Baiklah, kita sudah tahu kalau pelatihan ToT atau Training of Trainer adalah bagian penting dari pengembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Training of trainer, yang diperuntukkan bagi anggota organisasi atau perusahaan yang diproyeksikan menjadi pelatih bagi anggota atau karyawan lainnya, juga merupakan cara memastikan agar anggota atau karyawan mengevaluasi pengetahuannya dan keterampilan dalam bekerja. Tapi, tahukah Anda? Training of trainer yang sukses tidak terselenggara begitu saja. Ada rahasianya agar pelaksanaan pelatihan menjadi trainer ini berhasil baik dan efektif. Sertakan kiat-kiat berikut dalam pelatihan ToT yang akan Anda lakukan. Calon-calon trainer yang “lulus” dari training of trainer Anda dipastikan dapat menransfer pengetahuan dan keterampilan baru mereka kepada rekan-rekannya yang lain sesegera mungkin.

1. Buat tingkatan pada pelatihan ToT Anda

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi peserta pelatihan ToT selain mendapati materi yang diberikan terlalu canggih, terlalu maju, atau bahkan terlalu sederhana untuk mereka. Jadi, jangan sampai ini terjadi dalam pelatihan ToT Anda. Sebelum memulai pelatihan ToT, ketahuilah tingkat pengetahuan atau keterampilan peserta training of trainer. Dengan begitu, Anda dapat menyesuaikan materi pelatihan ToT dengan kebutuhan mereka. Untuk memastikan hal ini, cobalah untuk:

• Mencari tahu, siapa dan bagaimana orang-orang yang akan menjadi trainee para calon trainer Anda ini nantinya.
• Informasi-informasi kunci manakah yang belum diketahui oleh peserta pelatihan ToT Anda.
• Detil-detil dari materi pelatihan ToT mana saja yang bisa Anda lewati atau dibahas sekilas.
• Bagian mana dari seluruh materi pelatihan ToT yang harus menjadi fokus.

 

2. Buatlah kelas pelatihan ToT yang fun

Yang namanya training, apalagi melulu di dalam kelas, sudah pasti membosankan. Kecuali, trainernya kreatif menciptakan suasana yang menyenangkan. Dan yang terpenting sebetulnya adalah peserta pelatihan ToT akan meniru apa yang dia lihat, apa dilakukan trainernya. Jadi, jangan sampai mereka juga memberikan pelatihan yang menjemukan nantinya. Jangan biarkan pelatihan ToT Anda yang kaku dan monoton menjadi patokan mereka. Beberapa cara yang bisa Anda lakukan, misalnya:

• Di awal pelatihan ToT, ceritakan secara rinci kepada para peserta mengapa pelatihan ini dapat memudahkan hidup atau pekerjaan mereka.
• Berikan kisah nyatanya, misalnya pengalaman salah seorang mantan peserta pelatihan ToT.
• Contoh-contoh relevan dari berita-berita di media atau peristiwa-peristiwa terkini.
• Diskusi yang tersamar, seolah-olah ngobrol biasa dengan peserta, tapi sebetulnya Anda sedang mengumpulkan masukan atau memasukkan pengetahuan baru ke benak mereka.

 

3. Ajarkan highlight-nya saja, jangan keseluruhan materi pelatihan ToT

Nah, banyak trainer yang terjebak di sini. Mengadakan pelatihan ToT bukan berarti memberikan semua materi yang sudah kita siapkan. Berikan saja ikhtisar singkat tentang materi pelatihan ToT. Sampaikan kepada peserta struktur training of trainer yang mereka ikuti, jumlah topik dan subtopik, durasinya masing-masing, dan seterusnya. Telusuri materi-materi ini dan lakukan hal berikut:

• Memilih slide-slide utama dan tentukan tema utamanya.
• Bantu dengan isu-isu yang sering dihadapi pelatih, maupun peserta.
• Siapkan kiat-kiat menjadikan pelatihan lebih efektif dan menarik.
• Buat pedoman mengenai durasi waktu yang diperlukan untuk menjelaskan setiap bagian.

 

4. Kuasai studi kasus dari praktik-praktik terbaik

Studi kasus adalah salah satu bagian terpenting dari setiap program pelatihan untuk trainer. Memahami bagaimana memfasilitasi peserta dengan benar adalah sangat esensial. Banyak pelatih yang terjebak dengan hanya memberikan peserta membaca cepat materi yang diberikan, mengerjakan tugas-tugas pelatihan ToT, mencari tahu jawabannya sendiri, dan bergerak lagi ke materi berikutnya. Mendiskusikan studi kasus akan mendorong peserta belajar lebih sedikit dari yang seharusnya, namun dia akan memperoleh keterampilan lebih banyak. Pelatihan untuk trainer yang sukses haruslah dapat memberikan pesertanya alat untuk mendorong keterlibatan pesertanya dengan memahami konsep-konsep berikut:

• Di mana harus berfokus dalam sesi tanya jawab untuk memaksimalkan proses belajar.
• Mengapa harus membuat jeda lama bagi trainer sebelum mengajukan pertanyaan pertama.
• Bagaimana trainer harus bersabar dalam sunyi menunggu jawaban peserta dan menghindari jawaban-jawaban yang diarahkan.
• Bagaimana mendorong peserta menjawab dan memberikan umpan balik positif.
• Mengapa perlu mendokumentasikan percakapan atau diskusi selama pelatihan ToT dalam flipchart.

 

5. Berikan pemahaman bedanya instruksi dan fasilitasi

Banyak yang masih melihat fungsi trainer adalah sebagai penyebar pengetahuan atau keterampilan, padahal bukan seperti itu. Pastikan para peserta pelatihan ToT, yang nantinya akan menjadi trainer di tempatnya masing-masing, mereka adalah fasilitator, bukan instruktur. Minta mereka untuk memikirkan dan memahami hal-hal berikut:

• Mengapa memfasilitasi lebih efektif daripada mengajar.
• Kiat-kiat apa saja yang bisa mendorong peserta belajar dari satu sama lain.
• Mencari cara untuk memastikan semua peserta pelatihan ToT memiliki suara.
• Menemukan waktu kapan pelatih harus mengajar dan kapan memfasilitasi.

6. Buatlah evaluasi pelatihan ToT yang keren

Hasil pelatihan ToT semestinya menjadi pembelajaran jangka panjang. Untuk itu, latihlah peserta Anda untuk dapat membuat dan menggunakan formulir evaluasi agar mereka punya ukuran untuk terus mengembangkan keterampilan mereka setiap kali mereka melatih nantinya. Ajarkan mereka untuk dapat:

• Membicarakan tentang tes dan evaluasi setelah pelatihan selesai kepada seluruh peserta.
• Meminta umpan balik dari peserta secara lisan sebelum pelatihan berakhir.
• Membagikan formulir evaluasi selama pelatihan.
• Sediakan waktu bagi peserta untuk menyelesaikan pengisian formulir evaluasi.

Belajar menguasai keahlian untuk memfasilitasi pelatihan untuk pelatihan memang sesuatu yang amat spesifik. Namun bukan berarti Anda akan kesulitan mempelajarinya. Ada banyak sekali contoh pelatihan ToT dan modul pelatihan ToT yang bisa Anda pelajari secara daring, maupun media lain. Anda juga dapat mengikuti training for trainer di Jakarta dengan jadwal yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. (*)