Manusia adalah makhluk sosial, selalu ada kebutuhan untuk berinteraksi dan berbagi dengan manusia lain. Dalam memenuhi kebutuhan itu, manusia berkomunikasi, baik komunikasi offline, maupun komunikasi online. Yang terakhir ini, perkembangannya sangat pesat dalam dua dekade belakangan. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan komunikasi online?
Komunikasi online adalah bagaimana kita berkomunikasi, saling berhubungan, bertransaksi untuk mengirim, mengambil, atau menerima informasi dalam bentuk apapun melalui internet dengan menggunakan media digital. Ringkasnya, semua komunikasi yang dilakukan melalui internet adalah komunikasi online.
Apakah komunikasi online lebih baik apabila dibandingkan dengan komunikasi offline? Mari kita cermati apa saja yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari penggunaan komunikasi online.
Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Online
Komunikasi online muncul sebagai alat komunikasi real-time bagi perseorangan, mahasiswa, maupun kalangan profesional. Sistem komunikasi online memungkinkan kita saling terhubung secara real-time, terlepas dari lokasi geografis, maupun zona waktu.
Semakin canggihnya teknologi membuat komunikasi online semakin memikat. Namun, seperti halnya komunikasi offline, jenis komunikasi online juga memiliki beragam kekurangan, di samping tentu saja kelebihan-kelebihannya.
Kita bahas dulu kelebihan komunikasi online:
1. Komunikasi online lebih efisien daripada komunikasi offline
Mengapa bisa begitu? Kita ambil contoh saja layanan konferensi web yang semakin banyak digunakan orang. Layanan komunikasi online ini memungkinan penggunanya dapat melakukan konferensi atau pertemuan dengan banyak orang sekaligus dari tempatnya duduk saat itu juga, tidak perlu ke mana-mana lagi.
Adapun komunikasi offline membutuhkan pertemuan fisik, yang berarti memaksa kita bergerak atau berpindah untuk bertatap muka dengan orang lain. Ada waktu, biaya transportasi, atau juga biaya untuk tinggal di tempat pertemuan (misalnya untuk membeli kopi di kafe) yang harus dikeluarkan.
2. Komunikasi online pun kini dapat dilakukan melalui perangkat apa saja, seperti laptop atau ponsel
Banyak aplikasi konferensi online yang dapat digunakan gratis ataupun berbayar, yang bisa dipasang di laptop, maupun ponsel. Kini orang dapat melakukan percakapan jarak jauh dengan lebih murah, bahkan tidak mengeluarkan biaya sepeser pun. Bandingkan dengan sambungan langsung jarak jauh atau interlokal zaman dulu.
3. Konektivitas atau keterhubungan yang mudah juga menjadi kelebihan dalam komunikasi online
Sekarang ini, internet tidak seperti dulu, di mana koneksinya sering tidak stabil, lemot, dan sebagainya. Selama tersambung dengan internet, kita dengan mudah dan cepat dapat melakukan komunikasi online, maupun berkonferensi.
4. Kemudahan dan kelancaran arus informasi ketika melakukan komunikasi online
Pada akhirnya memberikan keuntungan lain, yakni meningkatnya produktivitas dan efisiensi. Surat elektronik, pesan instan, dan telepon mempercepat pengambilan dan delegasi tugas, maupun pemenuhan kebutuhan klien atau pelanggan.
Proyek atau rencana juga akan lebih cepat dieksekusi dan selesai tepat waktu.
Adapun konferensi web yang bersifat audio visual membantu menafsirkan atau berkolaborasi dengan lebih baik, yang kemudian akan bermuara pada peningkatan produktivitas.
5. Dampak jangka panjang jika komunikasi online dikelola dengan baik adalah terjadinya keunggulan kompetitif
Fitur video pada perangkat komunikasi online memungkinkan penggunanya untuk lebih cepat dan lebih jelas lagi menyampaikan pesan.
Demikian pula dengan keputusan yang hendak diambil. Komunikasi online via aplikasi konferensi membuat kita bisa lebih cepat dalam mengambil keputusan dan karenanya menjadi hemat waktu. Efisiensi ini, dalam bisnis, dapat mempengaruhi harga layanan kepada pelanggan. Lebih murah dan karenanya lebih mampu bersaing dengan lawan bisnis.
6. Kelebihan komunikasi online yang lain adalah menjadi sistem komunikasi yang lebih hijau dan ramah lingkungan
Dengan menggunakan fitur-fitur dalam sistem komunikasi online, pengguna terhindar dari buang-buang energi dan meningkatnya level karbon di lingkungan sekitarnya.
Lalu bagaimana dengan kekurangannya?
1. Komunikasi online yang serbamudah, serbacepat, dan nyaman juga berdampak pada hilangnya privasi atau data diri
E-mail diretas, nomor telepon atau data diri lainnya bocor, lalu muncul akun-akun media sosial atau layanan pesan singkat yang mengatasnamakan diri pengguna akun asli.
2. Komunikasi online ternyata juga bisa menghabiskan waktu dan mahal
Konferensi web, misalnya. Mungkin Anda pernah mengikuti konferensi yang baru dibuka sekian belas atau bahkan sekian puluh menit dari jadwal hanya karena penyelenggara tidak mengecek fungsi peralatan konferensi sebelum dimulai, seperti pelantang suara dan mikrofon, atau file materi presentasi.
3. Komunikasi online dapat menyebabkan miskomunikasi
Kurangnya isyarat fisik, seperti ekspresi wajah atau gestur dalam komunikasi online berisiko terjadinya salah paham.
Kita harus lebih berhati-hati dalam melakukan komunikasi online karena orang bisa menyalahartikan nada pesan teks kita, salah memahami emoji yang kita kirimkan, atau tersinggung karena pesan hanya dibaca dan baru dibalas lama kemudian, padahal belum tentu sengaja berlama-lama membalas pesan.
4. Komunikasi online sangat tergantung pada ketersediaan akses internet
Tentu saja. Karena sangat terbiasa melakukan komunikasi online, kita bisa saja merasa begitu kehilangan waktu produktif, semua terasa berjalan lambat, atau bahkan buntu, karena ketiadaan akses internet. Tanpa internet, kita tidak dapat berkomunikasi dengan orang lain, jaringan, atau tim kerja kita.
5. Respons yang tertunda
Dalam berkomunikasi tatap muka saja, mendapatkan respons yang lambat atau tertunda bisa membuat kesal. Apalagi dalam komunikasi online, di mana hal itu sangat lumrah terjadi.
Di luar masalah teknis, respons yang tertunda dalam komunikasi online dapat terjadi karena orang dimungkinkan untuk mengambil waktu untuk berpikir sebelum merespons. Orang juga tidak selalu berada dalam keadaan bersiaga dengan perangkat komunikasinya, sehingga tidak selalu dapat otomatis menjawab pesan-pesan yang masuk.
Pentingnya komunikasi online efektif bagi organisasi
Kunci keberhasilan sebuah organisasi atau tim adalah terjalinnya komunikasi yang baik. Ini berlaku baik untuk komunikasi offline, maupun komunikasi online. Keduanya harus memenuhi kualitas kejelasan dan kekuatan pesan yang hendak disampaikan. Komunikasi yang buruk adalah penyebab utama konflik di dalam organisasi.
Komunikasi online dan offline yang efektif tak hanya perlu diterapkan secara internal di organisasi, tetapi juga eksternal, misalnya dengan mitra usaha, klien, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.
Untuk terampil melakukan komunikasi online dan offline yang efektif, diperlukan latihan. Saat ini, memiliki skill komunikasi yang baik adalah sebuah aset yang akan mempengaruhi kinerja kita secara pribadi, maupun organisasi. Skill komunikasi yang baik meningkatkan performa kerja kita. Suasana kerja juga akan menjadi lebih nyaman, selaras, dan sinergis.
Skill komunikasi online kini menjadi semakin penting untuk memastikan pesan terkirim dan diterima dengan benar. Beberapa bentuk komunikasi online tidak memungkinkan umpan balik secara langsung, sehingga penting untuk menyajikan pesan yang menarik dalam pengaturan satu arah agar komunikasi online berjalan sukses.
Ada beberapa poin penting yang harus kita pertimbangkan dan kita latih untuk memperkuat skill komunikasi online kita. Berikut adalah tiga di antaranya:
1. Ikuti ‘netiket’
Dalam dunia offline, kita kenal istilah etiket. Etiket adalah aturan tidak tertulis tentang kebiasaan untuk berperilaku sopan. Kalau kita abai terhadap aturan tidak tertulis ini, risikonya kita dianggap kasar, arogan, atau sekadar aneh. Akibatnya, komunikasi atau relasi kita dengan orang lain bisa memburuk. Komunikasi online juga bekerja dengan cara yang sama.
Netiket adalah kerangka perilaku yang diterima saat melakukan komunikasi online. Dalam banyak hal, pentingnya netiket kadang-kadang melebihi etiket karena tidak seperti kenalan sekilas, internet menciptakan rekam jejak permanen.
Yang bisa kita lakukan dalam bernetiket antara lain bersikap sopan, seperti hal-nya ketika kita melakukan komunikasi offline. Hargai privasi dan waktu orang lain. Ucapkan salam agar orang lain merasa aman dan dihargai.
2. Menggunakan bahasa yang jelas dan singkat
Ketika menulis konten, perhatikan “nada suara”. Kenali gaya bahasa orang atau audiens yang Anda ajak berkomunikasi online. Apakah kita perlu menggunakan kata-kata yang formal ataukah gaya percakapan yang lebih santai.
Hindari juga menggunakan jargon. Jargon hanya akan mengintimidasi orang atau audiens yang tidak familiar dengan kata-kata jargon Anda.
3. Jangan berpanjang-panjang
Ketika menulis e-mail, tulislah dengan singkat, jelas, dan padat. Jika memang apa yang akan Anda sampaikan memang panjang, pecah-pecahlah bagian e-mail Anda menjadi paragraf-paragraf pendek. Gunakan poin-poin untuk memudahkan pembacaan.
Tampaknya sederhana, ya, tapi seorang pemimpin organisasi sebaiknya memang mempertimbangkan untuk menawarkan kesempatan pelatihan berkelanjutan kepada pekerja yang ingin meningkatkan keterampilan komunikasi online mengingat pentingnya skill ini untuk masa depan organisasi. (*)
