing, dan finance?
Perbedaan training HR, sales, marketing, dan finance terutama terletak pada functional competency, stakeholder, serta output kerja masing-masing.
Soft skill tertentu dapat sama, tetapi contoh kasus dan application-nya perlu mengikuti konteks pekerjaan.
Gambaran sederhananya:
| Fungsi | Functional Skill | Soft Skill yang Sering Relevan |
|---|---|---|
| HR | Recruitment, Performance, L&D | Communication, Facilitation |
| Sales | Selling, Account Management | Negotiation, Presentation |
| Marketing | Campaign, Customer Insight | Creativity, Collaboration |
| Finance | Financial Analysis, Reporting | Analytical Thinking, Presentation |
Misalnya, presentation skill dapat dibutuhkan seluruh fungsi. Namun konteksnya berbeda:
- Sales: pitching kepada customer.
- Marketing: menyampaikan campaign proposal.
- Finance: menjelaskan financial insight.
- HR: mempresentasikan people initiative kepada stakeholder.
Artinya, judul training dapat sama tetapi case, exercise, dan expected behavior perlu disesuaikan.
PRESENTA melihat competency sebagai sesuatu yang perlu diterjemahkan ke konteks pekerjaan.
Communication untuk sales tidak selalu memiliki contoh penerapan yang sama dengan communication untuk finance atau HR.
4. Apakah satu training bisa digunakan untuk beberapa departemen?
Ya. Satu training dapat digunakan untuk beberapa departemen jika peserta memiliki learning need dan learning objective yang cukup serupa.
Penyesuaian dapat dilakukan pada contoh, studi kasus, atau aktivitas agar tetap relevan bagi setiap fungsi.
Topik yang relatif mudah diberikan lintas departemen antara lain:
- communication;
- presentation;
- problem solving;
- collaboration;
- time management;
- personal effectiveness;
- leadership fundamental.
Misalnya, communication training dapat diikuti HR, finance, operations, dan sales ketika tujuan utamanya adalah meningkatkan kemampuan koordinasi. Namun, role play dapat dibedakan:
- HR menggunakan situasi komunikasi dengan employee;
- finance menggunakan stakeholder discussion;
- sales menggunakan customer interaction;
- operations menggunakan koordinasi pekerjaan.
Program lintas fungsi menjadi kurang tepat ketika learning objective setiap kelompok terlalu berbeda.
Karena itu, perusahaan tidak perlu memisahkan kelas hanya berdasarkan nama departemen, tetapi juga tidak perlu memaksakan seluruh fungsi mengikuti materi yang sama.
5. Kapan perusahaan membutuhkan functional training?
Perusahaan membutuhkan functional training ketika performance suatu pekerjaan bergantung pada knowledge atau skill yang spesifik terhadap fungsi tersebut.
Program ini biasanya lebih dekat dengan proses kerja, tools, metodologi, atau expertise tertentu. Contoh functional training:
- recruitment interview untuk HR;
- consultative selling untuk sales;
- digital marketing untuk marketing;
- financial analysis untuk finance;
- maintenance skill untuk engineering;
- procurement negotiation untuk procurement;
- project management untuk project team.
Functional training menjadi semakin penting ketika:
- ada proses baru;
- perusahaan mengadopsi teknologi baru;
- performance gap bersifat technical;
- standard pekerjaan berubah;
- role mengalami perubahan;
- karyawan perlu meningkatkan proficiency.
Namun, functional skill jarang bekerja sendiri.
Seorang sales dapat menguasai produk tetapi tetap membutuhkan communication dan negotiation.
Seorang finance analyst dapat memahami angka tetapi tetap membutuhkan presentation skill untuk menjelaskan insight.
Karena itu, functional training dan behavioral development sebaiknya dilihat sebagai dua bagian yang saling melengkapi.
6. Bagaimana menggabungkan functional skills dan soft skills?
Functional skills dan soft skills dapat digabung dengan menentukan terlebih dahulu performance yang ingin dicapai, lalu melihat technical capability dan behavioral capability yang sama-sama dibutuhkan untuk menghasilkan performance tersebut.
Contohnya:
| Pekerjaan | Functional Skill | Soft Skill |
|---|---|---|
| Sales | Product & Selling | Communication & Negotiation |
| HR Recruiter | Interview Technique | Active Listening |
| Finance Analyst | Financial Analysis | Presentation |
| Project Staff | Project Methodology | Collaboration |
| Customer Service | Product Knowledge | Communication |
| Marketing | Campaign Planning | Creativity & Presentation |
Contoh sederhana: Seorang analyst tidak hanya perlu menganalisis data, tetapi juga perlu menjelaskan insight dari data tersebut kepada decision maker.
Artinya, learning program dapat disusun:
Functional capability → Application → Communication/Collaboration → Workplace Practice
Tidak semua skill harus dimasukkan ke satu training.
Perusahaan dapat menyusunnya sebagai beberapa modul yang saling terhubung.
Bagi PRESENTA, soft skill akan lebih bermakna ketika peserta memahami situasi kerja tempat skill tersebut digunakan.
Karena itu, case dan aktivitas perlu dibuat cukup dekat dengan konteks fungsi peserta.
7. Bagaimana menentukan kompetensi yang dibutuhkan setiap fungsi?
Kompetensi setiap fungsi ditentukan dengan melihat tujuan fungsi, job responsibility, expected performance, serta knowledge, skill, dan behavior yang diperlukan untuk mencapainya.
Sumber yang dapat digunakan antara lain:
- job description;
- competency framework;
- performance data;
- interview dengan functional leader;
- assessment;
- observation;
- customer atau stakeholder feedback;
- business plan.
Gunakan pertanyaan seperti:
- Apa output utama fungsi ini?
- Aktivitas apa yang menentukan keberhasilan?
- Skill apa yang diperlukan untuk melakukan aktivitas tersebut?
- Behavior apa yang membedakan high performer?
- Capability apa yang dibutuhkan ke depan?
- Apa gap antara kondisi sekarang dengan target?
Competency dapat dibagi menjadi:
- core competency yang berlaku lebih luas;
- leadership competency untuk role tertentu;
- functional competency yang spesifik terhadap pekerjaan.
SHRM menjelaskan competency model sebagai kumpulan competency yang menentukan kebutuhan effective performance pada pekerjaan, profesi, atau organisasi, termasuk competency technical maupun behavioral.
Pemetaan seperti ini membantu training berdasarkan fungsi atau departemen tidak berhenti pada daftar topik yang bersifat generik.
8. Apakah training lintas departemen efektif?
Training lintas departemen dapat efektif ketika peserta memiliki common learning need, sementara interaksi antar fungsi justru membantu mereka memahami perspektif dan cara kerja departemen lain.
Training lintas fungsi cocok untuk kebutuhan seperti:
- collaboration;
- communication;
- problem solving;
- project management;
- customer orientation;
- leadership;
- change management.
Salah satu manfaatnya adalah peserta dapat melihat masalah dari sudut pandang yang berbeda. Misalnya, kasus customer complaint dapat dibahas bersama:
- sales;
- operations;
- customer service;
- finance.
Setiap fungsi mungkin melihat penyebab dan solusi yang berbeda. Namun, kelas lintas departemen kurang efektif jika:
- technical knowledge terlalu spesifik;
- baseline peserta berbeda jauh;
- learning objective tidak sama;
- kasus hanya relevan untuk satu kelompok.
Jadi, efektivitasnya bergantung pada kesamaan learning need, bukan sekadar keinginan untuk mengumpulkan beberapa departemen dalam satu kelas.
9. Bagaimana menentukan peserta untuk training lintas fungsi?
Peserta training lintas fungsi sebaiknya dipilih berdasarkan keterkaitan mereka dengan competency, masalah, proses, atau business objective yang sama.
Perwakilan setiap departemen tidak harus dimasukkan jika perannya tidak relevan dengan tujuan program.
Gunakan kriteria berikut:
- terlibat dalam proses yang sama;
- menghadapi masalah yang sama;
- membutuhkan competency yang sama;
- sering berkoordinasi;
- memiliki peran terhadap target program;
- dapat menerapkan hasil training setelah kelas.
Contohnya, perusahaan ingin meningkatkan cross-functional problem solving pada proses order fulfillment. Peserta mungkin berasal dari:
- sales;
- customer service;
- warehouse;
- finance;
- operations.
Bukan karena perusahaan ingin “mewakili semua departemen”, tetapi karena fungsi-fungsi tersebut memang terlibat dalam proses yang sedang diperbaiki.
Pendekatan ini membuat training lintas fungsi lebih fokus pada shared problem atau shared capability.
10. Bagaimana membuat learning program berdasarkan job function?
Learning program berdasarkan job function dibuat dengan menyusun competency yang dibutuhkan pada suatu fungsi, menentukan proficiency setiap role, kemudian memilih learning intervention yang sesuai dengan gap dan career stage peserta.
Salah satu alurnya:
Tahap 1 — Function Analysis
Petakan:
- target fungsi;
- proses utama;
- role;
- responsibility;
- future capability.
Tahap 2 — Competency Mapping
Tentukan:
- functional competency;
- soft skill;
- leadership competency jika relevan;
- proficiency level.
Tahap 3 — Gap Analysis
Bandingkan required capability dengan kemampuan peserta saat ini.
Tahap 4 — Learning Architecture
Pilih kombinasi:
- training;
- coaching;
- mentoring;
- e-learning;
- certification;
- project assignment;
- workplace learning.
Tahap 5 — Application
Pastikan peserta memiliki kesempatan menerapkan capability dalam pekerjaannya.
Tahap 6 — Evaluation
Evaluasi learning, application, dan performance sesuai tujuan program.
CIPD dalam panduan Learning Needs Analysis juga menekankan pentingnya melihat current dan future capability, kemudian mengidentifikasi gap sebelum menentukan learning solution.
Dalam menyusun learning program, PRESENTA mendorong perusahaan untuk melihat perjalanan capability secara utuh.
Training dapat menjadi salah satu intervensi, tetapi bukan satu-satunya cara mengembangkan competency.
11. Bagaimana menentukan prioritas training jika setiap departemen memiliki banyak kebutuhan?
Prioritas training dapat ditentukan berdasarkan dampaknya terhadap business objective, besarnya competency gap, urgensi kebutuhan, jumlah karyawan terdampak, serta risiko jika capability tersebut tidak dikembangkan.
HR/L&D dapat menggunakan beberapa kriteria:
| Kriteria | Pertanyaan |
|---|---|
| Business Impact | Seberapa besar pengaruhnya pada target bisnis? |
| Performance Gap | Seberapa besar gap yang terjadi? |
| Urgency | Seberapa cepat capability dibutuhkan? |
| Population | Berapa banyak orang yang terdampak? |
| Risk | Apa risiko jika tidak dikembangkan? |
| Strategic Relevance | Apakah capability dibutuhkan ke depan? |
Kebutuhan training kemudian dapat dibagi menjadi:
- prioritas tinggi;
- prioritas menengah;
- prioritas rendah.
Contohnya, perusahaan memiliki lima kebutuhan training sales.
Namun jika salah satu gap secara langsung menghambat strategic account conversion, competency tersebut dapat diprioritaskan dibanding skill lain yang dampaknya lebih kecil.
Dengan pendekatan ini, budget L&D tidak dibagi rata ke semua kebutuhan hanya agar terlihat adil.
PRESENTA menganjurkan perusahaan memprioritaskan kebutuhan berdasarkan dampaknya, bukan sekadar berdasarkan banyaknya permintaan training dari suatu departemen.
12. Siapa yang perlu dilibatkan dalam menentukan kebutuhan training setiap departemen?
Penentuan kebutuhan training departemen sebaiknya melibatkan HR/L&D, functional leader, direct manager, dan bila relevan karyawan atau stakeholder lain.
Kolaborasi diperlukan karena setiap pihak memiliki informasi yang berbeda tentang kebutuhan capability.
Perannya dapat dibagi seperti berikut:
| Pihak | Kontribusi |
|---|---|
| HR/L&D | Needs analysis dan learning design |
| Functional Leader | Business priority dan future capability |
| Direct Manager | Performance dan skill gap |
| Employee | Tantangan pekerjaan sehari-hari |
| Senior Management | Strategic direction |
| Customer/Stakeholder | Feedback terhadap performance |
HR/L&D mungkin memahami learning methodology, tetapi functional leader lebih memahami kebutuhan bisnis di departemennya.
Direct manager biasanya lebih dekat dengan performance aktual peserta. Karena itu, kebutuhan training sebaiknya tidak ditentukan oleh satu pihak saja.
SHRM menyediakan Learning Needs Assessment Template yang secara khusus memasukkan business unit/function dan workforce segment sebagai bagian dari konteks analisis kebutuhan.
Kolaborasi seperti ini membantu mengurangi risiko program yang menarik secara topik tetapi kurang relevan terhadap kebutuhan fungsi.
Bagaimana PRESENTA Membantu?
PRESENTA membantu perusahaan merancang training berdasarkan fungsi atau departemen dengan menghubungkan business need, functional competency, soft skill, competency gap, dan profil peserta.
Kebutuhan perusahaan dapat diarahkan pada:
- functional development;
- communication;
- presentation;
- problem solving;
- leadership;
- collaboration;
- customer service;
- supervisory development.
PRESENTA dapat mendukung kebutuhan tersebut melalui:
- In House Training;
- Training Consulting;
- Learning Consulting;
- Assessment;
- HR & OD;
- LMS & System Development;
- Content Development.
Untuk competency yang digunakan lintas fungsi, perusahaan juga dapat mempertimbangkan program seperti Pelatihan SMART Communication PRESENTA atau Pelatihan SMART Presentation PRESENTA.
Di PRESENTA, kebutuhan tiap fungsi tidak harus diterjemahkan menjadi kelas yang sepenuhnya berbeda.
Materi inti dapat tetap konsisten sementara case, activity, dan application disesuaikan dengan konteks pekerjaan peserta.
Langkah Selanjutnya
Setelah menentukan training berdasarkan fungsi atau departemen, tahap berikutnya adalah memetakan competency gap dan learning priority setiap fungsi agar program yang dijalankan benar-benar mendukung target pekerjaan dan bisnis.
Jika perusahaanmu sedang menyusun functional learning program atau training lintas departemen, PRESENTA dapat membantu melalui Training Consulting, Assessment, In House Training, Learning Consulting, serta pengembangan learning solution yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Hubungi Training Consultant PRESENTA dengan klik gambar di bawah ini.
